3 Постановка задач

Данная автоматизированная система преднозначена для ведения учета движения товаров на складе. АС необходима для автоматизации таких процессов как приход товара, расход товара, перемещение товара, списание товара, а так же формирование следующей отчетной документации: отчет по движению товара, отчет по остаткам.

Целью создания данной АС является полная автоматизация работы заведующего складом ООО «Мусихин. Мир мёда». При использовании данной АС значительно повышается скорость и качество работы.

Для обеспечения рациональной организации учета движения товаров в нашей АИС необходимо поставить четкие цели:

• установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

• придерживаться норм и правил организации хранения товарно-материальных ценностей;

• применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета;

• товары должны размещаться по разным складам в соответствии с их видом, а внутри них - в разрезе отдельных групп. С применением таких способов и приемов, чтобы обеспечить возможность быстрого их приема, отпуска и проверки наличия товаров, при этом к местам хранения каждого вида товара должны прикрепляться ярлыки с информацией о данном товаре;

• обеспечение мест хранения товаров необходимыми весоизмерительными средствами (весами, измерительными приборами, мерной тарой);

• определение круга лиц, ответственных за правильное и своевременное выполнение и оформление этих операций (заведующий складом, кладовщики, и т.д.) и за сохранность доверенных им товарно-материальных ценностей на основе заключения с ними в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности.

К АС предьявляются ряд общих требований, а именно:

• возможность работы в диалоговом режиме;

• адекватное программное обеспечение, соответствующее характеру решаемых задач;

• максимальная степень автоматизации всех процессов.

Должность заведующего складом относится к категории руководящих должностей (в отличие от должности кладовщика); заведующий складом принимается на работу приказом руководителя предприятия.

На заведующего складом возлагаются функции:

• Постановка, организация и полное руководство работой склада, включая обеспечение необходимых санитарно-гигиенических, технологических и иных условий хранения товарно-материальных ценностей;

• Обеспечение контроля ведения учета складских операций, а также составление и предоставление необходимой отчетности, в соответствии с действующим законодательством и нормами и правилами, действующими на данном предприятии;

• Обеспечение сохранности хранящихся на складе товарно-материальных и иных ценностей;

• В случае необходимости – проведение мероприятий и работ, направленных на повышение квалификации складских работников;

• Постоянный контроль соблюдения правил техники безопасности, норм охраны труда и правил противопожарной безопасности;

• Каждый заведующий складом в обязательном порядке должен свободно владеть вопросами организации складского хозяйства, а также легко ориентироваться в стандартах и технических условиях хранения вверенных ему товарно-материальных ценностей;

• Он должен разбираться в марках, сортах, видах, размерах и иных характеристиках хранимых на складе ценностей, а также владеть нормами расхода сырья и материалов, с которыми ему придется работать.

Учет движения товаров должны производиться в соответствии с нормативными актами. Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией ООО «Мусихин. Мир мёда» в составе применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций на основании унифицированных форм.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Соответственно для решения задачи необходимы следующие документы:

• Приходная накладная;

• Расходная накладная;

• Накладная на внутреннее перемещение товаров;

• Акт о списании товаров.

Основной задачей является обработка входной документации и формирование выходной документации.

1 Авторизация пользователя. Данная функция должна осуществлять вход пользователя в АС на основании логина и пароля.

2 Ведение справочников. Данная функция должна предоставлять возможность ввода, редактирования и удаления справочных данных, а именно:

• справочника по номенклатуре;

• справочника по причине списания;

• справочника по виду товара;

• справочника по виду упаковки;

• справочника по контрагентам.

3 Приход/расход товара. Данная функция должна осуществлять ввод данных по приходу товара на склад, в соответствии с приходной накладной (ТОРГ-12) и по расходу товара со склада, в соответствии с расходной накладной (ТОРГ-12).

4 Перемещение товара. Данная функция должна осуществлять ввод данных о перемещении товара между складами на основании накладной на внутреннее перемещение (ТОРГ-13).

5 Списание товара. Данная функция должна осуществлять ввод данных о списании товара со склада, на основании акта о списании (ТОРГ-16).

6 Формирование отчетов. Данная функция должна осуществлять формирование отчетной документации.

Функциональная модель (См. Приложение В).

Входными документами являются:

• Приходная накладная;

• Расходная накладная;

• Накладная на внутреннее перемещение товаров;

• Акт о списании товаров.

Выходными документами являются:

• Отчет по остаткам;

• Отчет по движению товаров;

• Расходная накладная.

Для вывода итоговой информации применяются отчеты. Отчеты формируются на основании входных и выходных документов. В предоставляемой системе будут формироваться следующие отчеты:

• Отчет по остаткам;

• Отчет по движению товаров.

На данный момент обработка информации производится вручную, вся документация (входная и выходная) заполняется от руки, что очень осложняет и замедляет всю работу. Создание АС позволит избежать излишней трудоемкости.

Необходимость автоматизации обусловлена достижением конкретных целей, а именно:

• Повышение эффективности производственного процессa (как говорилось ранее автоматизированная система в складском учете очень эффективно скажется на товарообороте);

• Повышение ритмичности складского учета;

• Повышение безопасности (вся информация будет храниться на сервере, а сама система защищена паролем, доступ к ней имеют только определенный круг лиц);

• Повышение быстродействия (за счет внедрения автоматизированной системы учет движения товаров на складе в ООО «Мусихин. Мир мёда» будет производиться на много быстрее и качественнее).

Приходная накладная содержит формулу подсчета суммы поступившего товара (Сумма = колличество * цена).

Выходная наладная содержит формулу подсчета суммы проданного товара (Сумма = колличество * цена).

Подсчет итоговой суммы для документов «приходная накладная» и «расходная накладная» по столбцам «колличество» и «сумма» осуществляется как (Итого по столбцу колличество = Сумма всех значений по столбцу, итого по столбцу сумма = сумма всех значений по столбцу).

Отчет по остаткам содержит формулу подсчета остатков товара на складе (Остаток на начало месяца = остаток на конец месяца + приход – расход).