26. Характеристика основных этапов анализа выполнения процессов.

30. Анализ процесса по отношению к заданным требованиям.

Любой процесс может быть подвергнут анализу по отношению к заданным требованиям. Эти требования могут быть установлены как самой компанией, так и внешними организациями. Кроме того, процесс можно сравнивать с аналогичными процессами на других предприятиях (т.е. проводить его бенчмаркинг). Анализ процесса по отношению к заданным требованиям можно назвать управленческим аудитом процесса. Для проведения аудита в организации должны быть выделены соответствующие ресурсы: персонал, инфраструктура, финансы и др. Схема, изображенная на рис. 6.13, поясняет смысл аудита процесса.

Команда, осуществляющая аудит (на рис. 6.13 ее деятельность названа "Аудит процесса"), получает информацию о процессе (в виде документов и устной информации от сотрудников) и требования к процессу в виде документов и (или) устной информации от руководителей). Результаты предоставляются руководителям верхнего уровня ("Процесс управления организацией") и руководителю, отвечающему за процесс, подвергнутый аудиту. По итогам рассмотрения результатов аудита принимаются решения по изменениям (улучшениям) процесса. Следует подчеркнуть, что при проведении аудита процесса стоит уделять особое внимание тому, как осуществляется управление процессом.

31. Способы изменения технологии процесса.

Исключение ненужных повторений (делать правильно с первого раза) Типичной ситуацией является повторение отдельных операций процесса или процессов в цепочке создания ценности.

Повторение может возникать по разным причинам, в том числе вследствие:

• переделок продукции (возврат на предыдущие этапы процесса возникает вследствие необходимости исправления недостатков в продукте или услуге);

• неполностью выполненного объема работ (требуется доработка продукта или услуги);

• неполучения заданного результата (после выполнения ряда операций выясняется, что ожидаемый результат не достигнут);

• недостаточной удовлетворенности клиента (требуется повторить процесс или его отдельные операции);

• неэффективно спроектированной технологии выполнения процесса (т.е сама технология предполагает возвраты и повторное выполнение операций без добавления ценности результату процесса);

• прочего.

Параллельное выполнение процессов Параллельная организация выполнения процессов является одной из хороших возможностей улучшения деятельности организации. При выполнении анализа процессов следует выяснить, какие из них можно осуществлять параллельно. Параллельное осуществление может сократить общее время выполнения цепочки процессов в целом. Однако на практике возникают ограничения, не позволяющие организовать параллельную работу. В первую очередь речь идет о ресурсах. Например, у организации может не хватать:

• сотрудников и помещений;

• площадей, позволяющих разместить оборудование для параллельной обработки продукции;

• финансовых ресурсов и т.п.

Часто организовать параллельное выполнение процессов невозможно из-за проблем, связанных с управлением. Руководители не способны наладить параллельную работу, предпочитая последовательно контролировать ее этапы.

Реализация различных сценариев процессов. Многие процессы в организации выполняются по сложной, требующей значительных ресурсов технологии. Часто по одной и той же схеме создают совершенно разные продукты (услуги). У некоторых руководителей возникают предположения, что ряд процессов можно упростить и сократить время их выполнения если убрать лишние проверки, согласования, рассмотрения и т.п. Действительно, целесообразно анализировать процессы с точки зрения возможности реализации различных вариантов их выполнения.

Устранение узких мест. Одной из важнейших возможностей совершенствования процессов является выявление и устранение узких мест. Под узким местом в цепочке процессов понимается процесс, способность которого создавать продукт (услугу) не соответствует по времени выполнения затратам, количеству дефектов, требованиям цепочки процессов в целом.

Формально самый простой способ устранить узкое место в процессе – отказаться от его выполнения и создать две (и более) параллельно выполняющиеся цепочки процессов.

В чем причины появления узких мест при выполнении процессов? При анализе последних можно рассматривать следующие причины:

• недостаток ресурсов, приводящий к невысокой производительности (пропускной способности) процесса;

• неэффективную технологию, способствующую появлению узких мест;

• неэффективное управление процессами и ресурсами, необходимыми для выполнения процессов.

Организация не всегда может обеспечить свои процессы ресурсами, нужными для выполнения процесса с требуемой производительностью. Поэтому в ряде случаев наличие узких мест неизбежно.

Включение новых процессов В некоторых случаях эффективность процессов можно повысить путем включения в систему новых процессов, которые до этого в организации не выполнялись. При их отсутствии система в целом может быть недостаточно эффективна. Такой анализ целесообразно выполнять на основе стратегических целей компании. Компания в состоянии длительное время работать без этих процессов. Часто находится много противников изменений. Для включения новых процессов в систему процессов необходимо выполнить анализ экономической целесообразности ее изменения.

.Разделение процессов Иногда бывает целесообразно изменять систему процессов организации путем разделения существующих процессов на несколько новых. Например, новый процесс может быть получен путем выделения части существующего и создания еще одного, отдельного процесса.

Изменение ресурсов процесса Еще одной возможностью улучшения процесса является изменение ресурсов, которые используются при его выполнении. . Недостаток ресурсов может быть узким местом при выполнении процесса. Поэтому анализ процессов с точки зрения обеспеченности их ресурсами представляется достаточно продуктивным. В организации многие процессы предназначены именно для обеспечения других процессов ресурсами. Наряду с анализом цепочек создания ценности нужно уделять серьезное внимание аспекту ресурсного обеспечения

Изменение входов процесса Результативность и эффективность процессов во многом определяется входами в процесс. Под входами понимаются материальные объекты и информация в различной форме. Анализ процесса будет неполным, если не проанализированы его входы.

Это можно сделать с учетом следующих аспектов:

• соответствия входов требованиям, предъявляемым процессом (технического соответствия);

• своевременности предоставления входов в процесс (соответствия плану по времени);

• полноты предоставления входов (соответствия плану по количеству); • удобства предоставления входов (т.е. работы поставщиков). Анализ указанных аспектов может выявить ряд проблем, устранение которых существенно повысит результативность и эффективность процессов.

Использование информационных технологий Использование современных информационных технологий (в случае корректного внедрения) может существенно повысить эффективность бизнес-процессов организации. Практические примеры предприятий это подтверждают. В некоторых отраслях современный бизнес без информационных технологий невозможен. Тем не менее есть много отрицательных примеров, когда информационные технологии не приносят желаемого результата. Руководители компаний подчас возлагают чрезмерные надежды на информационные технологии.