Добавление строки итогов

1. Откройте запрос в режиме таблицы. В случае, если используется база данных в формате Access 2007, для этого следует щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выбрать команду Режим таблицы.

-или-

В случае, если используется база данных, созданная в ранних версиях Access, на вкладке Главная в группе Режимы нажмите кнопку со стрелкой под кнопкой Режим и выберите вариант Режим таблицы.

-или-

Дважды щелкните запрос в области переходов. Этот запрос будет выполнен, а результаты будут загружены в режиме таблицы.

2. На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

Новая строка Итог появится под последней строкой в таблице.

3. В строке Итог щелкните поле, по которому необходимо провести подсчет, и выберите в списке функциюЧисло.

Скрытие строки итогов

• На вкладке Начальная страница в группе Записи выберите команду Итоги.

Подсчет данных с помощью итогового запроса

Когда нужно подсчитать некоторые или все записи, возвращаемые запросом, то вместо строки итогов можно воспользоваться итоговым запросом. Например, можно подсчитать общее число сделок или число сделок в отдельном городе.

Как правило, вместо строки итогов применяется итоговый запрос, когда требуется использовать значение результата в другой части базы данных, например в отчете.

Подсчет всех записей в запросе

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу, которая будет использоваться в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

В окне в верхней части конструктора запросов появится таблица.

3. Дважды щелкните поля, которые будут использоваться в запросе. Обязательно включите поле, по которому будет выполняться подсчет. Подсчитывать можно поля любого типа, кроме тех, которые содержат сложные наборы скалярных данных, например списки с несколькими значениями.

4. На вкладке Конструктор в группе Скрыть/Отобразить выберите команду Итоги.

В бланке запроса появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса появится элементГруппировка.

5. В строке Итог щелкните поле, по которому следует провести подсчет, и выберите в списке функциюЧисло.

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы.

7. При необходимости сохраните запрос.

Подсчет записей в группе или категории

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицы, которые будут использоваться в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Выбранные таблицы появятся в окне в верхней части конструктора запросов.

3. Дважды щелкните поле, содержащее данные категории, а также поле, значения которых нужно подсчитать. Запрос не может содержать других описательных полей.

4. На вкладке Конструктор в группе Скрыть/Отобразить выберите команду Итоги.

В бланке запроса появится строка Итог, а в строке для каждого поля запроса появится элементГруппировка.

5. В строке Итог щелкните поле, по которому следует провести подсчет, и выберите в списке функциюЧисло.

6. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы.

7. При необходимости сохраните запрос.

В следующей таблице перечислены статистические функции, которые можно использовать в строке итогов и в запросах, а также приведено их описание. Обратите внимание, что для запросов в Access предусмотрено больше статистических функций, чем для строки итогов. Кроме того, при работе с проектом Access (клиентская часть приложения Access, которая подключается к базе данных Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор статистических функций, предоставляемый SQL Server.

Параметры в запросах Microsoft Office Access 2007 можно использовать для ограничения набора записей, возвращаемых запросом. Рассмотрим следующую ситуацию.

Предположим, что имеется запрос с именем «Последний заказ», который возвращает имена и адреса клиентов, а также даты отгрузки им последнего заказа. Недавно на склад и в каталог было добавлено несколько новых продуктов. При каждой доставке заказа к нему прилагается копия текущего каталога. Предполагается, что новые продукты будут очень популярны, и необходимо обеспечить всех клиентов сведениями о них. Требуется разослать по почте новый каталог всем клиентам, которые не получили его вместе с доставленным заказом.

Таким образом, нужно создать список рассылки, содержащий имена и адреса клиентов, последний заказ которым был доставлен раньше, чем появился новый каталог. Для этого можно применить условие к полю даты доставки из запроса «Последний заказ». Условие определяет, что дата в поле даты доставки должна быть более ранней, чем дата начала распространения нового каталога (например, 31.03.2006). При запуске запроса будет получен список рассылки, куда войдут только те клиенты, которые не получили новый каталог.

Но что делать, если подобная ситуация повторится? Придется отредактировать запрос, изменив значение, определенное в условии. Однако будет удобнее, если запрос будет предлагать ввести значение даты — оно будет использовано для выбора клиентов, которые войдут в список рассылки. Это можно сделать с помощью особого вида условия, называемого параметром.

Параметры можно также использовать в отчетах : это позволяет пользователям при запуске отчета передавать в него условия. В этой статье показано, как использовать Office Access 2007 для создания отчетов с параметрами.

Иногда возможностей диалоговых окон, выводимых на экран запросом с параметрами, бывает недостаточно. В этом случае можно создать форму, предоставляющую более широкие возможности для сбора параметров.

Использование параметров в запросах

Создать запрос с параметрами так же просто, как и запрос с условиями. Можно создать запрос, который будет предлагать ввести один параметр, например серийный номер, или несколько, например две даты. Для каждого параметра запрос будет выводить на экран отдельное диалоговое окно с предложением ввести его значение.

Создание запроса с параметрами

1. Создайте запрос на выборку и откройте его в Конструктор.

2. В строке Условия поля, для которого нужно применить параметр, введите текст, который должен отображаться в диалоговом окне, заключив его в квадратные скобки, например:

[Страна происхождения:]

При запуске запроса с параметрами текст отображается в диалоговом окне без скобок.

3. Повторите шаг 2 для каждого параметра, который должен использоваться в запросе.

Описанные действия могут использоваться для создания запроса с параметрами из следующих типов запросов:

• На выборку

• Перекрестный

• На добавление

• На создание таблицы

• На обновление

Также можно добавить параметры в запрос на объединение. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте запрос на объединение в режиме SQL.

2. Добавьте к нему предложение WHERE, содержащее все поля, для которых должно отображаться предложение ввести параметр.

Если предложение WHERE уже существует, проверьте, присутствуют ли в нем все поля, для которых следует вводить параметры. Если нет, добавьте недостающие поля.

3. Вместо включения условий в предложение WHERE вставьте строки приглашений на ввод параметра, используя тот же синтаксис, что и при параметрах в других типах запросов.

Иногда необходимо немного изменить способ применения параметра запросом. Например, может потребоваться, чтобы запрос получал текстовую строку и сравнивал ее с частью поля. Здесь пригодится ключевое слово Like в сочетании с подстановочными знаками. Предположим, необходимо, чтобы запрос предлагал ввести страну происхождения и при этом сравнение выполнялось, когда значение соответствующего поля содержит строку параметра. Для этого выполните следующие действия.

1. Создайте запрос на выборку и откройте его в режиме конструктора.

2. В строке Условия отбора поля, для которого нужно применить параметр, введите Like "*"&[, текст, который должен отображаться в сообщении, а затем ]&"*".

При выполнении запроса с параметрами на экран будет выведено диалоговое окно, текст сообщения в котором будет отображаться без квадратных скобок, ключевого слова Like и подстановочных знаков.

3. Когда запрос получит значение параметра, он сравнит его со значениями, которые содержат строку параметра. Например, для строки параметра си будут найдены строки, в которых поле параметра имеет значение «Сингапур» и «Россия».

Также можно использовать ключевое слово Like и подстановочные знаки для указания того, что параметр должен совпадать с началом или окончанием значения поля. Чтобы определить совпадение с началом значения поля, не вводите кавычки, подстановочный символ и амперсанд (&), которые стоят перед открывающей квадратной скобкой. Чтобы определить совпадение с окончанием поля, не вводите кавычки, подстановочный символ и амперсанд (&), которые стоят после закрывающей квадратной скобки.

Может потребоваться, чтобы запрос принимал параметр, но возвращал не строки с совпадающими значениями, а строки, для которых истинно другое выражение условия. Например, можно предлагать ввести год и возвращать все записи, в которых значение года будет больше, чем введенное в строке параметра. Для этого введите оператор сравнения слева от квадратных скобок, в которые заключена строка сообщения, например >[Год:].