2.3 Сутність подвійного запису та алгоритм складання бухгалтерської проводки

Економічна сутність господарської операції полягає в тому, що вона викликає подвійні та рівновеликі зміни засобів та джерел їх формування. Двоїстий характер господарської операції зумовлює необхідність відображення її на рахунках методом подвійного запису. Подвійний запис - метод відображення кожної господарської операції одночасно за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в одній і тій самій сумі.

Взаємозв'язок між рахунками, що виникає в результаті подвійного запису, називається кореспонденцією рахунків (або бухгалтерською проводкою), а рахунки - кореспондуючими. Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки. Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий кредитується на одну й ту саму суму, тобто коли кореспондують між собою тільки два рахунки. Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а кілька кредитуються на загальну суму, або навпаки - один кредитується, а кілька дебетуються на загальну суму.

Алгоритм складання бухгалтерської проводки

1. зі змісту господарської операції визначаються об'єкти обліку, які зазнають змін під впливом даної операції;

2. залежно від виду об'єктів обліку визначається характеристика рахунків, на яких вони обліковуються;

3. за кожним об'єктом обліку встановлюється характер змін, що відбулися (збільшення, зменшення);

4. залежно від характеристики рахунків (активний, пасивний) та змін, що відбулися з кожним об'єктом обліку, визначається, який рахунок дебетується, а який - кредитується.

Приклад 1. До каси підприємства надійшли кошти з поточного рахунка в банку на суму 10 000 грн. Складемо проводку за зазначеним вище алгоритмом.

1. Під впливом цієї операції змінюватиметься величина грошових коштів у касі та на поточному рахунку підприємства.

2. Оскільки кошти в касі та на поточному рахунку відносяться до господарських засобів (активів) підприємства, обидва рахунки будуть активними.

3. Під впливом даної операції кошти в касі збільшаться, а на поточному рахунку їх стане менше.

4. Збільшення за активними рахунками відображається за дебетом, а зменшення - за кредитом. Отже, рахунок "Каса" дебетуватиметься, а рахунок "Рахунки в банках" - кредитуватиметься.

Запис можна робити як горизонтально, так і вертикально.

Дт «Каса»	Кт «Рахунки в банку»	Сума 10000
або
Дт	«Каса»	10000
Кт	«Рахунки в банку»	10000

Приклад 2. З каси видано заробітну плату – 30000 грн., у підзвіт на відрядження - 1150 грн., на оплату адміністративних витрат - 80 грн.

Бухгалтерська проводка за цією операцією буде така:

Дт Дт	«Розрахунки з оплати праці» «Розрахунки з підзвітними особами»	30000 1150
Дт	«Адміністративні витрати»	80
Кт	«Каса»	31230

Кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на декілька простих. Проте застосування у практиці обліку складних проводок дозволяє зменшити кількість записів та зробити їх більш наочними.

Для забезпечення єдиних підходів до відображення операцій розробляються інструкції і типові кореспонденції рахунків, які наводяться в спеціальних довідниках та в коментарях до плану рахунків.