7.7. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общероссийскими классификаторами, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим базам данных организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, своевременность, достоверность и конфиденциальность используемой информации.

Сотрудник должен быть информирован о том, имеет ли он право:

• снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов;

• делать в процессе работы пометки на документе о времени его фактического поступления на исполнение, ходе промежуточного исполнения, телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результатах окончательного исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить папки для документов с указанием своей фамилии и промаркированные, например: «срочно», «на исполнении», «к докладу» «на подпись», «на отправку» и др., исходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководителя структурного подразделения должны передаваться другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

Исполнители в соответствии с поручением руководителя подготавливают внутренние или исходящие документы.

Прием исполненного документов, снятие с контроля. Документ считается исполненным и снимается с контроля:

• после фактического выполнения поручений по существу,

• документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам;

• если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На таком документе делается соответствующая отметка об исполнении.

Помещение исполненного документа в дело. После проставления отметки об исполнении исполнитель обязан возвратить документ на место постоянного хранения. Вместе с ним в дело подшивается и второй экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению и списанию.