33. Організація архіву бухгалтера. Особливості сучасного архівування інформації.

Архів – це місце або установа, в якій зберігаються документи.

Архіви бувають:

Поточний - організовується безпосередньо в бухгалтерії для збереження документів звітного року

Постійний – організовується в спеціально обладнаному приміщенні.

Способи зберігання документів:

1) Кореспондентський (за юридичними або фізичними особами)

2) Предметний (за господарськими операціями)

3) Хронологічний (за порядковим номером операції, документа)

Архіваріус робить відмітку в архівній книзі. Ключі від архіву також зберігаються в архіваріуса.

Терміни зберігання документів визначено переліком облікових документів, які створюються в результаті діяльності держ. комітетів, міністерств, відомств та ін. організацій, установ, підприємств із зазначенням строку зберігання.

Терміни зберігання документів:

• 3 роки

• 75 років

• Доки не мине потреба – строк зберігання визначається підприємством самостійно

• Постійно

34. Первинні документи, як основний носій облікової інформації. Основні реквізити документа.

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996-XIV.

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін "реквізити" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне". Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

• назва документа (форми);

• дата і місце складання;

• назва підприємства, від імені якого складено документ;

• зміст та обсяг господарської операції;

• одиниця виміру господарської операції;

• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити;

• ідентифікаційний код підприємства чи особи;

• номер документа;

• підстава для здійснення операції;

• дані про документ, що засвідчує особу;

• інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.