2.2 Описание системы управления ооо «Складэксперт»
Эффективность деятельности любого предприятия во многом зависит от его организационной структуры, которая, в свою очередь, определяет эффективность управления предприятием. Организационная структура управления ООО «Складэксперт» представлена на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Организационная структура управления ООО «Складэксперт»
Примечание – Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.
В ООО «Складэксперт» штат сотрудников подразделяется на три отдела: отдел продаж, финансовый отдел и отдел монтажа и обслуживания.
Предприятие содержит в своем штате следующих сотрудников: Управляющий, заместитель управляющего. В финансовый отдел входит главный бухгалтер, юрист-консультант. К отделу продаж относятся чертежник и четыре менеджера по продажам. Отдел монтажа и обслуживания включает в себя 5 монтажников.
Высшим органом управления ООО «Складэксперт» является управляющий, также являющийся собственником предприятия. В компетенцию управляющего входит:
– внесение изменений и дополнений в Устав;
– изменение уставного капитала;
– утверждение баланса, счета прибылей, убытков, ежегодного отчета правления, а также аудитора;
– назначение членов Ревизионной комиссии и независимых внешних аудиторов, а также определения сферы деятельности и вознаграждения;
– принятие решения об образовании дочерних предприятий и участие Общества в иных предприятиях, объединениях;
– принятие решений о продаже, сдаче в аренду, обмене или ином распоряжении имуществом Общества;
– принятие решений о ликвидации общества, создании ликвидационной комиссии и утверждении его отчета;
– принятие решений о слиянии, присоединении, преобразовании Общества в предприятие иной организационно-правовой формы;
– утверждение сделок и иных действий, влекущих возникновение обязательств в отношении Общества, которые превышают полномочия, предоставленные заместителю управляющего;
– утверждение на должность заместителя управляющего.
Основную роль в процессе получения прибыли ООО «Складэксперт» выполняют менеджеры по продажам, которые непосредственно ищут новых клиентов и предлагают им услуги предприятия.
Согласно должностным инструкциям менеджер по продажам:
Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок;
Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары;
Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска;
Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности;
Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей;
Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров;
Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений);
Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты;
Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей;
Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов;
Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.);
Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам;
Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам;
Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию;
Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам;
Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.);
Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними;
Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу;
Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках;
Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента;
Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, менеджеров по продажам, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.
Оптимизация деятельности менеджеров по продажам осуществляется за счет CRM-системы «Мегаплан».
«Мегаплан» позволяет: хранить всю информацию о клиентах и управлять взаимоотношениями с ними; ставить задачи, начальством менеджерам по продажам и следить за их выполнением; хранить всю информацию о сотрудниках компании (личные данные, зарплата, отпуска и т. д.); создавать организационную структуру компании и распределять полномочия [17].
Использование данной CRM-системы позволяет более эффективно использовать время на ведение клиентской базы и более эффективно контролировать деятельность сотрудников организации.
Важную роль в деятельности предприятия играет отдел монтажа и обслуживания. Поскольку даже при качественной продукции неправильный монтаж может значительно снизить эффективность использования складского оборудования клиентами. Также некачественный монтаж повышает вероятность преждевременного выхода из строя оборудования. Опыт ООО «Складэксперт» в сфере оказания услуг по сборке и установке стеллажных конструкций составляет более 4-х лет. За это время предприятие показало высокое качество оказываемых услуг в сфере монтажа.
Помимо оказания услуг по сборке и установке стеллажных конструкций при собственных поставках, отдел монтажа и обслуживания также оказывает услуги по монтажу и демонтажу на складах клиентов. А также, по договоренности с клиентом, осуществляет обслуживание и ремонт стеллажных систем, что важно, так как производители стеллажного оборудования рекомендуют производить обслуживание их продукции, по крайней мере раз в год.
Наличие собственного отдела монтажа и обслуживания имеет ряд недостатков. В частности, из-за неравномерного распределения продаж по времени и слабо прогнозируемом спросе на оборудование, предприятию приходится выплачивать заработную плату монтажникам, вне зависимости от интенсивности их работы. В следствии чего «Складэксперт» стремится повышать долю обслуживания и ремонта стеллажных конструкций, в общем объеме выручки организации, для того чтобы покрывать затраты на заработную плату монтажникам, в период отсутствия крупных контрактов по поставкам и монтажу оборудования.
Качественное осуществление ООО «Складэксперт» услуг монтажа является важным конкурентным преимуществом, поскольку, при работе на промышленных рынках, клиенты стремятся, при приобретении товаров, получить полный комплекс услуг, включая доставку и монтаж. Соответственно общество, самостоятельно оказывая данные услуги, защищает себя от участия конкурентов, в процессе оказания услуг своим клиентам, и позволяет оказывать услуги монтажа клиентам конкурентов, побуждая их в дальнейшем пользоваться услугами ООО «Складэксперт».