5.4.3 Оценка поставщиков

При оценке поставщиков (субподрядчиков), с которыми уже существуют связи, очень важно вести подробную регистрацию информации о поставках, а именно: о количестве изделий (материалов), которые были получены, количество забракованных изделий, о соблюдении графиков поставок, о доле этого поставщика (субподрядчика) в общем объеме поставок изделий (материалов) за определенный период.

Признание системы качества поставщика (субподрядчика) со стороны таких важных заказчиков, как оборонный комплекс и органы сертификации, может быть использован при оценке поставщика. Однако необходимо убедиться в том, что оборудование поставщика (субподрядчика) обеспечивает уровень технического процесса в соответствии с требованиями качества поставляемого изделия.

Необходимо также проверить, имеет ли поставщик (субподрядчик) производственные мощности и финансовые средства, чтобы выполнить заказ по дополнительной поставки, продолжая выполнять заказы своих клиентов. При однократных закупках или закупках небольшими количествами заказчик должен провести детальную контрольную проверку и испытания ранее использование изделий (материалов).

Поставщики (субподрядчики) должны регистрироваться по конкретным изделиям и на ограниченный период, например, на два года.

Наряду с текущим контролем поставляемых изделий, предприятие должно осуществлять периодическую проверку того, зарегистрированы поставщики (субподрядчики) поддерживают установленные характеристики качества своей работы. Для осуществления таких периодических проверок в отделе, который занимается материально-техническим снабжением, формируется контрольная или ревизионная группа. Все выводы должны регистрироваться, а данные использоваться для корректировки регистрационного списка утвержденных поставщиков (субподрядчиков).

Для дополнения или исключения зарегистрированных названий должны быть установлены соответствующие критерии. Успешные поставки начинаются с четкого определения требований, которые указаны в условиях контракта, чертежам и заказам на поставку, предоставляемые поставщику (субподрядчику).

Нужно разработать соответствующие методы, которые гарантируют, что требования к поставке определены, переданы и полностью понятны поставщику (субподрядчику). К этим методам могут быть включены процедуры подготовки документации на поставку, встречи представителей предприятия с поставщиками (субподрядчиками) до подачи заявки на поставку и другие методы.

5.4.5 Документация на поставку

Документация на поставку должна содержать данные, характеризующие заказанное изделие. Эта информация включает такие элементы, как:точная идентификация изделия и сорта;инструкции по контролю;нормативный документ (стандарт, технические условия), который применяется.

Все требования к изделию, а также методы контроля (испытаний), должны соответствовать принятым стандартам (в т.ч. международным) или техническим условиям. Статус всех документов, на которые есть ссылки в заказе, необходимо определить.

Требования к промежуточного контроля должны быть установлены в заказе на поставку как "критические точки". Это те этапы процесса производства, после которых необходимо провести контроль.

В заказе на поставку должно быть оговорено предоставление поставщиком (субподрядчиком) копий актов испытаний. До подачи заказа на поставку поставщику (субподрядчику) заказчик должен тщательно проверить точность и правильность заказа на поставку. Любые изменения в заказе на поставку, сделанные позже, нужно анализировать и разрешать их применения уполномоченным лицом, утверждала заказ.

При подготовке заказа необходимо обратить внимание на следующие моменты:

заказчик должен установить, будет ли он утверждать материал для его использования в производстве; если необходим образец, то в заказе указывают его размеры, способ отправки и описание испытаний, которые будут выполняться над этим образцом;

должна быть четко определена методика санкционированных отклонений от чертежей и технических условий или от определенных требований к качеству, а если никакие отклонения невозможны, то это должно быть оговорено; в заказе указывают место и метод контроля, способ выборки (при выборочном контроле), методику устранения отбракованных изделий и повторного представления исправленных изделий;нужно указать, как маркируется, упаковывается и транспортируется изделие;

для устранения разногласий должны детально определяться условия гарантии, методики подачи жалоб и решения спорных вопросов.

Система проверки соответствия продукции, поставляемой требованиям заказчика, должна быть согласована до окончательного оформления заказа на поставку.

Для подтверждения соответствия изделия требованиям можно использовать один из следующих методов:

- заказчик полагается на систему качества поставщика (субподрядчика);

- поставщик (субподрядчик) предоставляет данные испытаний или данные по управлению технологическим процессом;

- заказчик проводит выборочный контроль (испытания) при получении изделий;

- контроль осуществляется поставщиком (субподрядчиком) до отправления или при производстве по договоренности;проводится сертификация независимыми органами по сертификации.

Заказчик указывает в заказе на поставку, будет конечный пользователь (если он есть) выполнять любые работы по проверке продукции на предприятии поставщика (субподрядчика).Установка и согласования методов проверки должны предусматривать обмен данными с контроля и испытаний для повышения качества изделий. Регистрация данных о качестве покупаемой продукции должна проводиться не только как свидетельство контроля закупок, но и как средство текущего контроля по работе поставщиков (субподрядчиков).

Крупные предприятия могут иметь систему составления рейтинга поставщиков (субподрядчиков) на основе объективных критериев. Данные о качестве закупок могут также сформировать базу для анализа технических условий и методов контроля при следующих закупках. Целесообразно разработать стандартные методы и формы для регистрации и контроля за поставками. Если есть возможность, эти данные вводятся в компьютер для облегчения обработки и использования.

Предприятие должно не только подробно ознакомить поставщиков (субподрядчиков) с собственными требованиями к качеству изделий, но и разработать совместные мероприятия с поставщиками (субподрядчиками) для решения проблем, связанных с качеством.

Изделия, поставляемые заказчиком (потребителем), являются изделиями, принадлежащих заказчику (потребителю) и предоставляются предприятию (поставщику) для использования с целью удовлетворения конкретных требований. Предприятие (поставщик) принимает на себя ответственность за идентификацию, обслуживание, хранение, погрузочно-разгрузочные работы и использования в течение периода, когда эти изделия находятся у предприятия (поставщика).

При получении изделий от заказчика (потребителя) предприятие (поставщик) имеет право организовать обследование изделий во время их получения для проверки идентичности, подтверждения количества, определение дефектов, возникших при транспортировке. Если в контракте предусмотрен контроль или испытания при получении, то эта процедура должна сопровождаться выполнением соответствующих регистрационных записей;обеспечить правильное хранение, погрузку - выгрузку и обслуживание на период, пока изделие находится у поставщика;использовать принцип "первым подошел - первым обслуживается"; периодически проверять изделия при хранении для выявления порчи изделий и определения их текущего состояния; идентифицировать и обеспечить охрану изделий с целью предотвращения несанкционированного использования, учитывая то, что изделие является собственностью заказчика (потребителя).

Если во время периодических проверок или использования изделия обнаружены дефекты или несоответствия, предприятие (поставщик) немедленно извещает об этом заказчика (потребителя) для принятия решения относительно принятия мер.Заказчик (потребитель) предоставляет предприятию (поставщику) полную информацию относительно правильного использования и обслуживания поставляемых изделий.