Тема 7. Технология обработки поступающих (входящих) документов

7.1. Определение понятия «входящие документы». Общая организация работы с входящими документами

Входящие документы – это те документы, которые поступают в организацию извне по различным каналам связи (преимущественно по почте). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Общая организация работы с входящими документами

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые операции:

• Прием документов, доставка их с почтового узла (получение по другим каналам).

• Первичная обработка (распаковка, сортировка) документов.

• Предварительное рассмотрение и распределение документов.

• Регистрация документов и ведение справочно-информационной системы.

• Передача документов руководителю.

• Рассмотрение документа руководством, оформление резолюций.

• Регистрация резолюции, постановка документа на контроль исполнения.

• Направление документов на исполнение в структурные подразделения.

• Исполнение и контроль исполнения документов.

• Прием исполненного документа, снятие его с контроля.

• Помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение.

Блок-схема работы с входящими документами

Прием документов, доставка их с почтового узла

↓

Первичная обработка документов (распаковка, сортировка)

↓

Предварительное рассмотрение и распределение документов

↓

Регистрация документов

↓

Передача документов руководителю

↓

Рассмотрение документов руководителем, оформление резолюции

↓

Регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения

↓

Передача документов исполнителям или в структурные подразделения

↓

Исполнение и контроль исполнения документов

↓

Прием исполненного документа, снятие с контроля

↓

Помещение исполненного документа в дело

↓ ↓ ↓

Работа с документом

Текущее и архивное хранение

Списание и уничтожение

7.2. Прием и первичная обработка документов

Поступление документов в организацию, т.е. получение их в почтовом отделении или по другим каналам, производится уполномоченным сотрудником учреждения. В нерабочее время корреспонденцию принимает дежурный сотрудник учреждения.

Если доставку корреспонденции из почтового отделения в учреждение осуществляют сотрудники этого учреждения, то они укладывают проверенную и документально оформленную почту в запирающийся на замок портфель (сумку и т.п.) и пломбируют (опечатывают) его. Доставка осуществляется на служебном автотранспорте, при доставке особо важной почты организуется ее охрана.

Корреспонденция может доставляться в экспедицию почтовыми работниками, поступить в экспедицию от курьеров других учреждений и посетителей.

Получение документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта) осуществляется уполномоченными сотрудниками непосредственно в организации. На особо важные сообщения испрашивается подтверждение. Содержание таких документов до получения подтверждения не докладывается.

Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма.

Прием и первичную обработку документов, в том числе созданных с помощью средств вычислительной техники, в организациях с небольшим объемом документооборота выполняет специально назначенное лицо (секретарь, делопроизводитель, офис-менеджер, инспектор по делопроизводству), а в организациях со значительным объемом документооборота - одно из структурных подразделений делопроизводственной службы, например экспедиция.

При поступлении документов прежде всего проверяется правильность адресования. Это очень важная операция, так как по невнимательности отправителя в конверт может быть вложено другое письмо, и тогда адрес на конверте не совпадает с реквизитом «Адресат» на документе. Если произошло такое недоразумение, то, по правилам служебной этики, необходимо перезвонить в ту организацию, которой предназначалась корреспонденция, или отправить документ по адресу назначения. Можно также ошибочно доставленную корреспонденцию возвратить в почтовое отделение.

Затем проверяется сохранность упаковки. Если упаковка повреждена, то особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов. Проверка количества листов и наличия приложений к основному документу проводится с целью контроля и учета. При отсутствии приложений или листов в регистрационной форме в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

При получении такой корреспонденции фиксируют выявленные дефекты, в серьезных случаях составляется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту.

Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

При повреждении самого документа на нижнем поле последнего листа делают соответствующую пометку «Документ получен в поврежденном виде», отмечают механические повреждения и информируют об этом корреспондента. В ряде случаев по перечисленным выше причинам документ может быть возвращен.

Заказные и ценные письма, бандероли после проверки их количества, в необходимых случаях – веса отправления и сохранности печатей, а также телеграммы сотрудники получают под расписку в реестрах, квитанциях и учетных журналах.

Все доставленные до места назначения (обычно в отдел экспедирования) документы проходят процедуру первичной обработки, включающей в себя ряд технических операций:

1. вскрытие конвертов и проверка вложений (наличия приложений),

2. сортировка документов,

1) Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (писем с пометкой «лично»), корреспонденции, адресованной в общественные организации.

После извлечения документа из конверта проверяется соответствие адреса на конверте адресу на документе; правильность вложения, наличие, комплектность и целостность документа и всех его приложений.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается. Исключения делаются только в следующих случаях:

• отправителем документа является физическое лицо (заявления, обращения, жалобы граждан);

• в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

• в документе не проставлена дата, и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

• полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «лично» не было;

• получена доплатная корреспонденция.

На всех без исключения документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Она проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем в правом нижнем углу первого листа документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте, после чего письма передаются адресатам.

На первом этапе в штампе проставляется лишь дата поступления, при необходимости - часы и минуты, что подтверждает факт и время поступления документа в учреждение. В штампе указывается наименование организации, предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного номера.

2) Сортировка документов - это распределение поступивших документов на регистрируемые и нерегистрируемые. В нормативном правовом документе «Государственная система документационного обеспечения управления» представлен типовой перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. По усмотрению руководителя организации он может быть дополнен другими документами.

Сразу по назначению передаются документы, которые не вскрываются. Затем откладываются нерегистрируемые документы. И, наконец, документы, подлежащие регистрации.

При поступлении машиночитаемых документов (дискет, лент, машинограмм и т.д.) в экспедиции обрабатывается сопроводительное письмо к ним, а машинные носители передаются в вычислительный центр без вскрытия упаковки.