8. Учет денежных средств

8.1. Учет денежных средств в кассе

Среди всех объектов, обеспечивающих хозяйственную деятельность предприятия, важным является учёт денежных средств. Денежные средства – это сумма наличных денежных средств в кассе предприятия, свободные денежные средства на расчётном, валютном и других счетах в банке, ценные бумаги и прочие денежные средства предприятия. Исходя из определения, можно сказать, что операции с этим объектом являются основой бухгалтерской деятельности.

Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчётах, очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств в народном хозяйстве, ведения деятельности в условиях рыночной экономики, необходимо правильно и своевременно выполнять все расчёты.

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения и основаны на различных денежных расчётах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств (5) на предприятии регламентированы Инструкцией ЦБ РФ М 18 от 04.10.93 г. "Порядок ведения кассовых операций в РФ".

Предприятия могут иметь в кассе деньги в пределах лимитов, установленных банком по согласованию с предприятием (при не­обходимости лимиты касс пересматриваются), и использовать из выручки в пределах норм на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. При этом предприятия обязаны сда­вать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласо­ванные с обслуживающими банками.

Сверх установленного лимита (17) деньги могут храниться в кассе для выплаты зарплаты, пенсий, пособий в течение 8-х дней, вк­лючая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях 5 дней). Но накапливать в своих кассах (11) наличные средства сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в т.ч. на оплату труда, предприятия не имеют права.

За сохранность денежных средств в кассе отвечает кассир (12), с которым заключается договор о материальной ответственности.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом кассиры обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. При этом следует помнить, что выдаваемые предприятиями счета, квитанции и другие документы не являются заменителем чека.

Кассир принимает в кассу наличные деньги от юридических лиц по приходным кассовым ордерам (24), выписанным глав­ным бухгалтером. При составлении ордера должно быть юридическое обоснование для принятия денежных средств в кассу.

В зависимости от цели средств, приходуемых в кассу, в каждом отдельном случае необходимы соответствующие обоснования. При этом счет 50 "Касса" корреспондирует (при принятии денег в кассу - дебетуется) с определенными счетами. В таблице 1 отражены различные операции, оформляемые при­ходными ордерами, и корреспондирующие счета (т. е. фиксируемая на ордере проводка).

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера оформляется квитанция к нему, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, которая выдается лицу, сдавшему деньги, только после получения их кассиром.

Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется также дата оформления ор­дера. В графе "корреспондирующий счет, субсчет" указывается кре­дитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтер­ская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В графе "Основание" указывается источник наличных денег, приходуемых в кас­су, то есть отражается содержание финансовой операции (это может быть выручка от реализации, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т. д.). Кассовые документы составляются на основании первичных документов (20), оформляющих хозяйственную операцию, которая здесь указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса - это авансо­вый отчет, задолженности по недостачам - акт, и т. д.)

Таблица 8.1 - Кассовые операции, оформляемые приходным кассовым ордером.

№ п/п	Операция	Основание	Кредит счета
1.	Зарплата из банка, средства на хозяйственные нужды, командировки	Чек из чековой книжки	51
2.	Наличная выручка	Справка-заявление о принятии выручки или авансовый отчет	90-1, 91-1
3.	Возврат неиспользованной подотчетной суммы	Авансовый отчет	71
4.	Взносы в уставный капитал	Выписка из устава или мз протокола собрания	75
5.	Наличный займ от предприятия или физического лица	Двухсторонний кредитный договор	66,67
6.	Безвозмездное спонсорское получение денег	Письмо-заявление о приеме средств с визой руководителя	86, 91-1
7.	Внесение средств в погашение недостач по результатам инвентаризации	Акт результатов инвентаризации и выписка из протокола собрания	73-2
8.	Возврат ссуды, полученной работником на строительство, садовый участок и т. д.	Договор с работником, выписка из протокола собрания	73-1
9.	Получение наличной арендной платы а) текущая аренда, финансируемая аренда 6) за следующие периоды	Двухсторонний арендный договор	а) 76 6) 98-1
10.	Получение аванса	Договор	62
11.	Излишки, выявленные при инвентаризации кассы относятся в доход предприятия	Акт результатов инвентаризации	91-1

Выдачу наличных денег кассир оформляет расходным кассовым ордером (25)), расчетно-платежными или платежными ведомостями на выдачу аванса, зарплаты, заявле­нием о произведенных расходах с приложением чеков, счетов и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного ордера.

Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером . При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего лич­ность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан и забирает расписку получателя.

Приходные кассовые ордера в квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть за­полнены бухгалтером четко без исправлений, даже оговоренных. В этих документах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на руки ли­пам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача средств может производиться только в день составления кассовых ордеров. Приходные и расходные ордера немедленно по­сле их получения и выдачи по ним денег подписываются кас­сиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом "Оплачено" с указанием даты.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации .Расходные ордера, оформленные на платежные ведомости, регистрируются только после выдачи по ним средств .

На расчетно-платежной ведомости фиксируется срок выдачи средств. По истечении сроков оплаты по ведомости кассир:

а) против невыплаченных сумм делает запись "Депонировано";

б) составляет реестр депонированных сумм;

в) в конце ведомости проставляет фактически выплаченные и не­дополученные суммы;

г) заверяет своей подписью, записывает в кассовую книгу (13) факти­чески выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп с ука­занием номера соответствующего расходного ордера.

Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется общий расходный кассовый ордер.

Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнуро­вана и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, за­меняющему его документу. Ежедневно он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной экземпляр вместе с приходными, расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Отчет кассира (19), в котором бухгалтер проставляет корреспон­денцию счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 "Касса".

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, a также Методическими указаниями по инвентаризации (8) имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49) на предприятиях в сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров, производится внезапная ревизия (27) кассы с пол­ным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой дру­гих ценностей, находящихся в кассе; при этом остаток средств све­ряется с данными учета по кассовой книге. Для проведения ревизий приказом руководителя назначается постоянная комиссия, составля­ется акт. При обнаружении ревизией недостачи иди излишка ценностей в кассе указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

Д-т 50 «Касса» К-т 91/1 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира), что и отражается бухгалтерской записью:

Д-т 94 Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 50 «Касса» и одновременно:

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91/2 «Прочие доходы и расходы» К-т 94

Учет валютных, экспортных и импортных операций регламентируется нормативными документами, которые можно разделить на две группы. Первая группа - законодательные и нормативные акты в области валютного регулирования, внешнеэкономической деятельности и валютного контроля на территории России. Вторую группу составляют документы, определяющие методологию бухгалтерского учета валютных операций и внешнеэкономической деятельности.

Основным нормативным документом в области бухгалтерского учета операций в иностранной валюте при этом является Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2000).

Бухгалтерский учет валютных операций, с одной стороны, формирует полную картину внешнеэкономической деятельности организации, а с другой - отражает состояние активов, капитала и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в связи с тем, что бухгалтерский учет в России ведется в едином денежном измерителе -рублях, возникает необходимость в пересчете конкретных сумм иностранной валюты в рубли при отражении в учете валютных операций, в результате которого возникают суммовые и курсовые разницы.

Суммовая разница (28) образуется тогда, когда по условиям договора денежное обязательство одной стороны подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте. Суммовые разницы могут возникать, например, на счетах расчетов, где отражаются денежные обязательства в рублях на дату их возникновения и затем показывается фактическая сумма в рублях, полученная или уплаченная на день платежа. Появившаяся суммовая разница корректирует или стоимость полученного имущества, или стоимость полученных средств за проданную продукцию (работы, услуги).

Курсовая разница (16), согласно ПБУ 3/2000, представляет собой разницу между рублевой оценкой валютного актива или обязательства по курсу на дату расчета и рублевой оценкой его на дату принятия к бухгалтерскому учету. Возникающие курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов; положительные отражаются по кредиту этого счета, а отрицательные — по дебету.