Работники ООО «Мусихин. Мир мёда» сталкиваются со многими проблемами и неудобствами связанные с учетом товара на складе. В настоящее время учет товара на складе осуществляется в основном ручным способом и применением пакета программ Microsoft Office. Существуют журналы, в которых отражается приход товара на склад, его реализация, и списание. Приход товара фиксируется товарной накладной от поставщика, в которой отражается поставщик, получатель, наименование, товар, количество, единица измерения, цена, сумма. Накладная — документ, используемый при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица другому.

Реализация товара осуществляется по заявке на товар, которая согласована, по ней со склада отпускается товар. В зависимости от вида отпускаемого товара выписываются накладная, которая может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий получения товара покупателем, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. Все документы заполнятся в ручную, на заранее купленных бланках.

Накладная выписывается, когда со склада опускается мёд и тара. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Приходная накладная применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между двумя складами.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов.

В конце каждого месяца происходит формирование отчета о движении товара и остатков товара на складе, которые составляются в Microsoft Office Excel 2003. Что бы составить данные отчет необходимо просмотреть все выписанные документы, что увеличивает вероятность совершения ошибки.

В настоящее время ООО «Мусихин. Мир мёда» приобретена программа 1С, которая в данный момент не используется на складе, в силу трудности обучения персонала.

Ручной способ ведения учета имеет много недостатков:

1. не надежность хранения данных;

2. сложность внесения изменений;

3. сложность сортировки данных;

4. занимает много времени для обработки;

5. большая вероятность потери данных;

6. большой документооборот при составление отчетов (по движению товара, по остаткам);

7. длительный и не всегда успешный поиск нужной информации;

8. не установлена стандартная форма отчетов (по движению товара, по остаткам);

9. увеличивается вероятность совершения ошибок при заполнении входных и выходных документов в ручную, работник может допустить ошибку, что приводит к порче документа и, следовательно, ему придется заполнять новый документ;

10. хранение информации на бумажном носителе не надежно, так как она изнашивается, что может привести к потере информации;

11. затрачивается большой объем времени на составление отчетов (по движению товара, по остаткам) и подсчета итогов вручную.

Обоснованием необходимости совершенствования существующей системы является устранение недостатков существующей системы и предоставление заказчику автоматизированной системы, которая будет легка в работе и в обработке информации.

Внедрением АС позволит избавиться от допущения синтаксических и орфографических ошибок, ускорить обработку и заполнения данных, поиска данных, а также облегчить ввод данные о движение товара и приводить всю отчетность к стандартной форме, что позволит сделать отчет более наглядным.

Появится возможность хранения информации в определенной базе данных в компьютере в больших объемах. Благодаря новой системе, увеличится скорость обработки данных, составление отчетов о наличие или отсутствии товара на складе.

Цель создания автоматизированной информационной системы - это полная автоматизация учета движения товаров на складе в ООО «Мусихин. Мир мёда». Программное обеспечение значительно увеличит возможности работников, сократится время, затрачиваемое на составление заказов, актов, отчетов.

Данная система позволит быстро и точно составить нужный документ и облегчит работу заведующего складом.

Программа предназначена для автоматизации процесса ввода данных о движении товаров, формирования отчета об оставшихся товарах, формирования отчета о движении товаров, формирования входной и выходной накладной, наладной на внутреннее перемещение, акта о списании товаров.

Данная автоматизированная система предназначена для использования не только в ООО «Мусихин. Мир мёда», она может использоваться на других предприятиях, где ведется складской учет.

Критериями данного программного обеспечения будет в первую очередь его достоверность, быстрота и точность обработки информации, помощи в работе с программой, а также простой и доступный для понимания интерфейс пользователя.

Единственным ограничением будет наличие доступа пользователя к ресурсам автоматизированной системы.

Главная особенность системы – точность выборки, оперативность, высокая скорость и легкость работы с отчетами. Данная система в значительной степени сократит временные и трудовые затраты, и главным образом денежные ресурсы.

В дальнейшем возможна модернизация автоматизированной системы с целью расширения возможностей существующей автоматизированной системы путём добавления дополнительных программных модулей.

Задача автоматизированной системы – сократить временные и трудовые затраты, и главным образом денежные ресурсы, быстро и точно составить нужный документ, облегчить работу пользователя.

Автоматизированная система «Учет движения товаров на складе» должна выполнять функции:

«Авторизация пользователя» - эта функция устанавливает право доступа к данным системы.

«Ведение справочников»:

• по контрагентам - необходим для получения информа­ции о поставщиках и получателе, которые необходимы для заполнения данных о приеме, реализации товара;

• по товару - необходим для получения информа­ции о товарах на складе, которые необходимы для заполнения данных о реализации товара;

• по виду товара - необходим для получения информа­ции о видах товара, которые необходимы для заполнения данных о приеме, реализации товара;

• по виду упаковки - необходим для получения информа­ции о видах упаковки, которые необходимы для заполнения данных о приеме, реализации товара;

«Приход и расход товара» - эта функция осуществляет прием, реализацию товара со склада.

«Перемещение товара» - эта функция осуществляет движение товара внитри организации, из одного склада в другой.

«Списание товара» - эта функция осуществляет списание товара со склада в соответствии с причиной: истек гарантийный срок хранения, нарушены условия хранение, влияние погодных условий.

«Формирование документов» - эта функция позволяет выводить на экран и на печать отчет о движении товара, отчет по остаткам товара, расходную накладную. Особенно важно в этой функции соблюдение всех реквизитов документа, в соответствии с правилами по заполнению.

Процесс автоматизации представляет собой совокупность программных и технических средств, позволяющих организовать работу пользователей в определенной предметной области.

Основные преимущества автоматизации сказываются там, где приходится выполнять часто повторяющиеся задачи. Такие задачи занимают большую часть работы. Компьютерная техника позволяет ускорить время выполнения почти всех задач.

Разработка и внедрение системы, позволяющей автоматизировать все вышеперечисленные функции, является удобной и эффективной с экономической точки зрения.

2 Техническое задание

Полное наименование: Автоматизированная система «Учет движения товаров» на складе в ООО «Мусихин. Мир мёда».

Заказчиком данной системы является: ООО «Мусихин. Мир мёда».

Разработчиком данной системы является студент «Оренбургского коллед­жа экономики и информатики» Андреев Дмитрий Владимирович.

Документация, на основании которой ведется разработка автоматизиро­ванной системы, является: договор «О принятии студента на производственную практику и технико-экономическое обоснование».

Данная система будет создаваться в течение технологической и предди­пломной практики. Началом разработки системы является 21.02.2015 и окончанием разработки 17.04.2015.

Цель создания автоматизированной информационной системы - это автоматизация учета движения товаров на складе, уменьшение трудоемкости и времени работы заведующего складом, обеспечение надежного хранения данных и исключение их потери и порчи.

Программа предназначена для автоматизации процесса ввода данных о движении товара, формирования отчета по остаткам, формирования отчетов о движение товара, расходной накладной.

Автоматизированная система, прежде всего, должна выполнять все предписанные ей функции с формированием всех выходных документов, в которых содержится вся верная результативная информация. Для эксплуатации АС необходимо наличие соответствующего программного средства.

Заказчика интересует насколько хорошо, просто, надежно и эффективно можно использовать данную автоматизированную систему в ее исходном виде, насколько она удобна в эксплуатации, легка для понимания, модифицирования, повторных испытаний и можно ли использовать ее при изменении условий применения.

Общая полезность программы состоит из исходной полезности, надежности, эффективности, учета человеческого фактора, мобильности, удобства эксплуатации, понятности, модифицируемости, оцениваемости.

Мобильность. Чтобы программное обеспечение было мобильным необходимо обеспечить максимальную независимость от типа операционной системы.

Модифицируемость. Отражает возможность внесения изменения в программное обеспечение без значительных затрат на дальнейшую отладку. Чтобы обеспечить свойство модифицируемости программное обеспечение должно быть хорошо структурировано, документировано, открыто к расширению существующих к добавлению новых функций.

Понятность. Это комплексная характеристика, включающая ряд свойств программного обеспечения. Каждое программное обеспечение создается с учетом требований пользователя определенных техническим заданием. Кроме того, пользователь должен иметь возможность достаточно легко вникнуть в смысл документации, сопровождающей программное обеспечение, понять его функциональное назначение. Все это может быть обеспечено, если документация написана ясным лаконичным языком без излишних повторений с необходимыми ссылками.

Информативность. Одна из характеристик программного обеспечения обеспечивающих понятность. Программное обеспечение обладает ею, если оно содержит информацию, обеспечивающую понимание назначения программного обеспечения, принятых ограничений и результатов работы отдельных компонентов программного обеспечения.

Открытость. Дает возможность понять назначение каждого оператора программного обеспечения при чтении его текста, т.е. в необходимом количестве иметь комментарии в программе и каждый идентификатор должен нести смысловую нагрузку.

Согласованность. Внутренняя согласованность должна обеспечивать единую терминологию, единую трактовку понятий и значений. Особое значение приобретает свойство тогда, когда программные комплексы разрабатываются группой специалистов, и в процессе работы необходима взаимоувязка отдельных модулей. Внешняя согласованность обеспечивается однозначным соответствием создаваемого программного обеспечения требованиям, изложенным в техническом задании.

Структурированность. Делает программное обеспечение понятным для пользователя. Она предполагает создание программного обеспечения в соответствии с определенными требованиями: использованием при программировании базовых конструкций, подробное комментирование текстов программ, использование модульного программирования.

Надежность. Это свойство программного обеспечения сохранять работоспособность в течение определенного периода времени, в определенных условиях эксплуатации с учетом последствий для пользователя каждого отказа. Работоспособным называется такое состояние программного обеспечения, при котором оно способно выполнять заданные функции с параметрами, установленными техническим заданием. Причиной отказа в работе программного обеспечения может быть невозможность его полной проверки в процессе тестирования и испытаний. При эксплуатации программного обеспечения в реальных условиях может возникнуть такая комбинация входных данных, которая вызовет отказ. Также причиной отказа может быть моральный износ программного обеспечения, т.е. оно не может правильно реагировать на изменившиеся жизненные обстоятельства.

Завершенность. Характеризует программное обеспечение, которое включает все необходимые для функционирования программные компоненты, достаточно проработанные для выполнения заданных функций. Программное обеспечение незавершенно, если отсутствует хотя бы один дополнительный модуль, либо в сопровождающейся документации отсутствует какой-то один раздел.

Точность. Характеристика, определяющая точность результата расчетов в соответствии с их назначением.

Эффективность. Выполнение требуемых функций при минимальных затратах ресурсов. Под ресурсами подразумеваются: объем оперативной памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти, пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности вступает в противоречие с другими характеристиками программного обеспечения. Повышение эффективности за счет снижения других характеристик обязательно отразить в техническом проекте.

Оцениваемость. Наиболее легко оценить программное обеспечение, которое разбито на модули по функциональному признаку, проверяя работу каждого из модулей, чем программное обеспечение, состоящее из модулей, выделенных случайным образом. Программное обеспечение обладает характеристикой оцениваемости, если его работу можно оценить, т.е. можно оценить, на сколько хорошо программное обеспечение выполняет свои функции заложенные в техническое задание.

Учет человеческого фактора. Программное обеспечение должно создавать комфортные условия труда для пользователя: хороший интерфейс и работа в терминах понятных для пользователя.

Основной целью разработки автоматизированной системы является ускорение и облегчение обработки данных учета движения товаров. Также система будет вести внутренние справочники, которые будут основаны на входных данных и на основе этих справочников, будут формироваться выходные документы. Чтобы подвергнуть этот поток данных программной обработке и систематизации, оператор осуществляет ввод данных. Информация, поступившая в систему, проходит несколько стадий обработки:

1. Авторизация пользователя;

2. ведение справочников;

3. приход и расход товара;

4. перемещение товара;

5. списание товара;

6. формирование документов.

Ведение справочников предусматривает хранение данных по:

• контрагентам;

• товару;

• виду товара;

• виду упаковки;

Справочники заполняются по входным документам:

• приходная накладная;

• акт о списании товара;

• расходная накладная;

• накладная на внутреннее перемщение.

Данная функция должна быть организована таким образом, что бы в любой момент можно было отредактировать данные и использовать их при создании отчетов.

Функция авторизация пользователя – эта функция предусматривает ввод логина и пароля заведующего складом, для работы с АСОИ.

Функция приход и расход товара - эта функция предусматривает прием товара от поставщиков, реализацию товара со склада с использованием справочной информации по единицам измерения, получателям, поставщикам, товару, виду товара, виду упаковки.

Прием товара осуществляется по приходной накладной от поставщика, реализация товара по расходной накладной.

Функция перемещение товара – эта функция предусматривает перемещение товара с одного склада на другой.

Функция списание товара – эта функция позволяет списать товары по причинам: истек гарантийный срок хранения, нарушены условия хранение, влияние погодных условий.

Функция формирование документов - эта функция должна выводить на экран и на печать отчет о движении товара, отчет по остаткам товара, расходную накладную. Особенно важно в этой функции соблюдение всех реквизитов документа, требующихся для его действительности. Так же эта функция должна обеспечивать точную и достоверную информацию.

Функциональная модель BpWin (См. Приложение В).

Для успешного функционирования Автоматизированной Системы «Учет движения товаров на складе» необходимы следующие входные документы:

• приходная накладная;

• акт о списании товара;

• расходная накладная;

• накладная на внутреннее перемщение.

(См. Приложение А).

Выходными документами будут:

• отчет о движении товара;

• отчет по остаткам товара.

(См. Приложение Д):

Для реализации данной АС необходимо, чтобы на ПК была установлена ОС Windows XP выше. Должен быть установлен 1С:Предприятие, Microsoft Office и при необходимости драйвера на периферийные устройства.

Данная система не требует специфического технического обеспечения. Для функционирования данной системы достаточно обычного рабочего места (компьютер). Параметры этого компьютера должны соответствовать современным нормам. Оперативная память не менее 256 Мб., жесткий диск должен иметь объем не менее 100 Гб. Для работы необходим монитор не менее 15 дюймов, принтер (желательно лазерный, для удобства печати). Для быстроты заполнения базы данных возможно пользование сканером, необходимо также наличие такого устройства как CD-ROM и наличия USB входов на передней панели системного блока.

С автоматизтрованной системой «Учет движения товаров на складе» работа осуществляется по мере возникновения потребности у заведующего сладом ООО «Мусихин. Мир мёда» в получение различного рода справочной информации.

Создание АС «учета движения товаров на складе» должна пройти перечень стадий и этапов по разработке АС.

1. Предпроектная стадия;

2. Стадия технического проектирования;

3. Стадия рабочего проектирования;

4. Стадия ввода в действие.

На предпроектной стадии проводится комплексное обследование объектов управления, и составляются документы:

• технико-экономическое обоснование (ТЭО);

• техническое задание (ТЗ).

Работа на стадии технического проектирования ведется на основании технического задания и проходит этапы:

• составление общей системной документации и документации функциональной части;

• разработка программного и математического обеспечения;

• разработка информационного обеспечения;

• разработка организационного обеспечения;

• разработка технического обеспечения;

• согласование технического проекта автоматизированной системы.

На данной стадии разрабатывается основные положения создания системы.

Анализируются принципы функционирования, определения структуры АС с выделением подсистем принципы взаимодействия с другими системами, проектные решения по комплектации технических средств, информационной базе, организационному, математическому, программному обеспечению.

Стадия рабочего проектирования включает:

• составление документации по комплектации программных средств АС;

• разработка документации по комплектации технических средств АС.

Основанием для начала рабочего проектирования является техническое проектирование. Проводятся комплексные работы по подготовке объекта управления к внедрению системы. Разработаны и утверждены обрабатываемые данные, должностные инструкции, определен порядок работы соответствующих специалистов в условиях применения системы машинной обработки, рабочий проект разработан на основе утвержденного технического проекта.

Стадия ввода в действие реализована на основании и в соответствии с утвержденной проектной документацией. Данная стадия делится на этапы:

• комплектация программных и технологических средств АС;

• обучение персонала;

• опытная эксплуатация АС.

Каждый из этапов оформляется соответствующими актами, подтверждающими готовностью системы к работе, далее внедрение системы. На этой стадии определяются практические показатели эффективности работы АС.

Расчет трудоемкости разработки и опытной эксплуатации задачи. Так как задача является отдельной программой, то затраты на ее постановку составили 72 человеко-часов.

– 72 чел/час

K – коэффициент квалификации разработчика. Так как стаж работы меньше двух лет, то K=0,8.

B – коэффициент, определяющий увеличение труда. B = 1,4

Q – условное количество команд. Q = 1029

Расчет трудоемкости подготовки программы и контрольного примера на машинных носителях.

Расчёт трудоемкости работы оператора ЭВМ и расхода машинного времени.

Определение стоимости затрат на создание и опытную эксплуатацию задачи:

C₀ – часовая тарифная ставка персонала, выполняющего постановку задачи. C₀ = 120 руб.

C₁ – часовая ставка оператора по подготовке. C₁ = 120 руб.

Определение стоимости затрат на создание и опытную эксплуатацию задачи.

.