1. Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования  и организации  работы с  документами в процессе создания документа.

Составной частью  делопроизводства является документирование.

Документирование – процесс составления и оформления документа.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки

Организационные формы делопроизводства.

 Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

   Существует 3 формы организации делопроизводства:

1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение. 

 Достоинства централизованной формы организации делопроизводства: 

Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами. 

Высокий уровень  качества обработки документов.

Полная и равномерная  загрузка работников. 

2.    Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).

3.    Смешанная. Применяется при большом  документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.    

 Достоинства смешанной формы организации делопроизводства: 

Полная механизация работы с документами. 

Рациональное использование технических средств.

    В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.

 Основные функции службы документационного обеспечения  управления:  

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.

Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.

Контроль за соблюдением  стандартов на документы.

Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

Регистрация документов и учетно-справочная работа.

Контроль исполнения документов.

Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.

Оформление, издание и рассылка документов.

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.

Контроль за работой с документами в структурных подразделениях  организации. 

2. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОУ В РОССИИ.

ГСДОУ была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления».ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

3. Механизация и автоматизация работы с документами.

4. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления.

3. Классификация документов:

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех.условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации: письменные,графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности: классифицируют на простые исложные. Простые –документы, в кот. рассматривается один вопрос, в сложных - несколько вопросов.

По степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе: подлинные и подложные.

По срокам исполнения: срочные и несрочные.

По происхождению:   служебные, и личные.

По срокам хранения: временного и постоянного срока хранения.

По степени обязательности: информационные,директивные.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Типовые - документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, кот.  заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Примерные  - используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при кот. постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в кот. постоянная информация размещается в заголовках граф и заголовках строк, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график отпусков и др. документы.

4. Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированные системы (УСД) это совокупность документов объединённых по признакам

-составление

-назначение

-хранение

-уничтожение

Основные УСД в РФ

1 Организационно – распорядительные

2 Банковская документация

3 Учётно – отчётная документация бюджетных организации

4 Учётно-отчётная документация внебюджетных организаций

5 Документация по труду

6 Статистическая документация

7 Внешнеэкономическая документация.

5. Стандартизация-это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом*. Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

ГОСТ — Госстандарт России (Государственный стандарт) — это одна из основных категорий стандартов в Российской Федерации.

Вид стандарта — характеристика, определяющаяся его содержанием в зависимости от объекта стандартизации.

ГОСТ Р 1.0 установил следующие основные виды стандартов:

• стандарты основополагающие;

• стандарты на продукцию;

• стандарты на услуги;

• стандарты на процессы (работы);

• стандарты на методы контроля;

• стандарты на термины и определения.

Основополагающий стандарт — стандарт, имеющий широкую область распространения и/или содержащий общие положения для определенной области.

Основополагающий стандарт может применяться непосредственно в качестве стандарта или служить основой для разработки других стандартов и иных нормативных или технических документов.

Существует два подвида стандартов — организационно-методические и общетехнические.

При стандартизации организационно-методических и общетехнических объектов устанавливаются положения, обеспечивающие техническое единство при разработке, производстве, эксплуатации продукции и оказании услуг, например: организация работ по стандартизации; разработка и постановка продукции на производство; правила оформления технической, управленческой, информационно-библиографической документации; общие правила обеспечения качества продукции и другие общетехнические правила.

Основополагающие организационно-методические стандарты устанавливают общие организационно-технические положения по проведению работ в определенной области (например, ГОСТ Р 1.2—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены»).

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, применить метод однократной записи.