Мазмұны

КІРІСПЕ		4
1	КӘСІПОРЫНДАҒЫ МЕНЕДЖЕР ҚЫЗМЕТІНІҢ ТҮРЛЕРІ МЕН ОФИС-МЕНЕДЖЕРІНІҢ МІНДЕТТЕРІ	6
1.1	Кәсіпорындағы менеджменттің мәні, әдістері және қызметтері. Менеджер қызметінің түрлері	6
1.2	Кәсіпорындардағы офис–менеджерінің лауазымдық міндеттері мен талаптары	7
2	КӘСІПОРЫНДАҒЫ ОФИС-МЕНЕДЖЕРІНІҢ АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕСІН ТАЛДАУ ЖӘНЕ ЖОБАЛАУ	11
2.1	Кәсіпорындағы офис-менеджерінің жұмысының ұйымдастырылуын талдау	11
2.2	Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің мәні мен міндеттері	19
2.3	Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің жобалау	21
3	ОФИС-МЕНЕДЖЕРІНІҢ АҚПАРАТТЫҚ ЖҮЙЕСІНІҢ БАҒДАРЛАМАЛЫҚ ҚАМТАМАСЫЗ ЕТІЛУІ ЖӘНЕ ОНЫ ДАМЫТУ ЖОЛДАРЫ	32
3.1	Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесін бағдарламалық қамтамасыз ету	32
3.2	Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің бағдарламалық жабдығын дамыту
	ҚОРЫТЫНДЫ	35
	ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР	36
	ҚОСЫМША	37

КІРІСПЕ

Кәсіпорындарды басқарудың негізгі мақсаты — өндірісті камтамасыз ету жене тауарлар мен қызметтерді өткізу, кәсіпорынның негізгі іс-әрекетін тиімді түрде жүзеге асыру. Менеджменттегі басты нәрсе – кәсіпорын мүддесіне жауап беретін мақсаттар қою (“алдына мақсат қойған менеджмент”).

Менеджер – ең кең тараған кәсіптің бірі. Менеджер қызметінің де бірнеше түрлері бар. Соның бірі – офис-менеджер. Олар офистің дайындық және ұйымдастыру жұмыстарын қамтамасыз етеді: офистің қызметкерлер құрамының жұмыс орының ұйымдастыруын басқаруды жүзеге асырады, офистік жабдықтарды тексеруді ұйымдастырады (компьютерлерді, көшірме аппараттарын, телефондарды, көшірме машиналарын және т.б) пайдалануға даярлығын анықтау мақсатында, офис жайының санитарлық жұмыс жағдайын тексереді (жарық, ауаны желдету, температуралық режим). Офистің жұмысын бастауға қажетті және офис қызметкерлерінің алдына қойылған ағымдағы мәселелерді шешу үшін, құжаттарды, материалдарды, ақпараттарды дайындауды ұйымдастырады. Офис қызметкерлерін басқарады (хатшы, референттер, аудармашылар, курьерлер, жүргізушілер және басқалар), олардың арасындағы міндеттерді бөледі, қызметкерлердің жауапкершілік дәрежелерін анықтайды, жұмыс сапасының белгісін бағалауды және жұмыс сапасының стандартын жасайды, жұмыс тиімділігін талдайды, қабылданған шешімдердің орындалуына бақылау жасайды.

Офис-менеджерінің ақпараттық жүйесі – бұл офис-менеджерінің барлық жұмыстарын жоспарлауда, ұйымдастыруда, бақылауда және басқаруда оны ақпаратпен жабдықтауға арналған мәліметтерді өндеу жүйесін білдіреді.

Дипломдық жұмыстың мақсаты кәсіпорынның офис-менеджерінің іс-әрекетін зерттей отырып, оның ақпараттық жүйесін құрастыру.

Дипломдық жұмыстың өзектілігі кәсіпорындағы офис-менеджердің жұмысын оның ақпараттық жүйесін құра отырып жақсарту.

Дипломдық жұмыста қарастырылған мәселелер:

1. Кәсіпорындағы менеджменттің мәні, әдістері және қызметтері;

2. Менеджер қызметінің түрлері;

3. Кәсіпорындардағы офис–менеджерінің лауазымдық міндеттері мен талаптары;

4. Кәсіпорындағы офис-менеджерінің жұмысының ұйымдастырылу;

5. Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесі;

6. Кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз ету.

Дипломдық жұмыс үш бөлімнен, кіріспе, қорытынды, пайдаланылған әдебиеттерден, қосымшалардан тізімінен тұрады.

Дипломдық жұмыстың бірінші бөлімінде кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесін талдау және жобалау жолдары зерттелді. Бұл бөлімде кәсіпорындағы менеджменттің мәні, әдістері және қызметтері, менеджер қызметінің түрлері, кәсіпорындардағы офис–менеджерінің лауазымдық міндеттері мен талаптары зерттелді.

Дипломдық жұмыстың екінші бөлімінде кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесін жобалау жолдары талданды.

Дипломдық жұмыстың үшінші бөлімінде кәсіпорындағы офис-менеджерінің ақпараттық жүйесінің бағдарламалық қамтамасыз етілуі қарастырылды.

Кәсіпорын офис-менеджерінің «Офис-менеджер» прогрaммaлық жaбдығы құрылды. Кәсіпорынның офис-менеджерінің ақпараттық жүйесін құру үшін алдымен мәліметтер қорының кестелері MS Access ортасында құрылды. Ал, офис-менеджерінің прогрaммaлық жaбдығы Aссess ортaсындa құрылғaн кестелердi ADО мәлiметтерге қaтынaу технологиясы aрқылы байланыстыра отырып, С++Builder ортaсында құрастырылды.

1 Кәсіпорындағы менеджер қызметінің түрлері мен офис-менеджерінің міндеттері

1.1 Кәсіпорындағы менеджменттің мәні, әдістері мен қызметтері. Менеджер қызметінің түрлері

Қазақстан экономикасының нарықтық қатынастарға өтуіне байланысты біздің сөздік қорымызға “менеджер”, “менеджмент” ұғымдары тез енді. Менеджмент сөзін қазақшаға дәл аударатын болсақ, онда “басқа біреу арқылы өз мақсатына жету” болып табылады. Алайда сөзбе-сөз аудару сөздің түпкі төркінін әрқашанда дәл бере бермейді. Күнделікті тұрмыста менеджмент сөзі белгілі бір ұйымдағы барлық адамдардың қызметіне басшылық етумен шұғылданып, өз мақсатына жетуді білдіреді.

Біз, менеджментті қолда бар ресурстарды ұтымды қолдану арқылы ұйымның мақсаттарын қалыптастырып, оған қол жеткізуді қамтамасыз етуге бағытталған білімдер мен кәсіби қызметтің саласы деп қарастырған ғалымдардың көзқарасын қолдаймыз. Сонымен, менеджменттің бастапқы ұғымы - бұл басшылық.

“Менеджмент” ұғымының анықтамасына сүйенетін болсақ, онда менеджмент дегеніміз қазіргі индустриялық қоғамда жұмыс істейтін экономикалық орган. Менеджмент қабылданған кез келген әрекет, кез келген шешім - бұл экономикалық сипаттағы шаралар. Сонымен, менеджменттің тиімділігін және менеджерлердің іс-әрекетін экономикалық табыстар, экономикалық нәтижелер арқылы ғана таразылауға болады.

Менеджменттегі басты нәрсе – кәсіпорын мүддесіне жауап беретін мақсаттар қою (“алдына мақсат қойған менеджмент”). Ескі стильдегі кәсіпорын басшылығы менеджерлердің түбегейлі өзгешілігі де осында. Менеджменттің тағы бір анықтамасына сәйкес оның жұмыс істеу міндетіне жататыны- қолда бар адам мен материалдық ресурстар негізінде тиімді кәсіпорын құру [1].

Кәсіпорын ең сапалы, әрі бағасы біршама арзан тауарларды шығара алуы немесе бәсекелестіктеріне қарағанда ең тәуір қызмет көрсете алуы тиіс. Кәсіпорын – ең алдымен адамдар. Осыдан келіп: «менеджмент –бұл адамдардың, қызметкерлердің жұмысын ұйымдастыру» деген анықтама шығады. Сонымен, менеджменттің екі ұғымы бар: біріншіден, менеджмент - бұл басқару, басшылық ету ұйымы, екіншіден, менеджмент –бұл адамдарды басқару(әрекеті).

Кәсіпорындардағы менеджментті тиімді ұйымдастыру және қызметкерлерді басқару

Кез келген кәсіпорын экономикалық өнімдерді: тауарды немесе қызметтерді өндіру үшін ұйымдастырылады. Бұл үшін өндіріс факторлары: жүмыс күші, материалдық-техникалық ресурстар, жер ресурстары, акпарат және ақшалай каржылар пайдаланылады. Өндіріс ресурстарын ұтымды пайдалану мен оның тиімді жұмыс істеуі өндірісті басқаруды ұйымдастыруға тәуелді. Менеджмент ахуалы өндірістің технологиялық деңгейіне де, кадрлардың сапасына да әсер етеді. Кәсіпорындарды басқарудың негізгі мақсаты — өндірісті камтамасыз ету жене тауарлар мен қызметтерді өткізу, кәсіпорынның негізгі іс-әрекетін тиімді түрде жүзеге асыру [1].