4.2 Инвентарный контроль над бельем, методы инвентаризации

Одна из основных проблем, с которой сталкиваются владельцы гостиниц - это учет основных средств (ОС).

Зачастую после того, как гость покидает гостиницу, владельцы недосчитываются определенного имущества, которое может быть случайно или нарочно увезено с собой данным гостем. А принимая во внимание количество гостей и вещей, которые на время обретают новых хозяев, становится понятным масштаб задачи по учету активов, стоящей перед персоналом гостиницы.

Ниже представлен краткий список вещей, которые наиболее часто "покидают" гостиницы:

-полотенца, халаты;

-постельное белье;

-бытовые и электроприборы (телефоны, телевизоры, DVD-плееры, фены, чайники и т.д.);

-кухонная утварь;

-предметы интерьера (в том числе картины).

Пока гость проживает в гостинице, все данные блага цивилизации полностью поступают в его распоряжение. Но, как только гость покидает гостиницу, необходимо убедиться, что переданное в пользование имущество осталось в ведении гостиницы. До сих пор данная задача ложилась на плечи горничных. Но горничные тоже люди и им свойственно ошибаться, поэтому ошибки в этом случае нередки.

Среди основных причин ошибок при учете имущества выделяются следующие:

-Усталость горничной

-Данный номер не находится в ведении горничной и она может не знать наверняка, что именно должно находиться в номере.

-При отъезде клиента может не оказаться свободной горничной и номер остается без проверки.

Все перечисленные факторы приводят к тому, что гостинице приходится регулярно расходовать свои собственные средства на закупку утраченного инвентаря.

Для того, чтобы избегать ситуаций, которые могут повлечь за собой утрату имущества должна производиться регулярная проверка:

-тщательно и точно, чтобы гарантировать сохранность имущества;

-оперативно, чтобы итоги проверки были известны до того, как гость окончательно выпишется и получит на руки все документы;

-в отсутствие гостя, чтобы не смущать его подозрением в злых умыслах.

Поэтому, компания «АйТи. Смарт системы» разработала решение для Автоматической Идентификации («АйТи-АИ»), позволяющее правильно организовать процесс инвентаризации в следующих учреждениях:

-гостиницы/отели;

-санатории/пансионаты/дома отдыха;

-гостевые дома и т.д..

Решение, разработанное компанией АйТи, использует технологию радиочастотной идентификации (RFID).

Система «АйТи-АИ» на основе технологии RFID является современным, многофункциональным, но при этом простым в использовании решением, позволяющим автоматизировать процесс инвентаризации всего находящего на балансе имущества гостиницы, сделать его оперативным и точным. Для этого все подлежащее проверкам имущество маркируется радиочастотными метками, которые используются в качестве электронного идентификатора объектов.

С использованием системы RFID, когда гость выписывается из отеля, в его номер заходит сотрудник (горничная), оснащенная мобильным терминалом сбора данных (ТСД), с помощью которого собирается информация о наличии в номере необходимого имущества. Данный процесс не требует никаких специальных знаний и навыков: достаточно в каждой комнате номера провести устройством из стороны в сторону и несколько раз нажать на кнопку считывания. Так как для обнаружения и прочтения меток не нужна прямая видимость с ними, то сбор данных не займет не более пары минут (обычно на одну комнату уходит около 30 секунд). Благодаря установленной на терминале программе, результат проверки все время высвечивается на дисплее, и сотрудник в режиме реального времени видит, какие вещи, закрепленные за номером, были найдены, а какие – еще нет. По окончании сбора данных, отчет немедленно передается по беспроводной сети WiFi на компьютер администратора, находящийся на стойке регистрации.

Процесс сбора данных о наличии имущества в номере может быть полностью автоматизирован и обходиться без участия в нем человека. В этом случае каждый номер оборудуется стационарными антеннами RFID. При выписке гостя администратор просто нажимает на кнопку в установленной на его ПК программе, и уже через несколько секунд будет видеть результат произведенной инвентаризации.

Важным моментом является то, что предлагаемые компанией «АйТи. Смарт системы» метки RFID являются саморазрушающимися, а это означает, что при попытке их отклеить целостность меток нарушается, и при последующей проверке они не будут идентифицированы. Таким образом, нельзя просто разделить объект учета и метку и спрятать последнюю под кровать - пропажа вещи будет обнаружена.

Если проверка номера (при этом неважно автоматическая или проведенная сотрудником) выявила отсутствие имущества в номере, это сразу становится известно администратору, занимающегося выпиской постояльца. В обычных условиях сотрудник гостиницы попадает в неприятную ситуацию. Он вынужден просить заподозренного в хищении человека открыть свой багаж и разрешить досмотреть его вещи, что в свою очередь может вызвать резкий отказ. После этого могут последовать словесные перебранки, а свидетелями сцены станут другие гости и у них останется неприятный осадок... Получается очень некрасивая картина.

Внедрение системы «АйТи-АИ» на базе технологии RFID позволит сгладить все неприятные моменты, а некоторые – и вовсе обойти. Расстояние считывания метки может составлять несколько метров, а это значит, что чемодан открывать совершенно необязательно. В холле гостиницы или на стойке регистрации можно установить антенны, которые по запросу с ПК просканируют помещение и обнаружат пропажу. Существует и другой способ предотвращения хищений, при подозрении на то, что постоялец «ошибочно» запаковал имущество гостиницы, администратор использует мобильный терминал сбора данных для проверки багажа. И результат этой проверки будет сразу виден на дисплее устройства - такого аргумента будет достаточно, чтобы имущество вернулось законному владельцу.

Система «АйТи-АИ» позволяет осуществлять:

-первичный учет имущества гостиницы (в том числе регистрацию новых объектов), подготовку меток для объектов учета;

-инвентаризацию (плановую/внеплановую) с помощью мобильных терминалов и/или стационарных антенн: контроль наличия, перемещения и состояния объектов учета, выявление излишков и недостач;

-обработку результатов учета и инвентаризацию имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов, находящихся в использовании);

-построение инвентаризационных отчетов по сверке (учет/факт);

-построение итоговых инвентаризационных отчетов: об излишках, о недостачах, о проверенных объектах;

-автоматическое обновление данных по результатам инвентаризации;

-ведение информации по объектам учета (в том числе комплектов и количественных объектов учета);

-ведение справочников (объектов имущества, сотрудников гостиницы и др.);

-заведение новых объектов/ввод в эксплуатацию/отслеживание использования, вывод из эксплуатации/списания;

-ведение истории перемещения, смены ответственных лиц, и др.;

-полная синхронизация с бухгалтерской системой заказчика;

-формирование сводной отчетности

-построение аналитических отчетов о состоянии имущества, его местонахождении, принадлежности ответственным лицам;

-построение отчетов с помощью визуализированных поэтажных планов.

Система «АйТи-АИ» позволяет:

-снижать материальные затраты на приобретение имущества для гостиницы;

-упростить проведение инвентаризации (плановой/внеплановой) имущества гостиницы (основных средств и материальных запасов, находящихся в использовании);

-значительно сократить сроки проведения инвентаризации (плановой/внеплановой);

-добиться полной прозрачности в области оперативного учета имущества;

-уменьшать число ошибок при сверке результатов инвентаризации (плановой/внеплановой).

Внедрение системы «АйТи-АИ» на базе технологии RFID позволяет гостиницам быстро проводить полную и точную инвентаризацию объектов учета, одним из результатов которой является резкое снижение «естественной потери» имущества.