Тема 2. Організація документування та праці персоналу, зайнятого бухгалтерським обліком

Ведення бухгалтерського обліку передбачає необхідність повного та зрозумілого відображення всіх оцінених фактів господарського життя у первинних документах, що забезпечується документуванням. Документування супроводжує весь процес ведення бухгалтерського обліку та є базою для складання облікових регістрів і бухгалтерської звітності.

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом облікової діяльності, оскільки саме на її основі приймаються управлінські рішення. Класифікацію документів на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» зобразимо у табл. 2.1.

Таблиця 2.1

Класифікація документів на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат»

№	Ознака	Види	Приклад
1.	За місцем складання	внутрішні; зовнішні;	Прибутковий касовий ордер Рахунок-фактура
2.	За призначенням	розпорядчі; виконавчі; - бухгалтерського оформлення; комбіновані;	Наказ про звільнення з роботи Прибутковий ордер Відомості Видатковий касовий ордер
3.	За порядком складання	первинні; зведені;	Квитанція Авансовий звіт
4.	За способом використання	разові; накопичувальні;	Вимога-накладна Лімітно-забірна картка
5.	За змістом	грошові; розрахункові; матеріальні.	Прибутковий касовий ордер Платіжне доручення Прибутковий ордер

Документообіг на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» складається з наступних етапів (дод. А):

1. з цехів надходить заявка на потрібні ТМЦ до відділу постачання;

2. даний відділ укладає договір з постачальником та виписуються рахунки на оплату;

3. проводиться оплата за ТМЦ;

4. виписується доручення на отримання ТМЦ;

5. постачальником виписується накладна;

6. на прохідному пункті робиться відмітка про надходження певних цінностей, після чого вони потрапляють на склад із супроводжуючими документами;

7. на основі первинних документів вводяться дані у комп’ютер;

8. бухгалтер перевіряє правильність введеної інформації, формуються записи бухгалтерського обліку;

9. згідно вимоги зі складу відпускаються потрібні ТМЦ на цехи, а у кінці місяця складаються акти списання відпущених ТМЦ по цехах;

10. первинні документи передаються до архіву підприємства.

З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання первинних документів для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» встановлений графік документообігу. Даний графік сприяє покращенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Графік документообігу містить перелік робіт із створення, перевірки та обробки документів із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт (дод. ).

Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації та своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам на всіх етапах документообігу.

Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності.

Структуру бухгалтерії ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» можна представити наступним чином: очолює Головний бухгалтер, якому підпорядковані Заступник головного бухгалтера з питань виробництва та Начальник фінансового відділу. До штату бухгалтерії також входять: бухгалтер з питань списання та обліку матеріальних цінностей, бухгалтер з питань обліку товарів та перероблення давальницької сировини, бухгалтер з питань обліку основних засобів, бухгалтер з питань обліку заробітної плати, бухгалтер з питань надходження матеріальних цінностей, бухгалтер з питань розрахунків з дебіторами та кредиторами, бухгалтер з питань реалізації власної продукції, розрахунків з підзвітними особами та касових операцій, касир, бухгалтер з питань обліку банківських операцій (дод. ).

Між працівниками бухгалтерії існує чіткий розподіл обов’язків та функцій, які вони виконують, що затверджено у відповідних Посадових інструкціях.

У посадовій інструкції Головного бухгалтера (дод. ) міститься інформація щодо його обов’язку організовувати роботу бухгалтерської служби, контролювати процес відображення усіх господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, ведення касових операцій, раціональне та ефективне використання матеріальних, трудових та фінансових ресурсів. Головний бухгалтер відповідає за своєчасне створення і подання звітності користувачам. Він має право вимагати від облікових працівників належне виконання ними своїх обов’язків, дотримання порядку, оформлення та подання до обліку документів, брати участь в інвентаризації, приймати управлінські рішення, які стосуються бухгалтерського обліку на підприємстві. Головний бухгалтер підписує фінансову, податкову та статистичну звітність.

Бухгалтер з питань списання та обліку матеріальних цінностей згідно посадової інструкції (дод. ) повинен виконувати бухгалтерський облік надходження і руху товарно-матеріальних цінностей, приймати і готувати первинну документацію у даній сфері, контролювати списання матеріалів, оформляти відповідні бухгалтерські документи і передавати їх в архів. Також він має право контролювати правильність складання робітниками первинних документів та вимагати представлення звітів у встановлений графіком термін.

Організацію інформаційного забезпечення обліку на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділи підприємства, що здійснюють первинний облік. Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування автоматизованої бази даних. Інформаційне забезпечення обліку забезпечує надходження даних, їх обробку та отримання вихідної інформації.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтерів з іншими підсистемами. Інформаційні взаємозв'язки комплексів завдань обліку формуються як прямі та зворотні зв'язки. Взаємозв'язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об'єктів аналітичного обліку кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтерів на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» поділено за ділянками обліку. Це дає можливість проводити контроль первинної інформації, узагальнюючи її між даними ділянками

Основними компонентами технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат» є: засоби обчислювальної техніки; периферійне обладнання (засоби накопичення і зберігання даних; засоби виведення результатної інформації); засоби автоматичного зчитування даних; торговельне обладнання (комп'ютерні касові апарати, сканери); засоби управління технологічними та виробничими процесами; комунікаційне обладнання; апаратура передачі та обміну даними; мережеве обладнання. «1С: Бухгалтерія» є основною програмою, яка використовується на підприємстві у сфері технічного забезпечення системи бухгалтерського обліку.

Якщо розглядати ергономічне забезпечення бухгалтерського обліку на ПАТ «Чернівецький олійно-жировий комбінат», то можна сказати, що спостерігається дотримання психофізіологічних, санітарно-гігієнічних та організаційно-економічних норм. На робочому місці є все необхідне для безперервної та високопродуктивної роботи, кожний елемент оснащення робочого місця розташовано на місці його безпосереднього застосування, раціонально відносно інших елементів та працюючого.

На даному підприємстві ефективно та доцільно організовано як документування господарської діяльності, так і праця облікового персоналу. Кожен працівник, який відповідає за певну ділянку обліку має власну посадову інструкцію, в якій вказуються його права, обов’язки та відповідальність.