7.4. Регистрация документов

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация преследует три цели:

• учет документов,

• контроль за их исполнением,

• справочную работу по документам.

На регистрируемых документах после предварительного их рассмотрения в штампе «Отметка о поступлении документа в организацию», в котором уже в экспедиции была отмечена дата поступления, проставляется порядковый номер документа.

Факсимильное изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется лишь порядковый номер.

Министерство финансов РФ

Дата №

Регистрационный номер не проставляется на приложениях, проспектах и каталогах и др.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

7.5. Рассмотрение документов руководством учреждения, оформление резолюций

Документы должны рассматриваться руководителем, как правило, в день поступления документов в учреждение. При этом документы особой важности и с пометой «Срочно» изучаются в первую очередь.

Решение по сложным документам принимается в течение более длительного времени, но в срок не свыше 2 дней. Функции руководителя по работе с входящими документами заключаются в ознакомлении с каждым документом, оценке возникшей ситуации, принятии решения и оформлении его в виде резолюции. Резолюция - это способ административного воздействия, организующего деятельность исполнителей.

Обязательное требование к резолюции - ее адресность. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является сотрудник, который назван первым.

Резолюции должны быть построены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные вопросы к руководителю. Текст резолюции должен быть кратким, четким и корректным.

Содержание действия, безусловно, будет зависеть от квалификации исполнителя: чем она выше, тем большую свободу действий можно ему предоставить. Помимо адресата и содержания действия резолюция должна определять порядок выполнения этого действия и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Резолюция пишется от руки в верхней части документа, над текстом. Если там нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. Многие руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его к документу. Это придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, плохо обеспечивает сохранность резолюции (лист с резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка изымается и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Таким образом, резолюция должна включать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание исполнения, срок исполнения, подпись руководителя, дату.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем, а не помощником или секретарем. После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в канцелярию для регистрации и направления на исполнение.

Срочные особо важные документы рекомендуется передавать руководителю до регистрации. Предварительно с ними могут быть ознакомлены соответствующие специалисты.

После рассмотрения руководителем документы возвращаются в канцелярию для переноса в экземпляры РКК резолюции и внесения отметки о направлении дальнейшего движения документа.