20

1. Теоретичні аспекти контролю грошових коштів у касах підприємств

1.1 Економічна сутність контролю грошових коштів у касах підприємств на сучасному етапі розвитку ринкових відносин

Усі підприємства згідно із законодавством зберігають свої кошти в банках. Для здійснення операцій з готівкою на підприємствах створюються каси.

Каса підприємства — приміщення або місце, призначене для приймання, видачі і зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга.

У касі підприємства можуть зберігатись такі цінності: - грошові кошти у національній та іноземній валютах;

- грошові документи (путівки в будинки відпочинку та санаторії, проїзні квитки, марки державного мита, поштові марки);

- бланки суворої звітності;

- цінні папери, придбані у інших підприємств.

Грошові кошти в касі є готівкою, що використовується підприємством для виплати заробітної плати, відряджень працівникам, дивідендів власникам, проведення розрахунків з постачальниками та ін [14].

Вільні грошові кошти підприємств повинні обов'язково зберігатися в банку, причому підприємство самостійно обирає установу банку, в якому зберігає гроші. Готівку, необхідну для забезпечення господарської діяльності, підприємства зберігають у своїх касах. Частина грошових коштів видається під звіт співробітникам підприємства для витрат, що виникають у зв'язку з виконанням доручень адміністрації.

Кошти у валюті іноземних держав обліковуються окремо за кожною валютою, але водночас робиться їх перерахунок на національну валюту України за курсом, встановленим НБУ на дату операції або звітності. Необхідність такого перерахунку пов'язана з тим, що грошовий вимірювач у бухгалтерському обліку виступає як узагальнюючий методичний прийом. Бухгалтерський баланс всіх підприємств України складається тільки в одній валюті, тобто у гривнях [18].

Касові операції — це операції, пов'язані з прийманням, зберіганням, видачею готівки касами банків, підприємств, організацій тощо.

До касових операцій належать операції, пов’язані з одержанням і витратою готівки безпосередньо із каси підприємства.

Підприємства можуть мати в касі готівку в межах ліміту залишку готівки. Ліміт залишку готівки – це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства на кінець дня.

Готівку зверх ліміту касир повинен здати в банк по заяві на переказ готівки. В касі можуть зберігатись кошти зверх ліміту тільки при видачі оплати праці, допомоги протягом 3-х робочих днів, включаючи день одержання готівки з банку на підставі грошового чеку. Протягом одного дня одне підприємство (підприємець) може розраховуватись з іншим підприємством (підприємцем) за одним або кількома платіжними документами в межах граничної суми готівкового розрахунку. Така сума встановлюється відповідною постановою Правління НБУ. Видача готівки в підзвіт проводиться за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданими підзвітними сумами[15].

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства використовують рахунок 30 "Готівка". Рахунок 30 "Готівка" має такі субрахунки:

301 " Готівка в національній валюті";

302 " Готівка в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Готівка" відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів із каси підприємства. Облік касових операцій ведеться в журналі 1 по кредиту рахунка 30 та відомості 1.1 по дебету рахунка 30. Записи до журналу 1 проводять щоденно на підставі звіту касира. Для групування однорідних операцій, а також для записів в інші журнали-ордери можуть бути складені аркуші-розшифровки окремо по дебету і кредиту рахунка 30. В кінці місяця підраховують підсумки в цілому по журналу та кредитовий оборот переносять у Головну книгу.

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені Наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. № 51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Розрахунки готівкою проводяться із застосуванням типових первинних документів, а саме: прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо [17].

Оприбуткування готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордера, підписаного головним бухгалтером, або його заступником і касиром. У прибутковому касовому ордері зазначається сума (цифрами та прописом), від кого прийнято гроші та на якій підставі. При цьому особі, яка здала гроші, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і кассиром.

Витрачання готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером, який підписується керівником і головним бухгалтером підприємства. У випадку видачі грошей окремій особі за видатковим касовим ордером касир повинен вимагати пред'явлення документа, який засвідчує особу утримувача та містить фотокартку, особистий підпис власника. Видача коштів з каси не підтверджена розпискою одержувача у видатковому касовому ордері або іншому документі, що його замінює, у виправдання залишку готівки в касі не приймається. Ця сума вважається нестачею і стягується з кассира.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів - до трьох років.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання та видача коштів за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за розрахунково-платіжними відомостями.

На операцію зі здачі грошей до банку касир, крім видаткового касового ордеру, також оформляє об'яву на внесок готівкою, в якій вказує дату операції, хто здає кошти та через кого, банк і назву одержувача, сума цифрами та прописом, призначення внеску, номер власного рахунку.

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача [11].

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства.

Листки Касової книги мають бути завчасно пронумеровані, прошнуровані й опечатані печаткою. Кількість листків у Касовій книзі засвідчується підписами керівника підприємства і головного бухгалтера і скріпляється печаткою. Записи в Касовій книзі ведуться в двох примірниках через копіювальний папір. Другий (відривний) листок книги служить звітом касира, який наприкінці дня разом з доданими документами надається бухгалтеру (під розписку в касовій книзі) для перевірки правильності записів і виведених залишків грошових коштів на кінець дня.

Контроль касових операцій починається з інвентаризації касової готівки, яка здійснюється в першій ревізії спеціальною комісією в складі ревізора, головного бухгалтера підприємства чи його заступника та касира, і оформляється відповідним актом у трьох примірниках.

Послідовність проведення ревізії:

1) ревізор з головним бухгалтером ревізованого підприємства пред’являють повноваження (наказ) на проведення інвентаризації каси касиру;

2) до початку перевірки касової готівки касир припиняє касові операції, складає касовий звіт на момент ревізії. До касового звіту включаються всі первинні документи про приймання в касу та видачу з неї грошових коштів, за винятком незакритих платіжних відомостей у дні виплати заробітної плати;

3) ревізор складає вступну частину акта інвентаризації касової готівки (зазначає дату, місце проведення, підставу для проведення такого контролю, склад інвентаризаційної комісії) та пропонує касиру дати розписку, передбачену формою акта інвентаризації, про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові касові документи на грошові кошти включено до звіту, усі грошові кошти, що надійшли в касу, оприбутковано, а видані з каси — списано у видаток;

4) ревізор повинен перевірити касовий звіт, завізувавши своїм підписом первинні документи до нього, аби уникнути можливої подальшої їх заміни;

5) касир пред’являє касову готівку (перераховує наявні в касі гроші покупюрно спочатку касир, потім ревізор). У разі необхідності складається опис грошей за номіналами купюр, їх кількістю та сумою з підрахунком загальної суми. Опис грошей у касі підписують усі члени інвентаризаційної комісії. До касової готівки включаються: наявні в касі гроші в національній та іноземній валютах, грошові документи та інші прирівняні до них цінності, фактично виплачена заробітна плата по незакритих платіжних відомостях на момент проведення ревізії;

6) ревізор вносить до акта інвентаризації дані про фактичну наявність касової готівки;

7) ревізор, головний бухгалтер і касир підписують акт інвентаризації касової готівки;

8) касир дає в акті інвентаризації каси другу розписку про те, що грошові кошти, перераховані в акті, перебувають на його відповідальному збереженні;

9) касовий звіт касира на момент ревізії передається до бухгал­терії для визначення залишку касової готівки з даних бухгалтерського обліку. Ревізор уважно перевіряє правильність визначення таких даних у бухгалтерії і вносить їх до акта, установлює результати інвентаризації каси (нестача, надлишки, відповідність даним обліку);

10) при встановленні відхилень від облікових даних касир дає письмове пояснення;

11) письмові пояснення касира детально вивчаються для вста­новлення достовірних причин виникнення надлишків чи нестач та прийняття адекватних рішень адміністрацією ревізованого підприємства.

Під час здійснення інвентаризації каси, застосовуючи мето- ди обстеження та нормативної перевірки, ревізор перевіряє дотримання передбачених чинним законодавством умов зберігання касової готівки в касі підприємства: чи ізольоване приміщення каси, чи наявні металеві ґрати, наявність сигналізації, мета­левих шаф або сейфів, як і де зберігаються дублікати ключів від сейфу.

Контроль дотримання умов збереження касової готівки включає перевірку:

- наявності та оформлення договорів про повну матеріальну відповідальність касирів;

- добору кадрів касирів на предмет відповідності їх кваліфікації вимогам правил прийому на посаду касира;

- дотримання правил ведення касової книги, здачі звітності до бухгалтерії;

- забезпечення умов збереження касової готівки при доставці грошей з банку, здачі виручки.