7. Диагностическая система оценки

Распространенными являются разработка и использование комплексных методик. С точки зрения содержания произво­димой оценки это предполагает наличие одновременно не­скольких предметов в структуре используемой информации. Иначе говоря, суждение о ценности руководителя основывает­ся на различных основаниях.

Так, одна из систем общей деловой оценки руководителей, дове­денная не только до уровня практической реализации, но и автомати­зации, включает такие три группы критериев:

• профессиональные ка­чества,

• уровень выполнения плановых заданий по основным показателям подчиненным им коллективов,

• уровень организации труда, производства и управления в этих коллективах.

Предлагается также такая модель содержания оценки управ­ленческого персонала, которая включает три интегрированные оценки:

• личности работника (знаний, навыков, умений, черт ха­рактера),

• труда работника (затрат времени, сложности труда) и

• результатов труда (индивидуальных, вклада в управленческие по­казатели работы аппарата, вклада в производственные результаты деятельности объекта управления).

Безусловно, достоинством оценки, основанной на комплекс­ном подходе, является многоаспектность отражения сложного и многогранного труда руководителя. Однако выделение различных сторон деятельности для оценки требует применения различных методов и разработки совершенно особого инструментария для получения и анализа необходимой информации по разным осно­ваниям, что не всегда выдерживается.

2.2.3. Анализ технического обеспечения систем управления

Техническое оснащение системы управления является одним, из существенных условий повышения качества управления и сни­жения затрат, связанных с ним.

Технические средства управления – это совокупность организационной и электронно–вычислительной техники, а также средств связи, обеспечивающих сбор, накопление, обработку и транспортировку информации для эффективного решения задач управления организацией.

Организационная техника это:

1. средства составления текстовых документов;

2. копирование и оперативное размножение документов;

3. средства обработки документов;

4. средства хранения, поиска и транспортировки документов;

5. средства графических работ и учетных операций;

6. средства сигнализации и связи;

7. специализированная мебель и оборудование для служебных помещений.

До сих пор повышение эффективности управления за счет рас­ширения использования ЭВМ и других видов техники управления происходит медленно. Отсутствие достаточной «библиотеки программ» приводит к необходимости разработки оригинальных про­грамм, что связано с огромной трудоемкостью подготовки меха­низации вычислительных операций, зачастую экономически не оправдывая себя. Зачастую возникает ситуация накопления большого количества ненужной информации, снижающей оперативность обработки данных.

Основными требованиями к техническому обеспечению систем управления являются:

1) комплексность механизации и автоматиза­ции процессов управления и отдельных видов работ

2) пропорциональность, производительность различных видов техники, связан­ной между собой процессом управления

3) непрерывность использо­вания технических средств и движения информационных потоков;

4) ритмичная загрузка и экономичность эксплуатации техники уп­равления. Эти черты технической базы управления характеризуют ее как систему определенным образом организованных технических средств.

Целью анализа организации технического обеспечения являются:

1) оценка уровня механизации и автоматизации процессов управ­ления и отдельных видов работ;

2) определение степени комплексности оснащения процессов уп­равления техникой;

3) выявление соответствия технических средств характеру меха­низируемых процессов управления, т. е. рациональность ее использования;

4) оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней.

Анализ состава технической базы обеспечения управления проводится в несколько этапов, представляющих следующую последовательность.

Этап 1. Изучение технической оснащенности управленческого труда. При этом показатели технической оснащенности управленческого труда по анализируемому объекту обычно сопоставляются с соответствующими показателями по другим аналогичным объектам, с проектными и нормативными данными. Рассматривается также динамика этих показателей.

Этап 2. Изучение состава и распределения технического обеспечения управления по отдельным звеньям, которая предполагает следующее:

1) классификация наличной тех­ники и определение удельных весов отдельных ее разновидностей;

2) сопоставление структуры техники со структурой управленческих работ, построенных по аналогичному принципу, позволяет выя­вить степень их соответствия, а также работы, подлежащие первоочередной механизации;

3) по этим видам работ выявляются причины недостаточной механизации, готовность различных видов техники;

4) сопоставляется наличная техника управления с тем со­ставом и структурой, которые предусматриваются типовыми проектами механизации управленческих процессов.

Этап 3. Проводится анализ комплексности техническо­го оснащения управленческого труда:

1) изучается структура техники по ее местонахождению – специализированные подразделения по механизации управленческого труда (ИВЦ, машиносчетные станции множительные подразделения, диктофонные бюро и др.), непосредственно в функциональных подразделениях аппарата управления и в производственных звеньях;

2) проводится анализ пропорциональности различных видов техники. Для анализа этой стороны технического обеспечения проверяется соответствие производительности различных групп техники, связанных между собой единым процессом обработки информации;

3) проверка правильности соотношения мощности ВЦ и ТУ в аппарате управления с мощностью периферийной техники, регистри­рующей первичную информацию, осуществляющей непосредствен­ный контроль за ходом производства. Избыточное обеспечение приводит к ненужным и непроизводственным расходам, в то время как недообеспечение техническими устройствами снижает оперативность обработки данных со всеми возможными последствиями;

4) физический состав техники сопоставляется с данными типовых проектов, нормативными ма­териалами и достижениями лучших предприятий.

Выводы этого анализа, дополняемые данными об использовании техники разных видов, ложатся в основу определения очередности, механи­зации различных процессов и подразделений аппарата управ­ления.

Этап 4. При анализе технического обеспечения проводится оценка прогрессивности и эффективности используемых машин и механизмов:

1) сопоставляются рабочие параметры действующей на анализируемом объекте техники с аналогичными параметрами лучших мировых образцов. При этом должны быть учтены особенности тех операций и процедур, которые выполняются с помощью данной техники. Так, для решения многих экономических задач нет смысла стремиться к применению самых быстродействующих ЭВМ. Необходимо выбрать оптимальный по цене и качеству пакет технологического обеспечения для выполнения существующих задач;

2) с целью выбора наиболее эффективной в конкретных условиях техники необходимо выявить экономическую эффективность её взаимозаменяемых видов. При расчете затрат, связанных с работой техники управления, устанавливается сумма текущих затрат на ее эксплуатацию (С). В этом случае учитываются все затраты, связанные с работой конкретного агрегата, его обслужива­нием и подготовкой материала для него; в то же время следует избегать расчета затрат, распределяемых косвенными методами. В объем капитальных затрат (К) (постоянных расходов) включаются стоимость самой техники, затраты на проектирование, строительство и монтаж зданий и сооружений, связанных с ее использованием, производство инструментов и приспособлений длительного действия, а для ЭВМ и подготовка программ для их работы. Сравнительная эффективность взаимозаменяемой техники определяется путем сопоставления приведенных затрат, приходящихся на единицу выполняемой работы.

Коэффициент приведенных затрат рассчитывается по формуле:

Зпр = С+Ен*К,

где Зпр – затраты приведенные;

С – текущие затраты;

К – капитальные вложения;

Ен – нормативный коэффициент эффективности дополнительных капиталовложений.

Выбирается вариант, где приведенные затраты минимальны.

Экономия от внедрения того или иного варианта рассчитывается по формуле:

Э=З1–З2,

где З1 и З2 соответственно приведенные затраты по худшему вложению средств и по лучшему вложению.

Такая всесторонняя сравнительная оценка применяемом техники управления дополняется характеристикой причин, вызывающих использование неоптимального состава технических средств, выявление которых является шагом к их преодолению и базой для разработки перспектив в области дальнейшего развития технического оснащения систем управления.

Этап 5. Одной из сторон анализа состава техники управления является оценка ее совместимости. Рассматривается совместимость памяти, носителей информации и устройств ввода и вывода. В этой связи анализируется степень соответствия оперативной и внешней памяти ЭВМ объему информации постоянного и периодического пользования; памяти смежно функционирующих машин и др.

При этом учитываются следующие характеристики техники управления:

– сопоставление быстродей­ствия машин со скоростью управленческих процессов, в частности оценка возможностей функционирования технических средств в реальном масштабе времени;

– гибкость, т.е. способность приспособиться к меняющимся условиям управления и производства. Источником данных для него являются, прежде всего, паспортные данные различных видов техники управления;

– надежность, т.е. вероятность отказа.

При анализе использования техники управления выявляют степень освоения ее мощностных характеристик и параметров. Для этого сопоставляются рабочие параметры установленных машин и механизмов по их паспортным данным с параметрами, устойчи­во достигнутыми передовыми коллективами, и со среднегодовыми фактическими показателями, достигнутыми на анализируемом объ­екте. Используются также лучшие показатели, устойчиво достига­емые в данном коллективе в отдельные периоды времени.

Экстенсивное использование машин и механизмов характеризуется соотношением фактического времени эксплуатации отдельных видов техники управления и располагаемого фонда времени при установленном режиме их работы (количество рабочих дней, сменность, продолжительность рабочего дня) и календарного времени работы. С особой тщательностью выявляются причины простоев.

Обобщенная интегральная характеристика использования техники управления определяется соотношением между фактической ее производительностью и величиной ее производственной мощ­ности, т. е. максимально возможной ее производительностью, оп­ределяемой по объему обрабатываемой информации в единицу времени, устойчиво достигнутой передовыми коллективами при нормативном использовании режимного фонда времени работы. Под нормативным использованием понимается режимное время за вычетом регламентированных потерь.

Для комплексной характеристики технической оснащенности управления и использования технических средств может быть применен коэффициент оснащенности инженерного и управленческого труда средствами вычислительной организационной техники и использования этих средств.

Эффективность использования всего комплекса технических средств управления (прежде всего сердцевины этого комплекса ЭВМ) в решающей мере зависит от качества и точности алгорит­мизации перерабатываемой информации и методов (программ) ее обработки, т. е. от состояния программного обеспечения системы управления.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при решении внедрения технических средств в СУ:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;

• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;

• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;

• сопротивление сотрудников предприятия;

• временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

• необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.