1.3 Анализ информационных потоков ооо «ук ДомМонтажСервис Плюс»

Согласно теории управления все структурообразующие элементы, входящие в состав исследуемого объекта, связаны между собой информационными потоками. Под информационным потоком понимается сложившееся или организованное на новой технической базе движение набора данных в определенном направлении при условии, что у этих данных есть общий источник и приемник.

Для каждого информационного потока существует либо набор документов, либо совокупность устных потоков информации.

В приложении Б дипломной работы представлена схема информационных потоков, связывающих сотрудников группы эксплуатации жилищного фонда между собой, а также с элементами внешней среды управления, касающихся только решению поставленных в рамках дипломной работы задач.

Все информационные потоки принято делить на входящие, те которые являются источником поступления информации для специалистов группы эксплуатации жилищного фонда; исходящие, т.е. отчеты, которые являются результатом деятельности работников группы; а также внутренние потоки, циркулирующие между специалистами группы, а также ведущим инженером.

Кроме этого, для полного понимания взаимоотношений ООО «УК ДомМонтажСервис Плюс» с внешней средой, особенностей функционирования в сфере управления ЖКХ городского округа г.Салават, следует описать информационные потоки и с отделом организации эксплуатации жилищного фонда и муниципального жилищного контроля администрации ГО. Эти потоки следует назвать внешними.

Классификация информационных потоков представлена в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Классификация информационных потоков

Внешние потоки	Внутренние потоки	Входящие потоки	Исходящие потоки
Внеш 1	Вн 5	Вх 4	Исх 3
Внеш 2	Вн 6	Вх 8	Исх 7
		Вх 9	Исх 10
		Вх 11	Исх 12
		Вх 13	Исх 14
		Вх 16	Исх 15

Так называемые, внешние потоки - это документы, отчеты, распоряжения, выполнение которых влияет на деятельность группы эксплуатации жилищного фонда, но на прямую к группе не относится. Таковыми являются потоки 1-4.

Информационный поток 1 идет от директора ООО «УК ДомМонтажСервис Плюс» к специалисту отдела организации эксплуатации жилищного фонда и муниципального жилищного контроля. Поскольку отдел Администрации ГО г.Салават способствует в предоставлении финансирования текущего ремонта многоквартирных домов 6,7 архитектурно-строительных категорий, в аварийных случаях (технологических нарушений) средств из резервного фонда города, то компания предоставляет отчеты о техническом состоянии подведомственного жилищного фонда и сооружений инженерной инфраструктуры жизнеобеспечения населения, о проведенных ремонтно-восстановительных мероприятиях как текущего, так и капитального характера, квитанции о перечислении на расчетный счет компании денежных средств для проведения ремонта. Также УК предоставляет в Администрацию финансовую отчетность, т.к. в будущем может принимать участие в конкурсах по выбору управляющей компании собственниками жилья.

Информационный поток 2 представляет собой движение документов и информации от представителей отдела организации эксплуатации жилищного фонда и муниципального жилищного контроля ГО г.Салават к директору ООО «УК ДомМонтажСервис Плюс». Компания заключает договор на предоставление ЖКУ с Администрацией (аналогичные договора на предоставление услуг заключаются МУП «Салаватводоканал», МУП «Салаватэнерго»), также на потоке отражаются запросы отчета о состоянии подведомственного жилищного фонда, рассылка календарного плана города о проведении ремонтно-восстановительных работ капитального характера, запросы отчета за соблюдением нормативно-технических требований содержания жилья и объектов инженерной инфраструктуры.

Информационный поток 3 отражает взаимодействие директора ООО «УК ДомМонтажСервис Плюс» с ведущим инженером группы эксплуатации жилищного фонда компании. По этому потоку отражаются отчеты о проведенных ремонтно-восстановительных мероприятиях объектов жилищного фонда, о деятельности специалистов группы по курированию того или иного ремонта, о техническом состоянии МКД или его конструктивного элемента, смета на ремонт конструктивного элемента, запрос финансирования, заявка на кредит для проведения ремонтных работ.

Информационный поток 4 является входящим от директора компании к ведущему инженеру группы. По потоку отражается копия решения собрания учредителей УК о предоставлении финансирования объекта, чек на выделенную сумму, копия информационного письма одобрения кредита на проведение ремонта конструктивного элемента МКД.

Информационные потоки 5, 6 являются внутренними, т.е. те, которые проходят между специалистами и ведущим инженером группы эксплуатации жилищного фонда УК.

Поток 5 включает каждодневный отчет специалиста группы ведущему инженеру о текущем отслеживании реализации ремонтно-восстановительных работ конструктивного элемента МКД, о результатах осмотра технического состояния подведомственного жилищного фонда, смета на ремонт.

Информационный поток 6 отражает движение данных от ведущего инженера к специалисту группы эксплуатации жилищного фонда. Поток включает отчет о результатах осмотра, который требует доработки или осмотр, проводимый ведущим инженером. В последнем случае отчет является руководством к действию специалистов группы по составлению сметы и плана ремонтно-восстановительных мероприятий. Лицо, возглавляющее группу, также может выдавать распоряжения о корректировке действий на объекте жилищного фонда.

Информационные потоки 7-16 представляют движение информации, документов, между специалистами и ведущим инженером группы эксплуатации жилищным фондом и внешними элементами, которые помогают в предоставлении ЖКУ или являются объектами распространения услуг компании.

Информационный поток 7 является представлением связи специалиста группы с отделом коммунального хозяйства и энергетики ООО «УК ДомМонтажСервис Плюс». Специалист группы эксплуатации передает работнику отдела коммунального хозяйства сводный отчет за месяц, квартал, полугодие и год о затратах на проведение ремонтно-восстановительных работ, так как отделом контролируется целевое использование средств фондов УК, направленных на содержание объектов жилищного фонда, коммунального хозяйства, автомобильных дорог и иных инженерных сооружений. Группа эксплуатации жилищного фонда также передает отделу копию отчета о реализованных ремонтах конструктивных элементов МКД, поскольку отдел осуществляет политику Администрации городского округа г.Салават в области ЖКХ, в частности содержание жилищного фонда.

Информационный поток 8 является отражением движения документов от отдела коммунального хозяйства и энергетики УК к специалисту рассматриваемой группы. Работник отдела коммунального хозяйства формирует запрос группе о поведенных ремонтно-восстановительных мероприятиях, о состоянии объектов жилищного фонда.

Информационный поток 9 - это данные от группы приватизации и движения жилищного фонда к специалисту группы эксплуатации жилищным фондом. По потоку проходят копии договоров с собственниками жилья, список подведомственных МКД, документ о постановке на баланс нового дома.

Информационный поток 10 отражает отчеты специалиста рассматриваемой группы УК о списании МКД в силу утраты им нормативно-технических показателей эксплуатации.

Группа эксплуатации жилищного фонда взаимодействует не только с другими отделами Общества, но и с внешней средой. Это взаимодействие представлено в потоках 11-16. Внешняя среда для группы включает в себя население, т.е. собственники жилья, специализированные предприятия и собрание членов Общества.

Информационный поток 11 отражает движение информации от специализированных предприятий к группе эксплуатации жилищным фондом. Специализированными предприятиями представлены МУП «Салаватводоканал», МУП «Салават энерго», предприятия по ремонту лифтов, установке гаражей, жилищно-строительные кооперативы и т.п. По потоку проходит договор на предоставление услуг, материалов, персонала для обеспечения нормативного состояния подведомственного жилищного фонда.

Поток 12 представляет собой обратную связь группы эксплуатации жилищного фонда со специализированными предприятиями. Таким образом, здесь находят отражения заявка на заключение договора сотрудничества, запрос на необходимость предоставление услуг, материалов, персонала.

Информационные потоки 13-14 отражают связь специалиста группы с населением. Собственники жилья оставляют свои жалобы о состоянии жилищного фонда, о необходимости ремонта (поток 13). По обратной связи (поток 14) проходит договор на предоставление ЖКУ, информационное письмо о предстоящих ремонтно-восстановительных работах, постановление на рассмотрение на собрании собственников жилья вопросов, касающихся обслуживания жилищного фонда (необходимость проведения ремонта, выбор подрядчика и др.).

Информационные потоки 15-16 представлены взаимосвязью ведущего инженера группы эксплуатации жилищного фонда и Собрания учредителей Общества. Ведущий инженер представляет учредителям отчеты о состоянии жилищного фонда (результаты осмотра), сметы на ремонт, отчеты о реализованных ремонтно-восстановительных мероприятиях, наряды на ремонт, план по ликвидации технологических нарушений на объектах жизнеобеспечения населения жилищно-коммунального комплекса г.Салават (поток 15).

Члены собрания учредителей Общества ведущему инженеру группы возвращают утвержденные сметы и наряды на ремонт, протокол утверждения плана работ по восстановлению работоспособности зданий и сооружений инженерной инфраструктуры жизнеобеспечения населения (поток 16).