5 Этап. Контроль производства и отгрузки

Данный этап включает в себя контроль оплат от клиента. В частности, оплату по готовности к отгрузке и окончательный расчет с производителем. На данном этапе осуществляется поиск и заказывается транспорт для доставки груза на склад клиента, а также запрашиваются сопроводительные документы у завода-производителя. Ответственным за данный этап является менеджер по продажам. Однако поиск транспорта и, на следующем этапе, контроль за отгрузкой и доставкой целесообразно отдать на аутсорсинг. Поскольку в данный момент за проведение мониторинга цен также отвечает менеджер по продажам, что может отнимать около 20% времени за день. А из-за высокой загруженности менеджеров по продажам, процесс поиска машин может превышать 4 дня. Соответственно увеличивается шанс не найти машину к моменту отгрузки и просрочить сроки выполнения контрактов. Что, в зависимости от конкретного договора поставки, может повлечь пеню или другие взыскания.

Поэтому поиск транспорта и доставку целесообразно передать на аутсорсинг. Это позволит сэкономить время, и иногда деньги и товар, потому что из-за высокой загруженности менеджеры по продажам не всегда могут выбрать наиболее выгодное предложение. Поэтому гораздо лучше обратиться в специализированную организацию, которая полностью возьмет на себя ответственность за транспортировку.

6 Этап. Доставка и отгрузка товара на складе клиента.

Включает в себя контроль отгрузки на заводе-изготовителе, подготовку необходимых документов для лиц, осуществляющих приемку и непосредственно сама приемка товара и доставка.

Менеджер по продажам отвечает за контроль отгрузки, доставку, в большинстве случаев, он также лично осуществляет приемку товаров. Подготовкой документов занимается главный бухгалтер.

Поскольку обычно сразу же после приемки товаров начинается сборка и установка, то целесообразно за приемку товаров переложить ответственность на отдел монтажа и обслуживания. Контроль отгрузки и доставку, как упоминалось на предыдущем тапе, целесообразно передать на аутсорсинг, по причинам, изложенным выше.

7 Этап. Монтаж

Если иное не предусмотрено условиями договора, ООО «Складэксперт» осуществляет сборку и установку стеллажных конструкций на складе клиента. Подготовка к монтажу включает в себя съем жилья для монтажников, расчет заработной платы, расходов на топливо. При высоте стеллажных конструкций выше 5 метров требуется аренда специального оборудования –пиканиски.

После предварительной подготовки следует непосредственно монтаж стеллажей, согласно составленному плану.

Данный этап целиком лежит на отделе монтажа и обслуживания.

8 Этап. Закрытие сделки.

Включает в себя окончательный расчет с клиентом, оплату перевозчику, уплату ввозного НДС и закрытие договор. На этом этапе все обязанности берет на себя главный бухгалтер и юрист-консультант. Менеджеры по продажам выступают как связующее звено между клиентом и финансовым отделом.

Мы рассмотрели все этапы процесса продаж на предприятии «Складэксперт» начиная от поиска клиентов и заканчивая поставкой товара и закрытием договоров. В целом нужно сказать, что для успешной работы на рынке складского оборудования организации требуется постепенная оптимизация процесса продаж. Особенно это важно в условиях наступившего экономического кризиса.

Рассмотрим возможности оптимизации процесса продаж на предприятии «Складэксперт». Как указывалось, выше, основной проблемой в данной сфере у организации возникают с загруженностью менеджеров по продажам второстепенными задачами, не связанными напрямую с общением клиентами. Поскольку сотрудники отдела продаж являются единственными кадрами предприятия, которые воздействуют на клиентов и тем самым приносят прибыль, то отвлечения их на второстепенные задачи напрямую приносит убытки организации за счет недополученной прибыли. Конечной целью оптимизации процесса продаж должно служить полная концентрация менеджеров по продажам на общении с клиентами и личных встречах, с целью презентовать компанию и заключать сделки.

Для более эффективной работы предприятия рекомендуется в отделе продаж ввести дополнительную должность специалиста отдела продаж. Тогда менеджеры по продажам будут заняты преимущественно личными встречами с клиентами, а специалист отдела продаж, помимо личных встреч с клиентами, будет ответственен за выполнение второстепенных функций. Соответственно на должность менеджера по продажам должны назначаться сотрудники приносящие большую прибыль, а на должность специалиста по продажам – меньшую. Со временем, с приобретением опыта, специалистов необходимо переводить на должность менеджеров по продажам, на замену им будут требоваться новые специалисты отдела продаж

В настоящий момент деятельность менеджеров по поиску клиентов и холодным звонкам составляет 60-80% от общего рабочего времени, при отсутствии «горячих» задач. На предприятии в штате находится четыре менеджера по продажам. Поскольку у двух менеджеров опыт работы на данной должности составляет менее одного года, и их общая доля в выручке организации составляет лишь 20%, то целесообразно перевести их на должность специалистов отдела продаж и переложить на них обязанности других продавцов по произведению холодных звонков, при этом часть процента от продаж должна быть направлена специалисту, нашедшего клиента. Это позволит менеджерам уделять все свое время на общение с потенциальными клиентами и влиять на них, так как в их распоряжении всегда будут находится потенциальные клиенты. Также в должностные обязанности специалиста по продажам следует включить коммуникации с поставщиками и подготовку тендерных документов. На отдел монтажа и обслуживания следует переложить обязанности по приемке на складах клиентов поставляемых товаров. Это также снизит загруженность менеджеров по продажам. Издержки на аутсорсинг должны быть включены в конечную цену предприятия.

В целом можно сказать, что в настоящий момент второстепенные задачи менеджеров по продажам составляют около 70% общего рабочего времени, при этом на личные встречи с клиентами, без которых заключение сделки маловероятно, составляет лишь 30%. При осуществлении вышеперечисленных действий, процент времени, уходящий на общение с клиентами, должен увеличиться до 70-80% (в это значение также включаются непосредственно договоры о встречах и командировки сотрудников) у двух наиболее эффективных менеджеров по продажам. Превышения этого значения на данном этапе не представляется возможным, поскольку часть времени все равно будет тратиться на помощь специалистам отдела продаж, которые, по крайней мере первое время, не будет справляться с увеличившимся объемом работы.

Если учесть, что в настоящее время каждым менеджером по продажам совершается около 3-х встреч в неделю, а увеличение этого значения в данных условиях не представляется возможном из-за загруженности второстепенными задачами, то перераспределение должностных обязанностей между специалистами и менеджерами позволит добиться в среднем 7 встреч, а специалистам 1 встречи в неделю. Что, в среднем, увеличит число встреч в неделю с 12 до 16. А за год, в среднем (без учета отпусков), с 612 до 816 встреч или на 33%. Поскольку по статистике только 4-7% встреч от общего количества приводят к заключению сделки, то число совершенных сделок с клиентами также в среднем увеличиться на 33%.

Сделаем прогноз выручки от реализации до 2018 года, при внедрении улучшений в организацию процесса продаж ООО «Складэксперт», на основе данных, приведенных выше. При прогнозировании, мы будем основываться на показателе выручка от реализации 2014 года, который будет являться базисным, также абстрагируемся от прочих факторов, способных повлиять на повышение выручки от реализации. При этом необходимо сделать предположение о равнозначности всех совершенных сделок. Так как за 2014 год предприятие получило выручку от реализации товаров на сумму 3637 млн. руб., совершив 31 сделку, то выручка от одной сделки, при их равнозначности, составила 118,9 млн. руб. Также, поскольку, постепенно специалисты отдела продаж будут, в силу приобретения опыта, повышаться до должности менеджера по продажам, на их должность будут наниматься новые кадры. Для проведения прогноза предположим, что раз в год 1 специалист отдела продаж будет повышаться в должности и на его место будет наниматься новый сотрудник. Прогнозирование выручки от реализации на 2014-2018 гг. приведено в таблице 3.2.

Таблица 3.2. Прогнозирование выручки от реализации на 2014-2018 гг.

Показатель	Период
	2014 г.	2015 г.	2016 г.	2017 г.	2018 г.
Количество менеджеров по продажам, чел.	4	2	3	4	5
Количество специалистов отдела продаж, чел.	0	2	2	2	2
Количество встреч в неделю	12	16	23	30	37
Количество встреч в год	612	816	1173	1530	1887
Количество совершенных сделок в год	31	41	59	77	94

Продолжение таблицы 3.2

Выручка от одной сделки, млн. руб.	119	119	119	119	119
Выручка от реализации в год, млн. руб.	3637	4849	6971	9093	11214
Абсолютный прирост выручки от реализации по сравнению с базисным периодом, млн. руб.	-	1212,3	3333,9	5455,5	7577,1
Темп роста выручки от реализации, %	-	133%	144%	130%	123%
Темп прироста выручки от реализации, %	-	33%	44%	30%	23%
Увеличение выручки от реализации по сравнению с базисным периодом, %	-	133%	192%	250%	308%

Примечание – Источник: собственная разработка

Исходя из расчетов, приведённых выше, и абстрагируясь от прочих факторов, способных повлиять на изменение выручки от реализации, можно сделать вывод, что оптимизация процесса продаж, за счет создания новой должности специалиста отдела продаж и перераспределение обязанностей менеджеров по продажам, позволит обеспечить прирост выручки от реализации в 2018 году по сравнению с 2014 годом на 7577,1 млн. руб. в абсолютном выражении или на 208%. Из таблицы можно заметить, что увеличение темпов прироста, по отношению к предыдущему периоду будет наблюдаться в 2015 (на 33%) и в 2016 (на 44%), в последующих периодах темпы прироста будут постепенно снижаться, в 2017 до 30%, что вызвано постепенным увеличением численности менеджеров по продажам и снижением доли каждого менеджера в общем объеме выручки от реализации. Однако в целом до 2018 года будет наблюдаться постепенный рост выручки от реализации, представленный на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 – Динамика выручки от реализации 2014-2018гг.

Примечание – Источник: собственная разработка

Из-за ограниченного числа клиентов на промышленном рынке, постоянное увеличение количества менеджеров по продажам нецелесообразно, поскольку будет снижаться число клиентов, приходящихся на одного менеджера, что будет не выгодно из-за снижающейся выручки на одного сотрудника и необходимости выплаты им заработной платы. ООО «Складэксперт» рекомендуется постепенное увеличение числа менеджеров по продажам до 5 человек.

В целом можно сделать вывод, что, не смотря на относительно хорошее положение на рынке складского оборудования, предприятию требуется принять ряд мер для устранения своих слабых сторон и укреплению сильных. В частности, необходимо:

- Направить силы на то, чтобы занять часть доли рынка конкурентов, в условиях кризиса;

- Организовать дополнительные направления деятельности предприятия, такие как ответственное хранение и бартерную торговлю, что позволит улучшить свое положение на рынке, в условиях кризиса;

- Осуществить поиск новых, более выгодных, поставщиков и укрепить связеи с поставщиками, для получения скидок и отсрочек;

- Использовать возможности понижения курса евро по отношению к белорусскому рублю и более эффективной работы с предприятием «BITO Storage Systems»;

- Повышение мотивации сотрудников, для уменьшения текучести кадров предприятия;

- Определиться с позиционированием на рынке предприятия;

- Оптимизировать процесс управления продажами. В частности, ввести новую должность специалиста отдела продаж и перенести на нее часть обязанностей менеджеров по продажам. Рассмотреть возможность объединения финансового отдела и отдела продаж в один, для улучшения коммуникаций между ними.

Особенно важно выполнение этих пунктов в условиях экономического кризиса, когда правильно выстроенные процессы продаж позволяют обеспечить конкурентные преимущества, при относительно небольших материальных вложениях.

При рассмотрении организации процесса продаж ООО «Складэксперт», было выявлено, что основным недостатком является перегруженность менеджеров по продажам второстепенными обязанностями. В результате проведенного анализа, было рассчитано, что введение должности специалиста отдела продаж и переложение на него части обязанностей менеджеров по продажам позволит увеличить прирост выручки от реализации к 2018 году на 208% или, в абсолютном выражении, на 7577,1 млн. руб. по сравнению с 2014 годом.