Тема 2 Організаційна культура у стосунках з діловими партнерами

1. Особливості ведення ділових переговорів

2. Підприємницький договір та його структура

1. Особливості ведення ділових переговорів

Укладанню угод завжди передує процес переговорів. Підготовка до проведення переговорів не менш важливий аспект діяльності підприємства, як і процес підготовки та організації презентації компанії.

Основними вимогами до приміщення для ділових переговорів є чистота і порядок. Температура в приміщенні повинна бути сприятливою для обох сторін. На перебіг переговорів помітно впливає кольорова гама приміщення. Надмірно білого кольору стомлює очі і може викликати роздратування, синій колір „працює” на господаря приміщення і заважає гостям почувати себе невимушено. Темно коричневий і сірий можуть викликати неспокій, депресію, червоний – збудження і тревогу. Найбільш придатний для зустрічей – це світло бежевий колір приміщення.

Столи для проведення переговорів інколи покривають традиційно зеленою тканиною. На столах розкладаються для кожного учасника блокноти, авторучки, олівці та проспекти. Стільці або крісла мають бути зручними і в достатній кількості.

При виборі форми стола для переговорів треба враховувати психологічні особливості людей. Квадратний стіл не схиляє до довіри і сприяє створенню атмосфери змагання. Переговори за круглим столом передбачають неформальний характер зустрічі та вільний обмін думками.

На столі має стояти мінеральна вода та склянки для кожного учасника переговорів.

Не слід садити делегацію обличчям до вікна. Слов’янські делегації краще розташовувати обличчям до дверей, у крайньому разі двері мають бути збоку. При цьому може бути кілька варіантів розміщення учасників переговорів за столом.

Перший варіант. Керівники обох делегацій сідають в центрі столу один проти одного. Ліворуч від перших осіб сідають перекладачі. Праворуч – решта учасників переговорів в залежності від посад, які вони займають. Секретарі розташовуються також один проти одного по боках столу.

Другий варіант. Керівники делегацій сідають наприкінці довгого столу також один проти одного. Перекладач сідає з одного боку від керівника, а секретар – з іншого. Місця, відведені іншим учасникам переговорів, можуть позначатися картками, на яких вказано прізвище та ім’я учасника.

Третій варіант. Під час проведення багатосторонніх переговорів учасники делегацій розміщуються навколо столу в алфавітному порядку назв країн (фірм) за годинниковою стрілкою.

Час для переговорів призначається або вранці, або ввечері. Ділові зустрічі проводяться переважно у другій половині дня, але не відразу після обіду. Закінчуються в робочий час, не пізніше 17.30 і тривають переговори не більше 2-2,5 годин. Винятком є лише переговори з французькими делегаціями. Для них такі зустрічі мають розпочинатися об 11.00 годині, так як всі ділові переговори у Франції починаються саме в цей час. Це дуже давня їх традиція, яка має своє коріння ще з часів французьких королів.

Жести, поза співрозмовника можуть виражати його внутрішній стан. Існує три основні жести долоні: положення долоні догори – це довірливий, незагрозливий жест, жест примирення; положення долоні донизу – жест наказу, в деяких випадках жест ворожості; положення „вказівного персня” – це найбільш дратівний жест, бо саме він змушує людину підкоритися.

Стиснуті за спиною руки можуть свідчити про намагання перебороти хвилювання. З іншого боку, - це жест впевненої у собі людини. Почісування перенісся, підборіддя – знак зосередженості, прийняття рішення. Потирання чола, скронь свідчить про недовіру до партнера. Дотик до рота чи носа – знак обману. Схрещування рук на грудях, з одного боку, може означати оборонну позицію, з іншого, - розслаблення, спокій Але цей жест сприймається як вияв невисокої особистої культури, тому діловим людям варто його уникати.

Щоб побудувати добрі стосунки з майбутнім партнером, погляд повинен зустрічатися з його очима близько 60-70 % всього часу спілкування.

Існує три основні положення голови. Перше – пряма голова, нерухома, при цьому час від часу робляться невеликі кивки головою. Цей жест не означає ні дуже сильної зацікавленості партнером, ні упередженого ставлення до нього. Голова нахилена вбік – це означає підвищений інтерес до партнера. Голова нахилена донизу означає негативне, навіть вороже ставлення до співрозмовника.

Тому на всі ці нюанси під час переговорів слід звертати увагу. З одного боку, це допоможе краще зрозуміти співрозмовника, а з іншого, - запобігти небажаних ситуацій і непотрібних конфліктів та сприятиме домовленості сторін і укладанню дійсно ефективних угод.

Відомі три стратегічні підходи до ведення переговорів:

1. Жорсткий – обидві сторони займають протилежні позиції, вперто відстоюють їх, застосовуючи тактичні прийоми, щоб ввести противника в оману відносно істинної мети та роблять невеликі поступки, необхідні для продовження переговорів. У ході переговорів суперечка може перетворитися у змагання волі, і згода може бути недотягнута.

2. М’який – кожна сторона вважає іншу сторону дружньою. Замість того, щоб робити ставку на досягнення перемоги, вони підкреслюють необхідність досягти хоча б згоди. Стратегія цього підходу полягає в тому, щоб робити пропозиції і йти на поступки, довіряти іншій стороні, бути дружелюбними і поступливими для уникнення конфронтації там, де це необхідно. З такого підходу сторони можуть прийти до неясних і нерозумних рішень.

3. Принциповий – орієнтований на ефективне досягнення розумного результату.

Успішне проведення ділових переговорів завершується підписанням двохсторонньої або багатосторонньої угоди. Договір, як правило, готується завчасно. Під час переговорного процесу текст угоди може змінюватися, доповнюватися, скорочуватися, удосконалюватися. Кінцевий варіант договору підписується обома сторонами