2 Ошибки в бухгалтерских записях. Способы их исправления

При осуществлении записей хозяйственных операций в учет­ные регистры могут быть допущены ошибки: описки в цифрах, неправильный подсчет итогов, неверно составленная бухгалтерс­кая запись (проводка) и т.д.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

- по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

- по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;

- по значению – локальные ошибки (например, в дате);

- транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для сверки правильности записей в учетных регистрах используются различные приемы и способы.

Так, проверка полноты и правильности записей по каждому синтетическому счету может быть произведена подсчетом ито­гов соответствующих документов и сверкой их с оборотами по счету. Это есть сплошная последовательная сверка записей с пер­воисточниками.

Правильность записей по счетам аналитического учета прове­ряется по взаимосвязи между счетами синтетического и аналити­ческого учета. При этом совпадение оборотов и сальдо аналити­ческих счетов с оборотом и сальдо синтетического счета подтвер­ждает правильность учетных записей. Такой прием нахождения ошибок называется логической сверкой.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

1) корректурный;

2) дополнительная запись;

3) красное сторно.

Применение того или иного способа зависит от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнару­жена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за дан­ный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, а правильная сумма надписывается сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда кор­респонденция счетов указана правильно, но запись сделана на мень­шую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденцией счетов.

Способом "красное сторно" пользуются для исправления оши­бок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом способе неправильная запись повторяется красными чернилами. Вместо красных чернил можно применять обычные чернила, но в этом случае исключаемая сумма берется в рамку. При подсчете оборо­тов по счетам запись отрицательными числами вычитается и та­ким образом ошибка исправляется. Способ "красного сторно" используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов ука­зана правильно, но сумма завышена.

Например, сделана запись по:

Дебету счета 10 "Материалы" и

Кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

на сумму 120 000 тыс. р.

Впоследствии оказалось, что запись была завышена на 20 000 тыс. р. В этом случае следует отсторнировать только 20 000 тыс. р., излишне записанные по счетам (120 000 – 100 000). Запись произ­водится на тех же счетах способом "сторно" по:

Дебету счета 10 "Материалы" и

Кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

на сумму 20 000 тыс. р.

На практике иногда учетные работники вместо сторнировоч­ных записей используют обратные записи, при которых непра­вильно указанные в корреспонденции счета меняются местами. Этим самым производится корректировка оборотов. Обратные записи приводят к завышению реальных оборотов, поэтому они не рекомендуются к использованию в учетной работе.

После подсчета итогов в регистре, но до внесения их в Глав­ную книгу исправление производится в предусмотренных для этого после итогов свободных строках или графах на основании специ­ально составленной бухгалтерской справки.