Лабораторна робота № 31 Тема: Побудова однотабличного звіту за допомогою Конструктора.
Мета: засвоїти прийоми роботи з Конструктором звітів для побудови однотабличного звіту
ПЛАН
1. Теорія
1.1. Загальні відомості про технологію та засоби побудови звітів
1.2. Розділи звіту та їх елементи
2. Хід роботи
2.1. Створення однотабличного звіту за допомогою Конструктора
2. 2. Перегляд звіту
2.3. Включення в звіт обчислюваного поля і додавання заголовка, поточної дати, номеру сторінки
2.4. Створення однотабличного звіту за допомогою Майстра
3. Контрольні питання
1. Теорія
1.1. Загальні відомості про технологію та засоби побудови звітів
Засоби розробки звітів в Access призначені для створення макету звіту, по якому може бути здійснене виведення даних у вигляді вихідного друкованого документу. Ці засоби дозволяють створювати звіт складної структури, який забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць, їх групування, обчислення підсумкових даних.
Перед початком створення звіту користувач повинен спроектувати макет звіту. При цьому визначається склад і зміст розділів звіту, розміщення в ньому значень, що виводяться з полів таблиць бази даних, і обчислюваних реквізитів, а також визначаються поля, по яких потрібно групувати дані. Для кожного рівня групування визначаються заголовки і примітки, обчислювані підсумкові значення. Крім того, оформляються заголовки і підписи реквізитів звіту і визначається порядок виведення даних в звіті. Звіт може створюватися за допомогою майстра або в режимі конструктора звітів. Звіт, створений майстром, можна допрацювати в режимі конструктора. Вибір засобу побудови звіту здійснюється у вікні, представленому на рис. 1.
Рис. 1. Вибір засобу побудови звіту
При необхідності виведення результатів рішення задачі як основа для звіту може бути використаний багатотабличний запит, на який можуть бути покладені найскладніші види вибірки і попередньої обробки даних. Конструктор звітів дозволяє легко структурувати і оформити дані, отримані в запиті.
1.2. Розділи звіту та їх елементи
При створенні звіту в режимі Конструктора у вікні спочатку відображаються порожні розділи звіту так, як показано на рис. 2.
Рис. 2. Розділи звіту в режимі Конструктора звітів
Якщо на екран не виводяться розділи ЗАГОЛОВОК ОТЧЕТА та ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА, то їх можна включити у звіт з меню ВИД – ЗАГОЛОВОК/ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА або з контекстного меню Конструктора звітів. При створенні звіту його розділи потрібно заповнити елементами відповідно до макету звіту, розробленого користувачем. В заголовку звіту відтворюються елементи, які могли б знаходитись на титульній сторінці, такі як надпис або заголовок з датою. Заголовок звіту друкується до заголовку сторінки. У верхній і нижній колонтитули звичайно поміщують заголовки і номери сторінок, а також дати. При визначенні змісту цих розділів слід виходити з вимог до оформлення окремих сторінок звіту. В області даних розміщуються поля таблиць бази даних або запитів. Якщо необхідно групувати записи по полю, у вікно Конструктора звітів можуть бути додані розділи Заголовок групи і Примітка групи. В заголовку групи, як правило, розміщуються поля, по яких проводиться групування. В примітці групи можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків по групі. Припускається до 10 рівнів групування записів, що виводяться. В процесі конструювання за допомогою команд меню або кнопок панелі інструментів конструктора звітів і панелі елементів заповнюються розділи звіту тими елементами, які відповідають cпланованому макету звіту. Поля із значеннями, що не повторюються, розміщують в області даних, якій можна додати вид табличної частини звіту. Поля із значеннями, що повторюються, по яких проводиться угрупування записів, доцільно розміщувати в заголовку групи.
Елементами розділів звіту, окрім полів таблиць або запитів, на яких будується звіт, є також тексти підписів, кнопки управління, впроваджувані об'єкти, лінії, прямокутники і т.п. Для кожного елемента є відповідні кнопки на панелі елементів. Властивості кожного елемента, а також розділу і звіту в цілому, можуть бути уточнені. Технологія розміщення елементів і визначення їх властивостей практично така ж, як і в конструкторі форм.