Розділ 2. Професійна комунікація

Тема 4. С.Р. № 9. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації – с. 267-230

1. Документ - основний вид ділового мовлення.

2. Класифікація документів.

3. Національний стандарт України.

4. Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

5. Вимоги до бланків документів.

6. Оформлювання сторінки.

7. Вимоги до тексту документа.

Тема 5 с. Р. № 10-11. Документація з кадрово-контрактних питань

1. Рекомендаційний лист – с. 326-327, с. 465 – 470.

2. Особовий листок з обліку кадрів – с. 330.

3. Трудова книжка – с. 333-338.

4. Трудовий договір – с. 330-342.

5. Контракт – с. 342 – 347.

6. Трудова угода – с. 347 – 349.

1. Рекомендаційний лист

Складання рекомендаційних листів – досить делікатна і непроста справа. В нашій країні тривалий час просто нехтували цим видом документів, хоча за кордоном такі листи завжди входили до складу ділового листування. Отже, нині доводиться опановувати цей вид стосунків заново, спираючись на загальні правила листування та беручи до уваги досвід зарубіжних колег у цьому питанні.

Рекомендаційні листи складаються з різних приводів: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, влаштування на нову роботу або збирання інформації про ділових партнерів. Може скластися помилкове враження, що рекомендація і характеристика виконують одну й ту саму функцію. Втім, це не так, оскільки рекомендаційний лист має кілька істотних відмінностей від характеристики або відгуку.

Рекомендація не завжди дається за місцем роботи. Отримати рекомендацію можна від людини, яка добре знає рекомендованого, його професійні та особистісні якості, коло інтересів, наукові досягнення тощо. Той, хто дає рекомендацію, повинен мати досить високий авторитет і визнання у своїй сфері діяльності, репутацію моральної людини. Це необхідні умови, оскільки йдеться про об’єктивність оцінки. А будь-яка організація заінтересована у кваліфікованих і лояльних співробітниках.

Рекомендації використовуються і в комерційному листуванні. На початку співробітництва з будь-якою компанією бажано зібрати інформацію про стабільність можливого партнера, його платоспроможність, репутацію керівництва тощо. Багато фірм, вперше звертаючись із замовленням до продавця, висилають йому назви і адреси кількох компаній, з якими співпрацюють, а також назву банку, в якому відкрито розрахунковий рахунок. Якщо виникають якісь сумніви щодо потенційного покупця, фірма-продавець робить запит на рекомендацію. У такому листі варто зазначити назву фірми, про яку хочете здобути інформацію, вартість замовлення, зробленого фірмою, і попросити поради. При цьому необхідно згадати, що вся отримана інформація залишиться конфіденційною. У бізнес-середовищі існує непорушне правило – на листи-запити про платоспроможність відповідають завжди. Відомості даються правдиві й точні, наскільки це можливо. Керівник будь-якої компанії розуміє, що він також може опинитися в такій ситуації, тому цих правил дотримуються всі учасники бізнес-процесу.

Реквізити:

• назва документа і заголовок;

• текст;

• підпис;

• печатка (необов’язковий реквізит);

• дата.

Рекомендаційні листи складаються, як правило, з двох частин:

1. У першій частині вказуються мінімальні відомості про рекомендованого: скільки часу, звідки, з якого боку його знаєте, з якими його працями чи досягненнями знайомі та ін.

2. У другій частині має бути чітко сформульоване те, заради чого, власне, й пишеться рекомендація: рекомен­дую чи не рекомендую. Врешті-решт висловлюється го­товність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

У першому абзаці тексту рекомендаційного листа варто зазначити, протягом якого часу ви знаєте людину, якій даєте рекомендацію, ким ви їй доводитесь. Якщо це ваш співробітник, то необхідно вказати тривалість його роботи у вашій організації, виконувані ним обов’язки, перелічити проекти, в яких він брав участь, ефективність діяльності та досягнуті результати. Наприкінці абзацу можна підбити підсумок усього зазначеного й висловити свою думку щодо рекомендованого.

У другому абзаці дайте більш докладну характеристику людини з погляду її професійних навичок: уміння виконувати певні завдання, роль у командній роботі, вияв як позитивних, так і негативних якостей.

У наступному абзаці варто зупинитися на особистісних якостях та особливостях поведінки: враження, яке людина справляє при спілкуванні та взаємодії з іншими членами колективу, відповідальність, лояльність, доброзичливість тощо. На завершення повідомте, чи маєте ви якісь зауваження щодо відповідності людини, яку рекомендуєте, тій посаді, на яку вона претендує: безумовно рекомендуєте, з деякими застереженнями, не рекомендуєте. Це варто зробити, оскільки склавши рекомендаційного листа, ви висловлюєте свою готовність нести певну відповідальність за людину, яку рекомендуєте.

Якщо рекомендація потрібна вам, зверніться до людини, яка вас добре знає й готова поручитися за вас своїм авторитетом і репутацією. Не варто просити рекомендацію в малознайомої людини, хоч би яку високу посаду вона обіймала, оскільки в цьому разі ви ставите в незручне становище і себе, і цю людину.

У тому разі коли вам доводиться писати комусь рекомендаційного листа, то передусім зважте всі «за» і «проти». Якщо ви давно і добре знаєте людину і вважаєте її гідною вашої підтримки, то сміливо рекомендуйте. Якщо ж про рекомендацію вас просить людина, у професійних і особистісних якостях якої ви не впевнені, то не погоджуйтесь на цей крок. Пам’ятайте: ви ставите на карту своє добре ім’я.

Зауважимо, що рекомендація не обов’язково має бути своєрідною одою. Якщо ви щиро хочете підтримати людину, то розумніше буде тактовно вказати на її недоліки і тим самим запобігти можливим непорозумінням. Також ви можете в такому листі дати пораду – на якій посаді можуть виявитися найкращі якості працівника і не матимуть значення певні недоліки.

Існує ще один вид рекомендацій – так звані закриті. Вони містять негативну інформацію про претендента. Якщо ви вважаєте, що людина не відповідає вимогам, пропонованим здобувачам на посаду, то треба про це сказати. Такий вид рекомендаційного листа може містити поради щодо виправлення ситуації, особливо якщо це стосується професійних якостей.

Наприкінці рекомендаційного листа зазвичай вказуються контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо.

Хотілося б також зазначити, що на практиці нерідко трапляється, що характеристику або рекомендаційного листа складає сам претендент на посаду. Багатьом притаманне перебільшення своїх позитивних якостей і зведення «до нуля» недоліків.

Втім, абсолютно об’єктивна оцінка такого складного явища, як людська особистість, практично неможлива. Тому менеджери з персоналу (працівники кадрових служб, члени атестаційних комісій), як правило, складають особисте враження про людину зі спілкування з нею, помічаючи її сильні та слабкі сторони. Потім ця інформація порівнюється з тим, що написано в характеристиці (відгуку, рекомендаційному листі), вносяться корективи й ухвалюються відповідні рішення.

Разом з рекомендаційним листом можна вкласти в конверт візитну картку, а ім’я того, кого рекомендують, можна написати олівцем.

РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ

Петренку М. І.

Я, декан фінансового факультету Дніпропетровської державної фінансової академії Іванова О.П., даним листом підтверджую, що Петренко Микола Іванович дійсно пройшов навчання у зазначеній вище академії у період з 2007 по 2012 рік на фінансовому факультеті (денна форма). Після закінчення академії отримав диплом магістра за спеціальністю «Фінанси і кредит» (спеціалізація «Фінансовий менеджмент»). Під час навчання в академії Петренко М.І. зарекомендував себе найкращим чином, а саме: усі екзамени склав виключно на «добре» та «відмінно», неодноразово брав участь в студентських олімпіадах, конференціях, семінарах. У 2011 році отримав диплом (І місце) за результатами конкурсу наукових робіт за темою «Формування та реалізація пріоритетних напрямів соціально-економічного розвитку регіонів в умовах реформування системи державних органів»; брав активну участь у суспільному житті академії (робота у студентському самоврядуванні факультету, учасник дебатного клубу та спортивних змагань).

Петренку М.І. притаманні аналітичний склад мислення, цілеспрямованість, наполегливість у досягненні мети, відповідальність, а також високий рівень комунікабельності.

Декан фінансового факультету

Дніпропетровської державної фінансової академії,

к.е.н., доцент О.П. Іванова

(056) 571-37-21

РЕКОМЕНДАЦІЙНИЙ ЛИСТ

до подання щодо призначення

(погодження призначення) на посаду

_______________________________________________________________

(назва посади)

Прізвище, ім’я та по батькові ________________________________________________

Число, місяць, рік народження _______________________________________________

Громадянство _____________________________________________________________

Освіта, спеціальність _______________________________________________________

Науковий ступінь, вчене звання ______________________________________________

Посада, яку займає на даний час,

з якого часу _______________________________________________________________

Досвід роботи на господарській

роботі ___________________________________________________________________

Досвід роботи на державній

службі ___________________________________________________________________

Характеристика ділових якостей _____________________________________________

Оцінка рівня обізнаності із станом справ та

соціально-економічною ситуацією в

регіоні ___________________________________________________________________

Знання законодавства, що регламентує діяльність

Органів державної влади, органів місцевого

самоврядування ___________________________________________________________

Перебування у кадровому резерві ____________________________________________

Відомості про підвищення

кваліфікації, стажування ____________________________________________________

Державні нагороди та відомчі

відзнаки __________________________________________________________________

Сімейний стан _____________________________________________________________

Характеристика моральних якостей ___________________________________________

Відомості про дисциплінарні та

інші стягнення _____________________________________________________________

Відомості про судимість або

перебування під слідством ___________________________________________________

Посадові особи, що рекомендують

кандидата для призначення на

зазначену посаду ___________________________________________________________

____________________ _________ ______________________

(посада керівника) (підпис) (ініціали та прізвище)

Рекомендаційний лист

Тимошенко Сергій Володимирович був прийнятий в нашу компанію на посаду фінансового менеджера. Він здійснював бюджетне планування і ведення фінансової звітності. В обов’язки С.В. Тимошенка входила також своєчасна підготовка щомісячного фінансового кошторису і підготовка зведених звітів для фінансового директора.

Особливо слід відзначити його великий внесок в роботу компанії по впровадженню нової системи обліку рахунків і товарних залишків на складі. Він показав себе ініціативним, грамотним фахівцем і добросовісним співробітником.

Я без вагань рекомендую його на аналогічну посаду в іншу компанію.

Фінансовий директор Солошенко М.А.

Рекомендаційний лист

Підтверджуємо, що Донченко Ігор Іванович в період з 14 травня 1997 року по 1 січня 2000 року працював у нашій компанії на посаді менеджера.

Ігор Іванович був задіяний в просуванні нового товару на ринок. Особливо хочеться відзначити його організаторські здібності, уміння швидко знаходити і налагоджувати зв’язки як із зарубіжними, так і з українськими партнерами. Завдяки своїм знанням і працездатності, він в короткі терміни зумів розібратися з технологічними особливостями нового продукту. Не дивлячись на стислі терміни і несприятливі обставини, йому вдалося досягти виконання показників згідно бізнес-плану.

Донченко І.І. розробив і провів ряд семінарів і тренінгів для дилерів, що сприяло просуванню товару на ринку.

Ми вдячні Ігорю Івановичу за успішну співпрацю. Якщо інформація в рекомендаційному листі не здалася вам вичерпною, буду радий відповісти на запитання.

Генеральний директор Шумейко М.І.