7.3. Предварительное рассмотрение и распределение документов

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов выполняется наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы, хорошо знающими функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Цель предварительного рассмотрения - распределение документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Без предварительного рассмотрения передаются документы:

• адресованные руководителю предприятия и его заместителям,

• содержащие информацию по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности предприятия или относящиеся к компетенции нескольких руководителей и подразделений,

• адресованные в конкретные структурные подразделения,

• адресованные конкретным должностным лицам.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказываю следующие нормативно-методические и справочных материалы:

• положение об организации и ее структурных подразделениях;

• должностные инструкции;

• номенклатура дел;

• перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

• технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Формируются следующие группы документов:

• группа документов, адресованных руководству учреждения или учреждению без указания структурного подразделения;

• группа документов, адресованных структурным подразделениям, в том числе специфических документов (плановых, снабженческих, бухгалтерских и т.п.) функциональных структурных подразделений и ответных документов на запросы подразделений;

• группа предложений, заявлений и жалоб граждан, в том числе адресованных структурным подразделениям.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ (например, в канцелярии).

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то секретарь или помощник руководителя находят их и передают руководителю учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой.

В подготовленных для передачи руководителю документах делают разметку, т.е. выделяют заголовки и некоторые другие реквизиты цветом, подчеркиванием и др. Помощники могут также предварительно готовить варианты проектов решения по документу, подбирать необходимые материалы, консультироваться с ведущими специалистами отрасли.

Документы, предназначенные для передачи руководителю, укладываются в папки в определенном порядке. Документы, требующие первоочередного рассмотрения, могут укладываться в отдельную папку, а при небольшом повседневном количестве докладываемых документов – помещаться сверху в одной папке с другими документами.

Папки с подготовленной соответствующим образом корреспонденцией передаются из экспедиционного отдела в секретариат организации, а оттуда – непосредственно ее руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций.

Руководитель организации, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение принято руководителем и зафиксировано в резолюции. Сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

Если в организации налажена четкая организация документооборота, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указаний по исполнению непосредственно от него.

При рассмотрении поступившего документы учитываются:

• важность его содержания;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа; Место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

• реальная срочность исполнения документа;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

Процедура предварительного рассмотрения документов позволяет:

• освободить руководителя от рассмотрения всего объема поступивших документов, среди которых имеется типовая документация, запросы и пр., не требующие его компетенции и не имеющие принципиального характера;

• предотвратить возможные срывы исполнения документов в необходимые сроки.

Руководству, как правило, направляются следующие документы:

• из администрации Президента РФ (указы),

• из правительственных органов (постановления),

• от органов представительной и исполнительной власти,

• документы вышестоящих организаций,

• жалобы на действия подчиненных должностных лиц,

• другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.

Документы, адресованные в организацию без указания конкретного структурного подразделения или должностного лица, подлежат обязательному предварительному рассмотрению работником службы ДОУ.

Начальник канцелярии или его заместитель (референт) знакомится с содержанием поступивших в канцелярию документов и распределяет их по руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от характера затронутых в документах вопросов.

Документы, не требующие принятия решения на уровне руководства учреждения, распределяются по структурным подразделениям. На документе делается помета с указанием индекса подразделения или фамилии специалиста. Такая помета имеет силу резолюции руководителя.

Основная часть поступивших документов (около 80%) направляется из канцелярии в структурные подразделения для исполнения или ознакомления и использования в работе. На документах, которые в последующем должны храниться в делах канцелярии, ставится штамп «Подлежит возврату». В экземплярах РКК делается отметка о передаче документа: указываются индекс подразделения, дата, фамилия лица, которому передан документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную картотеку канцелярии, второй экземпляр вместе с документом направляется в документационную службу структурного подразделения. Дополнительный экземпляр РКК на контролируемые документы передается в группу контроля канцелярии.

Одновременно идет подсчет и внесение в учетную таблицу количества поступивших документов.

В значительной степени процесс предварительного рассмотрения облегчает настольное сортировочное устройство: лотки, секции, ячейки, на которые наклеены этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей организации, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов можно использовать специальные папки с разделителями. Документы всех групп до передачи их на дальнейшую обработку могут быть в пакетном режиме введены канцелярией в АСДОУ.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и распределение документов ведется аналогичным образом секретарем, инспектором или лицом, ответственным за обработку документов.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в специальное подразделение - Бюро писем. Бюро производит регистрацию и предварительное рассмотрение письменных обращений граждан и направляет тому должностному лицу, в компетенцию которого входит право окончательного решения затронутого в письме вопроса.

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей обработке:

• отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

• адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;

• каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики;

• при наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, должны быть обработаны следующим образом:

• объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

• документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);

• ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

• запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;

• подлежащей передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

• факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.