Elementele principale ale etapei de pregătire pentru organizarea convorbirii (discuţiei).
E necesar de subliniat, că nu toate discuţiile au structura indicată (uneori lipseşte etapa 4 - respingerea argumentelor - dacă nu sunt).
La etapa de pregătire, prealabilă, e necesar de ţinut cont de 10 reguli generale, respectarea cărora permite conducătorului să atingă ţelul său în discuţie.
1) competenţa şi cunoştinţele profesionale;
2) claritatea expunerii poziţiei sale, argumentelor;
3) folosirea în convorbire a materialului demonstrativ, tabele, scheme etc.;
4) menţinerea discuţiei în direcţia principală - pentru atingerea ţelului strategic;
5) ritmul discuţiei, schimbarea lui, creşterea intensităţii spre finalul discuţiei;
6) repetarea problemelor principale, care necesită o rezolvare cât mai urgentă;
7) folosirea elementelor neaşteptate pentru interlocutor, - atacul prin surprindere - neutralizarea;
8) conţinutul convorbirii trebuie să varieze, unele pauze pentru recreare;
9) limita de transmitere a informaţiei - de a nu transmite interlocutorului toată informaţia (Wolter: "Eşti plictisitor când povesteşti tot ce ştii);
10) folosirea unei doze de umor şi satiră - mai ales în cazul când decizia ce se va lua nu e prea convenabilă pentru subaltern.
Începutul conversaţiei, scopurile şi metodele.
Mulţi conducători, nu cunosc şi nu folosesc în practica lor prima etapă a convorbirii - începutul ei, cea ce nu le permite de multe ori să obţină rezultatul dorit.
Începutul discuţiei are rost, pentru a obţine următoarele rezultate:
- stabilirea contactului cu interlocutorul;
- crearea unei atmosfere normale pentru lucru;
- atragerea atenţiei interlocutorului la problema ce se va discuta;
- cointeresarea interlocutorului, participarea activă în discuţie;
- interceptarea iniţiativei.
În teoria managementului se cunosc câteva metode tipice, când conducătorul chiar la începutul convorbirii suferă un eşec, folosind aşa expresii:
- ...Scuzaţi-mă, dacă v-am deranjat...
- ...Aş vrea să mai analizăm încă o dată propunerea mea...
- ...Dacă aveţi timp, am putea discuta...
La un eşec duce şi folosirea expresiilor ce neglijează interlocutorul, importanţa lucrului său:
- Cred că chestiunea D-voastră o vom rezolva în 5 minute;
- Eu mi-am amintit întâmplător şi de cazul acesta.
În teorie şi în practică există foarte multe metode, proceduri de a începe o convorbire, din ele putem evidenţia următoarele:
1) metoda de micşorare a tensiunii, încordării - în multe cazuri instrumentul principal poate fi o glumă, un compliment, câteva întrebări de ordin general;
2) metoda de "cârlig", pretext sau clenci - conducătorul explică pe scurt situaţia creată, căutând totodată un pretext, clenci pentru a începe discuţia - pot fi unele evenimente, chestiuni care cer soluţionare imediată etc.;
3) metoda de stimulare a imaginaţiei - conducătorul aduce la cunoştinţa subalternului probleme ce se vor discuta, şi îl impune pe interlocutor să propună varianta sa de rezolvare;
4) metoda directă - conducătorul pe scurt, laconic comunică pricinile, cauzele discuţiei, şi trece la etapa de rezolvare.
Pentru a atrage atenţia interlocutorului, a crea un climat normal al discuţiei, conducătorul trebuie să ţină cont de următoarele detalii, "mărunţişuri", care îi permit să obţină rezultate mari:
- frazele de introducere - clare, laconice, cu un conţinut bogat;
- exteriorul conducătorului trebuie să-l predispună pe subaltern la o discuţie sinceră;
- stima faţa de interlocutor, atenţia faţa de propunerile, sugestiile lui;
- folosirea complimentelor, stimulentelor morale (Avraam Lincoln: "Noi toţi suntem sensibili la complimente");
- în timpul discuţiei a se interesa de părerea subalternului, a-i cere sfatul - chiar dacă nu va fi folosit.