3. Etapa de transmitere a informaţiei.

Această etapă este o prelungire logică a primei etape şi o punte de pregătire pentru etapa argumentării. La această etapă, scopul conducătorului se reduce la rezolvarea următoarelor probleme:

- ce îl interesează pe subaltern sau un alt interlocutor;

- descoperirea motivelor şi a ţelurilor interlocutorului;

- transmiterea către el a informaţiei planificate;

- formarea bazei pentru argumentele proprii, punctele de sprijin;

- analiza şi controlul poziţiei (propunerilor ce pot apărea) a interlocutorului.

Etapa de transmitere a informaţiei, din punctul de vedere al structurii sale, e formată din următoarele elemente:

1) informarea interlocutorului: generală, specială (cu un ţel concret);

2) punerea în discuţie a chestiunilor, problemelor ce necesită o rezolvare;

3) analiza propunerilor subalternului (interlocutorului);

4) observarea şi urmărirea reacţiei subalternului la propuneri.

Pentru informarea interlocutorului şi evidenţierea problemelor principale (1-2), conducătorul poate folosi 5 grupe de întrebări:

Prima - întrebări închise - două variante de răspuns "da" şi "nu". Cu ajutorul acestor întrebări putem îndrepta mersul discuţiei spre un ţel concret: "Acceptaţi propunerea mea?" Folosirea acestor întrebări permite conducătorului să afle argumentele pregătite de către interlocutor, pe care el va trebui să le respingă la etapa următoare.

A doua grupă - întrebări deschise - la aceste întrebări subalternul sau interlocutorul nu mai poate răspunde numai "da" sau "nu". Sunt întrebări ce conţin: cine, când, unde, ce, din ce cauză etc. De exemplu:

- Părerea dumneavoastră cu privire la problema dată?

- Cum aţi ajuns la această concluzie? - De ce socotiţi că e necesar de realizat...

Folosirea acestor întrebări îi permit conducătorului să treacă de la monolog la dialog;

- îl face pe subaltern să participe activ la discuţie;

- subalternul devine un izvor de idei şi propuneri care pot fi folosite ori respinse;

Grupa a treia - întrebări retorice - întrebări ce nu necesită răspunsuri concrete, ţelul lor de a pune în discuţie alte chestiuni, care până acum n-au fost rezolvate, sau pentru a obţine sprijinul din partea subalternului în rezolvarea problemei date: "Îmi pare că avem aceleaşi părere despre această problemă".

Grupa a patra - întrebări de cotitură, schimbare bruscă.

Aceste întrebări permit conducătorului să menţină discuţia în direcţia dorită de el, îi permit să găsească în poziţia interlocutorului părţile vulnerabile, lipsa de argumente:

- Cum vă închipuiţi o structură optimă, eficientă în condiţiile economiei de piaţă?

- Care metode de stimulare ne vor permite să mărim productivitatea şi calitatea muncii?

Aceste întrebări permit de asemenea de a trece de la discuţia unor chestiuni, pe care deja le-aţi rezolvat, la altele, ce sau ivit în procesul discuţiei.

Grupa a cincia - întrebări de gândire şi chibzuire - ţelul lor este crearea unei atmosfere de înţelegere reciprocă, îl impun pe interlocutor să se gândească la propunerea conducătorului, şi la răspunsul său:

- permite să facă unele schimbări în poziţia sa iniţială, că să accepte varianta propusă de conducător.

Elementul 4 al etapei date - analiza propunerilor interlocutorului, e bazat în mare măsură pe capacitatea conducătorului de a asculta interlocutorul. Pentru conducător e important să respecte unele condiţii:

1. Nici un gând, nici o idee străină, toată atenţia la interlocutor, ţinând cont de faptul că viteza gândirii e de 4 ori mai mare decât ce a vorbirii. Conducătorul trebuie să folosească "acest timp liber" pentru analiza critică a propunerilor subalternului.

2. în momentul când îl ascultă pe subaltern, nu se recomandă de a chibzui chestiunea următoare, cu atât mai mult, să caute contra-argumentele pentru viitorul răspuns.

3. E necesar ca din cele auzite de evidenţiat principalul - restul informaţiei nu necesită o prelucrare, un efort al gândirii.

4. Atenţia trebuie să fie concentrată numai la tema dată, pusă în dezbatere.

Unii conducători în momentul de analiză a propunerilor comit unele greşeli tipice sau şablon.

Prima greşeală - îndepărtarea de la temă - subiectul discuţiei, folosind timpul "liber", se gândesc la alte probleme, ce nu le permite să-l înţeleagă pe interlocutor, să folosească ideile lui raţionale.

A doua greşeală - încercarea de a reţine toate faptele, cifrele cu ajutorul repetării în minte a cifrelor auzite. Testele psihologice au demonstrat că cei mai antrenaţi oameni sunt în stare să memorizeze de prima dată nu mai mult de 5 variante de rezolvare, 5 căi de acţiune în problema dată.

A treia greşeală - punctele vulnerabile - unii conducători şi subalterni au aşa zisele "cuvinte critice (marketing, broker, makler) care îi scot din starea psihologică normală, starea de echilibru sufletesc" - "inflaţie", "creşterea preţurilor", "micşorarea salariului real"; la auzul acestor "cuvinte critice" - ei nu mai sunt în stare să-l asculte atent pe interlocutor. Fiecare conducător, specialist, găsind la sine aceste puncte vulnerabile, cu ajutorul autocontrolului şi autoperfecţionării trebuie să se debaraseze de ele.