• Access бағдарламасы тәуелділік туралы ақпаратты атауды автоматты түрде түзету мүмкіндігінің көмегімен жабдықталған атау карталарын іздеу арқылы жасайды — пішіндерге, есептерге, кестелерге, сұрауларға, өрістерге басқа атау берген немесе пішіндерді не есептерді басқарғанда жиі пайда болатын әсерлерді автоматты түрде түзететін мүмкіндік. Атауды қадағалағанда, автоматты түрде түзету ақпараты ажыратылады, сонда тәуелділік туралы ақпартты көрмес бұрын оны қосу әрекеті сұралуы мүмкін

• MS Access деректер базасы. Деректер базаның құрылымы

• Қызметтің кез келген саласында жиі деректердің үлкен көлемдерімен жұмыс жасау қажет. Бұл кездегі негізгі операциялар – бұл ақпаратты жинау, оны өңдеу (қажет деректерді іздеу, сұрыптау және т.б.), деректерді қарап шығуға және баспаға шығаруға арналған формаларды құрастыру болып табылады. Осы барлық функцияларды қамтамасыз ететін ең таңымалды программалық құрал MS Access деректер базасын басқару жүйесі болып табылады.

• Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат). Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді. Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255. Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар. Деректер базасын құрастыру: 1 қадам. Оның құрылымын құрастыру. 2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру. Access-ті жүктеген кезде деректер қорының объектілерімен жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады.

• Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері.

• Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді. Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады. Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан кестелермен операциялар істеу үшін формаларды құруға болады. Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы. Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын автоматтандырудың құралы болып табылады. Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) программалау тілінде жазылған программа.

• Тақырыбы: Деректер қорын басқару жүйесі.

•  

• 1. Деректор қорының негізгі түсініктері.

• 2. Microsoft Access деректер қорын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері.

• 3. Кестелер және оларды құру.

•  

• 1. Деректор қорының негізгі түсініктері.

• Ақпаратты сақтау- компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Оның ең көп тараған құралы деректер қоры (ДҚ) болып табылады. ДҚ-берілген құрылымдағы ақпараттардан тұратын арнайы форматтағы файл. ДҚ-да сақталатын берілгендер кесте түрінде дайындалады.

• Деркетерді және олардың арасындағы байланыстарды ұйымдастырудың келесі типтері бар:

• 1)иерархиялық;

• 2) тораптық;

• 3) реляциялық.

• Иерархиялық ДҚ-да жазба элементтері реттеліп жазылады да, оның бір элементі негізгі, қалғандары бағыныңқы элементтер деп есептеледі. Мұнда элементтер нақты тізбек бойынша сатылы түрде реттеліп қойылады. Онда берілгендерді іздеп табу саты бойынша төмен бағытта жүргізіледі. Мысалы: Windows бумасындағы файлдар жүйесі, Интернет ресурсындағы каталогтар жиыны.

• Тораптық ДҚ- объектілердің арасындағы өзара байланыс түрлері қарастырылады. Егер бұл модельді графикалық түрде бейнелесек – жазықтықта бағыттауыш сызықтармен бейнеленген байланыстар шығады. Мысалы: сілтемемен байланысқан WWW-құжаты.

• Реляциялық ДҚ – да кесте түрінде дайындалған берілгендер. Ол ең көп тараған берілгендер қоры, кестелер арасындағы байланыстар – жиі пайдаланылатын ең маңызды ұғым. ДҚ-да бағандарды өрістер (поля) деп, ал жолдарды жазбалар (записи) деп атайды. Кестеде қайталанатын бірдей жолдар болмайды. Өрістің негізгі ерекшелігі – бір өріс элементтері бір типті етіп құрылады. Бұл реляциялық деректер қорының Excel кестелік процессорынан негізгі айырмашылығы.

• Реляциялық ДҚ құру және онымен жұмыс істеуді басқару үшін көптеген арнайы программалар дайындалған: dBase, FoxBase, FoxPro, Access және т.б. Оларды реляциялық типтегі деректер қорын басқару жүйелері (ДҚБЖ) деп атайды.

• Көптеген ДҚ кестелік құрылымда болады. Кестелік құрылымда берілгендердің адрестері жол мен бағананың қиылысуымен анықталады. Кестелерді жобалау кезінде олардың құрылымдарын алдымен қағазда жасаған ыңғайлы. Кестедегі әрбір өріс оның тақырыбына сәйкес болатын жеке мәліметтен тұрады. Әр түрлі кестедегі берілгендерді байланыстыру үшін, әрбір кестедегі әрбір жазбаның өзіндік жеке мәнін бере алатын өріс не өрістер жиынтығы болуы тиіс. Мұндай өріс не өрістер жиынтығын негізгі кілтдеп атайды.

•  

• 2. Microsort Access деректер қорын басқару жүйесімен жұмыс істеу негіздері.

• MS Access-ті стандартты іске қосу командасы: ПускПрограммы MS Access. MS Access программасы жүктелгеннен соң экранда 1-суретте көрсетілген сұхбаттық терезе шығады.

• 1-сурет. Программаны жүктеу кезінде көрінетін терезе.

•  

• Бұл терезеде MS Access қолданушыға үш нұсқаның бірін таңдауды ұсынады:Жаңа ДҚ-рын құру шебері; Шеберді іске қосу; Бұрыннан  бар ДҚ-рын ашу.

• ДҚ-рын жаңадан құру қажет болса, тышқан нұсқағышымен Жаңа ДҚ-рын құружағдайын белгілеп, ОК батырмасын шертеміз. Сол кезде Жаңа ДҚ-ның атын және оның орналасу бумасын көрсетуді сұрайтын сұхбаттық терезе шығады (2-сурет)

• 2-сурет. Жаңа ДҚ құру терезесі.

•  

• Терезеде қажетті бума таңдалып, файл атауы енгізілген соң және файл типі көрсетілген соң Құру (Создать) батырмасы басылу керек. Экранда ДҚ терезесі көрінеді (3-сурет).

Мәліметтер қоры (Ms Access)

Мәліметтер қоры (Ms Access) Сіздер өздеріңіз білесіздер, ақпараттарды реттеу үшін ақпараттардың тақырыптары, өзара қисынды біріктірілген арнайы анықтамалар, каталогтар, картотекалар, энциклопедиялар және т.б. бар. Сонымен қатар, ақпараттардың ағымы үнемі ұлғаюда және бүгінгі күнде ешқандай анықтамалар ақпаратты үнемі және өз уақытында жаңартып отырмақ түгел, оны сыйғыза да алмайды. Бұл мәселені шешу үшін компьютерде есептеуді жүргізетін графикалық бейнелерді , мәтіндерді құруңа мүмкіндік беретін программалардан басқа, үлкен көлемді ақпараттарды сақтау, өңдеу және іздеу үшін арнайы программалар бар. Мұндай программалар деректер базасын басқару жүйесі (ДББЖ) деп аталады. Әуелі біз деректер базасы дегеніміз не ? Соған тоқталайық. Қандай да бір тасушыда, мысалы, қағазда, кинотаспада, магниттік дискіде сақталған арнайы ұйымдастырылған деректердің жиынтығын деректер базасы деп түсінуге болады.  Мысал келтіре кетсем, сіздің мектебіңізде 1000-ға жуық немесе одан да көп оқушылар оқиды делік. Әрбір мектепте әрбір оқушының деректері: аты-жөні , туған жылы, ұлты, жынысы, бойы және т.б. тіркелген медициналық карточка жүргізетін медициналық кабинет бар. Осы карточкалар шкафта былыққан түрде жатыр делік. Сіз өзіңізге қажетті карточканы табу үшін қанша уақыт кетеді. Әрине көп уақыт . Егер осы карточкаларды сыныптың сатысы бойынша (1-ші, 2-ші, ..., 11 сынып), содан кейін әрбір сатыны алфавиттік ретте, ал әрбір сатының нақты сыныбының ішінде алфавиттік ретте жайып қоятын болсақ, яғни картотека ұйымдастырудың, онда қажетті карточканы іздеуге бірнеше секунд керек болады. Бұдан біз оқушының медициналық деректерін топтастырудың өзі деректер базасы екенін көреміз.  Деректер базасы негізінде үш белгісі бойынша жіктеледі.  1-ші белгісі- сақталған ақпараттың сипатына қарай деректер базасы фактографиялық және құжаттық болып бөлінеді.  Фактографиялық деректер базасы қатаң анықталған пішінде ұсынылған, жазылған объектілер туралы қысқаша мәліметтерден. Мысалы: кітапханадағы кітаптар қорының деректер базасында әрбір кітап туралы деректер библиографиялық түрде сақталады: шығарылған жылы, авторы, аты және т.б. Құжаттық деректер базасы әр түрлі типтегі : мәтіндік, графикалық, дыбыстық, мультемедиалық кең көлемдегі информациялардын тұрады. Мысалы: заңдық актілердің құжаттық деректер базасы заңдардың мәндерінен тұрады. 2-ші белгісі- ақпараттарды сақтау әдісі бойынша деректер базасы орталықтанған және бөлектелінген болып бөлінеді. Орталықтанған деретер базасында барлық ақпараттар бір компьютерде сақталады. Бөлектелінген деректер базасы компьютердің жергілікті және ауқымды желілерінде қолданылады және ақпараттың әр түрлі бөліктері бөлек компьютерде сақталуы мүмкін. 3-ші белгісі – ақпаратты ұйымдастыру құрылымы бойынша деректер базасы реляциялық, иерархиялық және желілік болып бөлінеді.  Реляциялық деректер базасы деп өзінің құрамды бөліктерінің өзара байланысынан құрастырылған деректер базасын атайды. Қарапайым жағдайда ол бір тікбұрышты кесте құрайды. Күрделі реляциялық деректер базасы көптеген тікбұрышты кестеден тұрады.

MS Access мәліметтер қорына арналған

зертханалық жұмыстар

 

Кіріспе

Мәліметтер базасы дегеніміз ақпаратты сақтауға және жинақтауға арналған ұйымдасқан құрылым. Мәліметтер базасын басқару жүйелері өздерінің құрылымдарында тек мәліметтерді ғана емес, сонымен қатар олардың тұтынушымен және басқа да ақпараттық-программалық кешендермен қарым-қатынасының әдістерін де қамтиды. Сондықтан біз қазіргі заманғы мәліметтер базасында тек мәліметтер ғана емес, ақпарат та сақталады деп айта аламыз. Мысалы үлкен банкінің мәліметтер базасын қарастырайық. Мұнда тұтынушы туралы, оның адресі жайлы, қаржылық амалдары, несие алу тарихы және т.б. мәліметтер бар. Бұл мәліметтер базасына көптеген банк қызметкерлері қатынай алады, бірақ олардың іштеріңде тұтастай базаға кіріп, оған өзгерістер негізе алатын қызметкер жоқ. Сонымен қатар әрбір қызметкердің өзіне берілген нақты мәліметтермен жұмыс істеуін қамтамасыз ететін мәліметтер базасының әдістері мен құралдары бар.

Мәліметтер базасын басқару жүйесі дегеніміз жаңа мәліметтер базасын құруға, оны мәліметтермен толтыруға, оның мазмұнын редакциялауға, оларды реттеуге, безендіруге және баспа құрылғыларына шығаруға немесе байланыс арналарына жөңелтуге арналған программалық құралдар кешені. Дүние жүзінде мәліметтер базасын басқару жүйелерінің түрлері өте көп. Олардың әрбіреуінің түрлі объектілермен жұмыс істеу ерекшеліктеріне, қолданушыға ұсынатын қызмет түрінің өзгешелігіне қарамастан, оларда ортақ ұғымдар кешені қалыптасқан. Базаға ешқандай мәліметтер енгізілмеген жағдайда ол мәліметтер базасы болып қала береді. Өйткені онда мәліметтер болмаған күннің өзінде де, қандай да бір ақпарат бар-бұл мәліметтер базасының құрылымы. Ол мәліметтерді енгізудің және сақтаудың әдістерін анықтап береді. Мәліметтер базасы көптеген объектілерден тұрады.

·Кесте деректер қоймасының негізі болып табылады. Бүкіл ақпарат кестелерде беріледі. Ең қарапайым мәліметтер базасы бір ғана кестеден тұрады. 3

·Пішіндер пішін терезесінде кестелерді енгізу мен көру үшін қолданылады. Олар экранда бейнеленген ақпараттың көлемін шектеуге мүмкіндік береді.

·Сұраныс — қолданушы көрсеткен, белгілі бір шарттарды қанағаттандырып, ақпараттарды мәліметтер қорынан алу жолдары. Сұраныс нәтижесі кесте түрінде көрсетіледі.

Деректер типтері:Өріс атауы кестелер деректеріне сілтеме жасау үшін қолданылады. Сақталатын деректердің типін айқындауға деректер типі пайдаланылады. Өрістің деректер типі Деректер типі бағаны өрісінде енгізіледі.

Мәтіндік — текстің бір қатары (255 символға дейін)

Мемо өрісі — бірнеше қатарлардан тұратын текст, оны содан соң айналдыру жолағының көмегімен көруге болады. (65 535 символ)

Сандық — санның кез келген типі (бүтін, нақты және т.б.)

Уақыт/ күнтізбе — уақыт немесе күнтізбені қамтитын өріс

Ақшалық — ақшаның бірлігін көрсететін өріс.

Санауыш — әрбір жазбадан кейін автоматты түрде қойылып отыратын өріс.

Логикалық — ақиқат және жалған екі мәннің бірін ғана қабылдайтын логикалық операцияларда қолданылады.

OLE объектісінің өрісі — сурет, дыбыстық файлдар, Excel кестесі, Word құжаты және т.б.

Зертханалық жұмыс №1

Мәліметтер қорымен танысу.

Мақсаты: MS Access мәліметтер қорының мәнін, мәліметтер қорының алғашқы жұмыс істеу тәсілдерімен танысы. Анықтама жүйесімен жұмыс істеуді үйрету.

Мәліметтер қорын басқару жүйесі мәліметтер қорын құрып, мәліметтерді өңдеу, қандай да бір шарт бойынша қордан мәліметтерді таңдау, қор негізінде әртүрлі формалардың есеп беруді жүзеге асырады.

1. Программаны іске қосу үшін: Бастау — Программалар- MS Access (Пуск — Программы- MS Access )

2. MS Access мәліметтер қорының алғашқы жұмыс терезесі экранға шығады.

3. Бұл терезеден Новая база данных жолын таңдап аламыз.

4. Файлға ат беріп сақтап аламыз. Мысалы Автосалон деп сақтаймыз. Автосалон: база даннық сұхбат терезесі шығады. Создание таблицы в режиме конструкторакомандасын таңдаймыз. Таблица1 сұхбат терезесінде Жолдардың аты мен Берілгендердің типін, Жазылуын толтырамыз. Авто атымен кестені сақтаймыз.

 

5. Кесте негізгі объектілерінің бірі. Кесте қосымшасын қосып кестені толтырамыз.

 

Тапсырмалар.

№1. "Қызметкер" кестесіндегі мәліметтер қоры мынандай өрістерден тұрады: Аты-жөні, туған күні, жынысы, білім, шені, профсоюз мүшесі. Әр өрістің типін және өлшемін анықта.

№2. «Поциент» мәліметтер қоры мынадай өрістерден тұрады: Фамилиясы, аты, әкесінің аты, туған күні, участок номері, адрес, ауруы туралы анықтама, дәрігерге көрінген ең ақырғы күні. Әр өрістің типін және өлшемін анықта.

№3. «Ауа-райы» мәліметтер қоры мынандай өрістерден тұрады: Күні, айы, температурасы, жауын шашын, жел.Әр өрістің типін және өлшемін анықта.

Жекелеме жұмыстар.

№1. «Оқушы» МҚ кестесінің құрылымын жаса.

Мынадай өрістерден тұрады: фамилиясы, аты, мектебі, класы, туған күні, салмағы.

Кестенің алғашқы кілтін анықта.

«Туған күні» өрісінен кейін «бойы» өрісін енгіз.

№2. «Кітапхана» МҚ кестесінің құрылымын жаса.

• Мынадай өрістерден тұрады: инвентарлық нөмірі, авторы, кітаптің аты, қай жерде шығарылғаны, бет саны, кітапхана нөмірі.

• "Қай жерде шығарылғаны" өрісінен кейін «шығарған жылы» өрісін енгіз.

№3. «Сабақ кестесі» МҚ құр.

• Мынадай өрістерден тұрады: жұманың бір күні, нешінші сабақ, сабақтың басталу уақыты, сабақтың аяқталу уақыты, сабақтың аты, мұғалімнің аты-жөні.

• «Сабақтың аты» өрісінен кейін «кабинеттің нөмірі» өрісін енгіз.

Зертханалық жұмыс №2

Кесте құру конструктор режимі

Мақсаты: Мәліметтер қорын құру және кестеде мәліметтерді енгізу, оны өңдеу, конструктор режимінде кестені жасауға және оның құрылымн өзгертуді үйрету.

Конструктор — мәліметтер базасы объектілерінің (кестелер, мұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін анықтау режимі.

Конструктор — кесте өріс аттарының тізімін құрастыру және әрбір өрістің қасиеттерін беру арқылы жазылады.

1. Пуск — Программы — MSAccess командасын орындап. Ашылған сұхбат терезеден жаңа мәліметтер қоры опциясын таңдаймыз да ОК батырмасын басамыз.

 Жаңа мәліметтер қоры файлы терезесінен файл аты спорт деп теріп жазып құру (создать) батырмасын шерту.

2. Кестелер (таблицы) объектісін таңдапСоздать батырмасын басамыз. АшылғанЖаңа кесте сұхбат терезесінен Конструктор режимін таңдаймыз.

 

Кестені Әлем чемпионаты деп сақтаймызда ашып кестені толтырамыз.

Тапсырмалар.

1.Талапкер МҚ құр. Кесте мынандай өрістерден тұрады: Фамилиясы, Аты, Әкесінің аты, Жынысы, Туған күні, Факультеті, Мектеп, Дайындық курсы.

Өрістің аты	Типі	Өлшемі	Жазылуы
Фамилиясы	текстік	15	Талапкердің фамилиясы
Аты	текстік	15	Талапкердің аты
Әкесінің аты	текстік	15	Талапкердің әкесінің аты <p www.jospar.kz Барлық пәннен күнделікті сабақ жоспарлар орта және қысқа мерзімді сабақ жоспарлар </p
Жынысы	бүтін	1-еркек, 2-әйел
Туған күні	күнтізбе	Туған күні
Факультеті	текстік	15	Факультетінің аты
Мектеп	бүтін	Бітірген мектептің номері
Дайындық курсы	логикалық	Дайындық курсына қатысу (Иә, Жоқ)

2.«Видеотека» МҚ құр. Кесте мынандай өрістерден тұрады: рет саны, Кино, Елі, Уақыты, Жанр, Күні.

Өрістің аты	Типі	Өлшемі	Жазылуы
Рет саны	бүтін	Видеокасеталардың рет саны
Кино	текстік	30	Киноның аты
Елі	текстік	15	Киноның түсірілген жері, елі
Уақыты	бүтін	Киноның ұзақтылығы
Жанр	текстік	15	Киноның жанры
Күні	күні	Касетаны алған күні

3. «Спорттық гимнастика» МҚ құр. Кесте мынандай өрістерден тұрады: Рет саны, Фамилиясы, Елі, Сырық, Шығыршық, Ат бойынша балл бересіндер.

Өрістің аты	Типі	Өлшемі	Жазылуы
Рет саны	бүтін	Қатысушының рет саны
Фамилиясы	текстік	30	Фамилиясы
Елі	текстік	15	Елінің аты
Сырық	нақты	Сырықтың баллы
Шығыршық	нақты	Шығыршықтың баллы
Ат	нақты	Аттың балы

4. "Әлем елдері" МҚ құр. Кесте мынандай өрістерден тұрады: Елдер, Астанасы, Дүние бөлігі, Халқы, Ауданы.

Өрістің аты	Типі	Өлшемі	Жазылуы
Елдер	текстік	25	Елдердің аты
Астанасы	текстік	15	Астана аты
Дүние бөлігі	текстік	20	Дүние бөлігінің аты
Халқы	бүтін	Халқы (мың.адам)
Ауданы	нақты	Ауданы (мың.кв.км)

Зертханалық жұмыс №3

Кестені кесте шебері көмегімен құру.

Мақсаты: Мәліметтер қорының барлық объектісі: кесте шебер режимімен жұмысын түсіндіру және жұмыс істей білуге үйрету.

Шебер (Мастер) — белгілі мақсатта шектеулі әрекеттер жиынын біртіндеп орындайтын программа. Шеберлер оны орындайтын адаммен сұхбаттасу ісін атқара отырып, қойылған мәселені шешетін керекті мәліметтерді программаға енгізуді қамтамасыз етеді. Жұмыс жасауды жеңілдету үшін шебер жұымысы бірнеше қадамдардан немесе кезеңдерден тұрады. Жұмыс барысында өткен кезеңге қайта оралуға немесе онша қажетсіз кезеңді атап кетуге болады. Программа шебер мүмкіндігін енгізу программаларды жетілдірудің бір жолы болып табылады.

1. Шебер көмегімен М.Қ. құру үшінІске қосу → Бағдарламалар → Microsoft Accessкомандасын орындаймыз. Ашылған Microsoft Access сұхбат терезесінен жаңа мәліметтер қоры опциясын таңдаймыз да ОК батырмасын шертеміз.

2. Жаңа мәліметтер қорына ат беріп сақтаймыз.

3. Кесте терезесінен Кесте шебері режимін таңдап аламыз да ОК басамыз

4. Кесте үлгілеріненСтудент кестесін таңдаймыз да, Өріс үлгілері бөлігінен керекті өрісті таңдап < қою батырмасын шертіп жаңа өріс кестесіне өткіземіз.

 

5. Егер кестеге мектепті енгізгін келсе онда Өріс үлгілерінен кез келгенді таңдап аламыз да өріс атын өзгерту батырмасын басамыз.

 

 

6.Ары қарай (Далее) батырмасын шерту. Жаңа кестеге ат беріпДайын (Готово) батырмасын шерту.