3. Metode de perfecţionare a sistemului informaţional:

La comunicarea interpersonală: Lămuriţi, clasificaţi, concretizaţi idea înainte de a o transmite subalternului; pentru a transmite o informaţie trebuie să aveţi o temă concretă, o dată oarecare.

1). Comunicarea subalternului despre cum vedeţi, înţelegeţi d-stă viitoarele schimbări în organizaţie.

2). Comunicarea informaţiei primite de la conducătorul d-stă.

3). Comunicarea conducătorului despre greşelile comise, cauzele lor.

4). Discutarea cu subalternul despre greutăţile lui la lucru.

5). Stimularea şi evidenţierea subalternilor.

6). Comunicarea subalternilor a ideii care necesită o soluţionare urgentă.

7). Discuţia cu subalternii despre perspectivele firmei.

8). Teme de cooperare cu conducătorii altor subdiviziuni.

9). Comunicarea subalternilor despre noul ţel, scop al firmei.

10). Comunicarea secretarului despre problemele primordiale.

11). Atenţie la cuvintele şi frazele folosite.

12). Controlul gesturilor, intonaţiei şi pozei, precum şi ţinutei în timpul convorbirii - încercaţi efectul oglinzii - cum vă vede şi vă percepe subalternul.

13). încercarea de a te analiza în locul subalternului, de-ai înţelege, de-ai percepe scopul, ţelul, nevoile, cerinţele etc.(nu înseamnă că sunteţi cu totul de acord cu ce vă comunică).

14). Instalaţi legătura inversă - daţi multe întrebări - să-şi spună părerea; cereţi să vă explice - ce doriţi de la ei, ce trebuie să îndeplinească - urmăriţi reacţia lor, mimica, gesturile, expresia feţei.

Politica uşilor deschise - puteţi indica o oră anumită când subalternii pot veni cu idei, propuneri etc.

Capacitatea (perfecţionarea ei) de a asculta (sfaturile lui C. Devis).

- Nu vorbiţi fără întrerupere. Opriţi-vă.

- Ajutaţi-l pe subaltern să se liniştească, să se simtă liber.

- Demonstraţi subalternului că sunteţi gata pentru a-l asculta, nu vorbiţi la telefon, nu citiţi documente etc.

- Lichidaţi, înlăturaţi influenţa unor factori care pot să-i irite pe interlocutor - nu bateţi cu degetul în masă, nu faceţi alte gesturi.

- Suferiţi, lăsaţi-vă cuprins de emoţii împreună cu interlocutorul, încercaţi să vă schimbaţi cu el cu rolurile.

- Aveţi răbdare, nu economisiţi timpul, nu-l întrerupeţi pe subaltern.

- Controlaţi-vă permanent emoţiile, caracterul (nu vă daţi arama pe faţă).

- Nu permiteţi să se înceapă o ceartă, o critică a subalternului.

- Daţi întrebări subalternului, evidenţiaţi importanţa celor spuse de el pentru dumneavoastră.

- Nu vorbiţi în continuu, tăceţi.

4. Comunicări organizatorice la nivelul firmei.

În afară de brierile şi obstacolele menţionate, există unele piedici informaţionale - cele organizatorice (comunicare organizatorică). Piedicile sau barierile organizatorice pot fi:

1. Denaturarea informaţiei sau a comunicării:

- din cauze obiective - multe niveluri de conducere;

- subiective - nu convine unei persoane, unui grup de persoane;

- prelucrarea şi filtrarea informaţiei - nu toată, ci numai o parte este prelucrată - selectarea ei insuficientă;

- încercările de a da informaţia dorită de şef;

- conducătorii aud, primesc numai informaţia de sus şi o ignoră pe cea de jos;

- frica subalternilor de a fi pedepsiţi pentru greşeli.

2. Supraîncărcarea informaţională - fluxuri, torente neîntrerupte, conducătorul nu este în stare să primească, să prelucreze toată informaţia, e nevoie de o selectare, e mare probabilitatea de a selecta nu informaţia necesară, nu cea mai importantă.

3. Structura organizatorică neeficientă, - multe niveluri, cooperare şi coordonare slabă, ne folosirea principiilor de delegare:

- coordonarea şi reglementarea fluxurilor de informaţie; aprecierea importanţei, selectarea eficientă, reglarea dozei - nici prea multă, nici prea puţină, pentru conducător şi subalternii săi;

- petrecerea convorbirilor, discuţiilor cu subalternii;

- introducerea sistemei legăturii inverse - comunicării inverse;

- anchetarea sau chestionarea lucrătorilor;

- sistema de recepţionare (strângerea, culegerea) a propunerilor subalternilor, cutiile poştale - legătura telefonică specială - răspunsuri directe, operative.

- Crearea unor grupe speciale pentru analiza propunerilor:

- buletine de informaţii: multe firme, odată în lună elaborează, publică aşa buletine, informaţie despre propunerile primite, răspunsurile conducătorilor, se foloseşte varianta video;

- folosirea avantajelor tehnicii contemporane - calculatoarele - poşta electronică, la depărtări diferite o recepţionare ideală;

• video - conferinţele, întâlnirile etc.