3.2. Документационное обеспечение продаж/покупок и налогообложения унп 2013-35

В соответствие с Федеральным законом · от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни (если это товарная накладная, то в факте хозяйственной жизни следует отразить дату отгрузки товара поставщиком, т.е. передачи права собственности, дату получения товара покупателем и т.п.);

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

С 2013 года почти все унифицированные формы первички стали необязательными, а компании получили право разрабатывать и утверждать свои бланки. Но есть и риски. Ведь контрагенты оформляют не похожие друг на друга бумаги. И не ясно, подходят ли эти формы для признания расходов.

Правило № 1: Покупатель не обязан проверять, утвердил ли контрагент первичку

Действительным является первичный документ, форму которого утвердил директор контрагента в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Компания вправе подтверждать расходы документами, формы которых поставщик приложил к договору. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты.

Правило № 2: Первичка и счет-фактура могут быть только оригиналами

Первичный документ может быть только оригиналом. Закон № 402-ФЗ допускает оформление оригинала на бумаге и в электронном виде. Оба варианта равнозначны. Но нельзя подтверждать расходы и вычеты НДС факсовыми копиями.

На факсовом документе не будет подписей (оригинальных или электронных). А списать расходы и заявить вычеты НДС по документам с факсимиле не получится. Так же считают и судьи (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, Федерального арбитражного округа Северо-Западного округа от 11.04.12 № А56-69600/2010).

Правило № 3: Унифицированную первичку надо оставить без изменения

Унифицированные формы (кассовую первичку, транспортные накладные) надо использовать в том виде, в котором они утверждены. При необходимости формы можно дополнить — внести новые строки, добавить графы.

Транспортная накладная должна быть у покупателя, только если он сам заказал и оплатил доставку товаров у стороннего перевозчика. Если товар перевозит продавец, достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12 и товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, а если сам покупатель — достаточно только ТОРГ-12 (письмо ФНС России от 21.03.12 № ЕД-4-3/4681@). Хотя обе формы накладных с 2013 года можно заменить собственными фрмами.