Тема 6. Организация документооборота

6.1. Понятие документооборота. Масштаб документооборота. Основные требования к документообороту. Общие принципы и методические основы организации документооборота

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Движение документов представляет собой, в сущности, движение управленческой информации, необходимой руководителям и специалистам для выполнения функций управления, принятия обоснованных решений и фактического претворения их в жизнь. Целенаправленное движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Перемещение документов в учреждении (точнее, в аппарате управления учреждений) не может быть хаотическим и случайным. Оно должно быть управляемым, т.е. выполнение творческих операций с документами (управленческой информацией) должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических (сравнительных) операций по:

• учету документов,

• справочно-информационной работе,

• регулированию распределения документов между руководителями и специалистами,

• контролю за рассмотрением и исполнением документов,

• оперативному и архивному хранению документов.

Следовательно, документооборот - это регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Число таких пунктов, быстрота перемещения между ними документов и оперативность выполнения в каждом пункте набора операций с документами определяют степень совершенства этой технологической схемы и эффективность обеспечения аппарата управления полезной и достоверной информацией.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

• прямоточность движения документов, прохождение документов кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

• избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

• обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

• единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. Данные схемы могут быть изданы в виде приложений к инструкции по ДОУ.

Эти требования сохраняют свою актуальность при автоматизации процесса обработки документной информации. Однако важнейшим требованием к документообороту становится его приспособленность к новой информационной технологии: регламентация состава автоматизированных пунктов обработки информации, автоматизированных рабочих мест и технологических операций, проводимых с их помощью, способов передачи информации между автоматизированными пунктами. При этом предпочтение должно отдаваться передаче информации по каналам связи в безбумажном виде.

К основным показателям потоков, принимаемых во внимание при организации документооборота, относятся:

• направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

• объем потока, определяемый количеством документов, проходящих через рабочее место в единицу времени;

• структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

• режим потока, определяемый периодичностью движения документов через пункты обработки.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на управленческий процесс в целом.