Ііі. Охорона праці

1.Описання апаратного забезпечення секретаря

Організація робочого місця секретаря керівника формується з аналізу змісту його діяльності, вимог ергономіки, гігієни і психофізіології и направлена на проектування оптимальної організації робочого місця.

Приблизний перечень оргтехніки и комп’ютерних засобів, застосованих в роботі секретаря:

1) засобі малої оргтехніки (письмові принади: ручки, папір, олівці, ластики и т. д.);

2) засоби складання та виготовлення текстових документів (комп’ютер, диктофон, принтер, сканер, при необхідності – друкувальна машинка);

3) засоби обробки паперових документів (скріплюючи машини, ріжуче обладнання, адресоване обладнання, машина для знищування документів);

4) засоби збереження та пошуку документів (картотеки різних типів, шафи та полки, сейф);

5) засоби зв’язку (телефон, радіотелефон, радіо, телетайп, факс, мережна плата для локальної мережи засоби оперативної диспетчерського зв’язку, електронна пошта, модем);

6) копіювальні засоби та апарати;

7) шредер для оперативного знищення секретної інформації

8) офісні меблі та обладнання.

Засоби малої оргтехніки необхідні при любому рівні автоматизації роботи секретаря. Ручки та олівці у секретаря повинні бути у практичному стані, папір із запасом, так як у відвідувачів, членів наради їх може не буди в потрібний момент, а технічне забезпечення переговорів та нарад – його посадовий обов’язок.

В засобах складання та створення текстових документів усе найчастіше на перше місце виходить комп’ютер, навіть при дуже маленькому документу-обміну. Створені з його допомогою документи мають естетичні більш наглядний вид завдяки різних шрифтів та кольорового оформлення, що не може не відобразиться на документі та допомагає створити гарі враження автора документа.

Диктофони незамінні в разі, коли необхідно безшумне та точне відображення звукової інформації.

Сканер – зручний пристрій для вводу в комп’ютер великої кількості текстової та графічної інформації, а також документів в систему автоматизованого документообороту.

2. Організація робочого місця секретаря на підприємстві

Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в організації. Оскільки секретар - „обличчя фірми”, то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов’язків, утому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні зазвичай розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх відвідувачів.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це означає, що він стомлюється, тому в нього повинна бути можливість зручно витягувати ноги, вільно вставати, змінювати позу, щоб працювати на ПК, читати.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог гігієни і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безшумно висуватися. Велику шухляду найкраще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т. ін. Необхідно постійно стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам´ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники. їх розміщують таким чином, щоб вони були Доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря. Користуватися своїм ПК, телефоном, іншими засобами без нагальної потреби відвідувачам дозволяти не слід, тому що це може призвести до серйозної поломки, а також до розповсюдження службової інформації серед сторонніх.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, тому спитають в разі пошкодження за все у першу чергу з нього і стягувати за поломки теж будуть із Нього. Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями.

Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи. При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

• Наявність підходів до меблів і устаткування;

• Порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

• Потреба в специфічних умовах;

• Можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.