Mediul interior şi exterior al firmei.
Mediul interior fiindcă organizaţia reprezentată un sistem, care este creat de oameni, mărimile variabile nu-s altceva decât rezultatele care au apărut după luarea deciziilor manageriale. Dar aceasta nu înseamnă că toate mărimile variabile sunt controlate de către conducători.
Mărimile de bază a organizaţiei sunt:
- scop
- structură
- sarcini
- tehnologie
- oameni
Scopul
Conform definiţiei, organizaţia reprezintă un grup de oameni cu scopuri comune. Organizaţia poate fi prezentată ca un mijloc de atingere a scopurilor.
Deci, scopul este un rezultat dorit, pe care tinde să-l obţină grupa, lucrând împreună, sau este o formă de existenţă finală a organizaţiei.
Scopurile sunt relevate şi stabilite de către managerii superiori.
Scopurile în dependenţă de organizaţie sunt foarte multilaterale. Organizaţia care se ocupă cu businessul, este concentrată asupra producerii mărfurilor sau prestării serviciilor în anumite limite specifice, ca cheltuielile şi profitul obţinut.
Această sarcină este reflectată în aşa scopuri ca rentabilitatea şi productivitatea.
Organizaţiile bugetare din sfera neproductivă nu tind spre profit, fiindcă ele sunt limitate financiar. Organizaţiile mari au mai multe scopuri. Pentru a primi profit, ele trebuie să formuleze scopurile în aşa domenii ca: căpătarea anumitei părţi pe piaţă, elaborarea producţiei noi, calitatea serviciilor, pregătirea şi alegerea managerilor, răspunderea socială.
Scopurile subdiviziunilor. în subdiviziuni, ca şi în organizaţie, este necesar de a elabora scopuri. De exemplu: scopul subdiviziunii financiare este micşorarea pierderii creditare cu 1% din suma vinderii. Subdiviziunea marketing poate să aibă ca scop micşorarea plângerilor cu 20%. Scopurile în subdiviziuni asemănătoare din diferite organizaţii pot fi mai identice decât scopurile diferitelor subdiviziuni în aceeaşi organizaţie.
De exemplu: scopul subdiviziunilor marketing din firma "Sony" va fi asemănător cu scopurile acestei subdiviziuni din firma "Procter"; scopurile subdiviziunilor e necesar să nu intre în contradicţie cu scopurile altor subdiviziuni. Noi ştim că organizaţia are câteva niveluri de dirijare şi subdiviziuni. Subdiviziunile în ştiinţa managerială se numesc domenii funcţionale.
În categoria domeniului funcţional intră acele subdiviziuni care deservesc toată organizaţia în întregime: marketing, producere, personal, plănuirea finanţelor etc.
Structura organizaţiei este o corelaţie logică dintre nivelurile de management şi domeniile funcţionale, construită aşa, ca să permită mai efectiv să fie realizate scopurile organizaţiei.
Pot fi evidenţiaţi 2 factori principali care acţionează asupra structurii:
1) diviziunea muncii specializate
2) sfera controlului
Diviziunea muncii în cadrul firmei.
Particularitatea diviziunii muncii specializate constă în acea că lucrul este repartizat nu haotic, dar este înfăptuit de specialiştii funcţionali - în marketing, planificare etc., problema diviziunii muncii specializate este studiată de mulţi ani; e demonstrat că specializarea muncii era cunoscută în lumea civilizată deja din a cincilea mileniu înaintea erei noastre în China. Platon vorbea despre munca specializată. Uniunile meşteşugăreşti ale evului mediu din Europa în mod special stimulau lucrul specializat pentru toată viaţa.
Diviziunea muncii manageriale între experţi de marketing, finanţe, producţie este evidentă în firmele contemporane.
Alegerea domeniilor de funcţionare determină structura de bază a organizaţiei şi arată activitatea ei succesivă. în organizaţie este important cum se înfăptuieşte diviziunea muncii verticale. Diviziunea muncii verticale, conştientă ne dă ierarhia nivelurilor manageriale. Caracteristica de bază a ierarhiei este supunerea formală la fiecare nivel, managerul superior poate să aibă în supunerea sa câţiva manageri medii care, reprezintă domeniile funcţionale. Astfel managerul subdiviziunii producţie în supunerea sa poate să aibă 10 manageri inferiori, pe conducătorii schimburilor şi zonelor funcţionale.
Numărul subalternilor unui manager reprezintă sfera controlului. Sfera controlului este un aspect important în organizaţie. Dacă managerului se supun mulţi oameni, sfera controlului e destul de largă, iar structura organizaţiei este plată.
Dacă sfera controlului este îngustă, organizaţia are mai multe niveluri, structura e înaltă (schemele 17, 18). Aşa de exemplu în organizaţiile A şi B, sfera controlului e egală cu 5 şi 3 niveluri respectiv. în practică sferele de control sunt foarte variate. Necesitatea de coordonare a lucrului managerial este permanentă, atât pe orizontală cât şi pe verticală.
Dacă managerii nu creează mecanismul formal de coordonare, oamenii nu pot lucra în colectiv. Fără conducerea verticală, zonele de funcţionare şi persoanele pot să se concentreze în realizarea intereselor personale, dar nu a intereselor organizaţiei.
Unul din mecanismele coordonării este procesul formulării şi declarării scopurilor.
Structura, înaltă şi plată, joacă rolul său în procesul coordonării lucrului specializat.
Sarcina este lucrul indicat sau o serie de lucruri, care trebuie să fie efectuate printr-o anumită metodă într-o anumită perioadă de timp.
Din punct de vedere tehnic, sarcina este acordată nu lucrătorului, ci postului. Pe baza hotărârii managerilor superiori cu privire la structură, fiecare post are sarcinile sale (instrucţiunile de post).
Sarcinile se împart în trei categorii:
- lucrul cu oamenii
- lucrul cu mijloacele (maşini, instrumente, materie primă)
- lucrul cu informaţia.
De exemplu, la uzină muncitorii lucrează cu mijloace de producţie.
- maistrul cu oamenii;
- casierul firmei cu informaţia.
O altă mărime importantă a organizaţiei este tehnologia.
Sarcina şi tehnologia depind una de alta. Realizarea sarcinii depinde de tehnologia concretă folosită ca mijloc de transformare a materiei prime în marfă. Tehnologia - este un mijloc de prelucrare a materiei prime. Elementul principal al tehnologiei este procesul. Deci, tehnologia este un mod care permite transformările tuturor componenţilor în marfă. Influenţa acestei mărimi variabile asupra managementului este determinată de către trei factori principali:
- revoluţia industrială;
- standardizarea şi mecanizarea
- folosirea conveierului în sectorul producţie.
Clasificarea tehnologiei după Vudvord.
Vudvord, savant englez, studiind firmele de producţie, a clasificat tehnologia în trei categorii:
1. Producţie unitară cu serie mică. Se produce numai un singur produs sau o serie mică, mărfuri de comandă individuală.
2. Producţie în masă sau în serii mari. Se foloseşte pentru pregătirea unor serii mari de produse.
3. Producţia în flux, automatizată.