Организация массива документов на твердых носителях

В этом многотрудном деле большую помощь может оказать хороший учебник по делопроизводству. Документы упорядочивают в соответствии с одним или несколькими критериями последовательно:

1) тип носителя (печатный документ, фотография, магнито‑запись и т. п.);

2) источник получения (организация, лицо, газета);

3) дата поступления в архив (дата создания документа, дата описываемого события);

4) автор документа или породившая его организация;

5) тематика документа (кому или чему посвящен – в соответствии с принятым в архиве рубрикатором);

6) формат бумаги, на которой он напечатан;

7) другие критерии.

Применяемое конторское оборудование (шкафы, папки, скоросшиватели, конверты) должно защищать документы от внешних воздействий, таких как свет, влага, магнитные поля и т. п., не мешать маркированию документов и их групп разными способами (наклейки, цветные метки надписи и т. п.), а также позволять легко извлекать документ из хранилища и помещать его обратно, перемещать документ из раздела в раздел. Оно не должно препятствовать возможному копированию документов.

Массив документов на твердых носителях может отчасти пополняться за счет покупки готовой информации (справочники, словари, карты, таблицы, периодические издания, звуко– и видеозаписи), которые могут быть выделены в отдельную структуру или стать составной частью массива.

Организация массива электронных документов

В данном случае применимы те же критерии, что и для упорядочения бумажных документов, только вместо типа носителя и формата бумаги указывается формат (тип) файла, функцию шкафов и папок выполняют каталоги и подкаталоги, а вместо меток и наклеек используются соглашения о присвоении имен файлам и средства маркировки документов, встроенные в текстовые процессоры (например, Word). Разрабатываются и средства защиты от внешних воздействий: разрешение доступа «только чтение», шифрование и электронная подпись, регулярное резервное копирование документов. Помощь в упорядочении электронных документов могут оказать разнообразные программы организации документооборота. Вообще говоря, жесткое структурирование для хранения электронных документов менее важно, чем для бумажных, так как имеются разнообразные средства контекстного поиска информации в электронных архивах.

Массив электронных документов также может пополняться за счет их покупки (разовой или регулярной). На рынке широко представлены, скажем, электронные версии наиболее известных газет и журналов за многие годы с возможностью ежедневного пополнения, электронные варианты авторитетных справочников и энциклопедий, правовые справочные системы, содержащие полные тексты действующих нормативных актов. Можно подписаться на электронные издания – типа «ленты новостей» того или иного информационного агентства (службы).

В настоящее время в организации универсальных архивов наблюдается постепенный отказ от документов на твердых носителях и переход к хранению текстов, изображений, звуко– и видеозаписей и т. п. в виде массива файлов или непосредственно в базах данных в комплексе со средствами обеспечения поиска информации и доступа к ней.