5. Должность и должностные полномочия

Виды должностных полномочий, их распределение. Делегирование полномочий подчиненным. Регламентация должностных прав и обязанностей. Пути рационализации должностной структуры.

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Обычно делегируются следующие виды работы:

• рутинная работа;

• специализированная деятельность;

• частные и малозначимые вопросы;

• подготовительная работа.

И не подлежат делегирование такие вопросы, как:

• установление целей;

• принятие решений;

• выработка политики организации;

• руководство сотрудниками и их мотивация;

• задачи высокой степени риска;

• необычные и исключительные дела;

• задачи строго доверительного характера.

Распределение должностных полномочий в организации может осуществляться на основе двух подходов.

Один основывается на единоначалии и разделении полномочий, в соответствии с чем они принимаются только непосредственно из рук руководителя и исполнитель отвечает только перед ним. При этом руководитель передает подчиненным функциональную ответственность, сохраняя за собой лишь общую. Управление «через голову» здесь недопустимо,

Второй подход — система множественного подчинения, или поглощения полномочий. Ее суть состоит в том, что вышестоящий руководитель (обычно являющийся собственником), передавая подчиненному полномочия, одновременно полностью сохраняет их за собой. Это позволяет ему в любой момент вмешиваться в действия сотрудников всех нижестоящих уровней управления, что в предыдущем случае считается недопустимым.

Регламентация должностных прав и обязанностей

Совокупность должностей служащих находит свое отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом первым руководителем и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

На первом этапе составления штатного расписания обычно исходят из имеющихся занятых и вакантных должностей, а на следующем состав и структуру кадров можно оптимизировать.

Требования, предъявляемые к той или иной должности, содержатся в должностной инструкции, приведем общий перечень ее разделов.

1. Краткий перечень основных обязанностей и функций.

2. Конкретные обязанности, ответственность.

3. Участие в планировании и принятии решений.

4. Участие в информационном обмене.

5. Подотчетность.

6. Внешние контакты.

7. Условия труда.

Пути рационализации должностной структуры

Любая организация, и прежде всего коммерческая, стремится к тому, чтобы в ее штате не было лишних сотрудников, ибо это увеличивает расход фонда заработной платы и снижает эффективность работы.

Однако часто возникают ситуации, когда для выполнения определенного объема должностных обязанностей требуется гораздо меньше усилий, чем человек способен затратить в течение рабочего дня, или более низкая квалификация, чем имеется, а применение сверхурочных работ нецелесообразно. В этом случае, чтобы не нанимать дополнительного работника, проводят политику совмещения должностей.

Совмещение должностей означает выполнение сотрудником в течение рабочего дня нормальной продолжительности дополнительных работ, относящихся к одной или нескольким должностям, что позволяет уплотнить его рабочий день. Чаще всего эта практика имеет место в относительно небольших организациях с ограниченными объемами работ при отсутствии перспектив изменения ситуации. Она позволяет сократить затраты, повысить удовлетворенность работников, предоставить им возможность творчества, большей мобильности.

На практике существуют следующие основные виды совмещения:

• эпизодическое (например, при подмене заболевших); периодически повторяющееся; постоянное;

• простое (в рамках одинаковых должностей по одной и той же функции); комбинированное (разные должности в пределах одной и той же или разных функций);

• частичное или полное (охват всей совокупности должностных обязанностей или только их части);

• последовательное или параллельное (выполнение работ, следующих одна за другой, или смежных);

• одинаковой или различной (более высокой или низкой) сложности;

• индивидуальное или в рамках коллективной организации труда.

Введению совместительства должна предшествовать довольно значительная подготовительная работа, которая начинается с анализа действующей структуры управления организацией, функциональных и иных взаимосвязей ее отдельных элементов и затрат рабочего времени в подразделениях.