112. Информационное обеспечение организационно-управленческой деятельности.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

1.3 Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

- удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

- создание и развитие систем обработки и передачи информации;

- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

- законодательные акты РФ;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

- методические материалы по работе с документами;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

- простые и сложные запросы;

- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода – организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

113. Web-порталы организаций. Назначение, основные функции, архитектура.

Настоящая статья посвящена Web-порталам и средствам их создания. Как и средства управления информационным наполнением сайтов, средства создания порталов в течение последних нескольких лет стали довольно распространенными на рынке программного обеспечения, поскольку эффективность и своевременность использования информации, поступающей от сотрудников, партнеров и клиентов, является одним из определяющих факторов успеха компании на рынке.

Следует отметить, что в настоящее время происходит активный процесс интеграции внутренних информационных систем предприятий с приложениями, обеспечивающими взаимодействие с клиентами и партнерами, а также с Web-приложениями, предназначенными для посетителей Web-сайтов, и число связанных с этим Internet-проектов стремительно растет. Иными словами, многие современные российские и зарубежные компании сейчас активно создают инфраструктуру, позволяющую использовать Internet не только как средство коммуникации, но и как один из основных инструментов ведения бизнеса. Создание подобной инфраструктуры означает внедрение Internet-приложений, позволяющих компании предоставлять своим клиентам и сотрудникам актуальную информацию, а зачастую и прямой доступ к корпоративным информационным системам и другим бизнес-приложениям, а также своевременно обрабатывать поступившие от них сведения (например, заказы или предложения). Для этой цели нередко применяются портальные технологии, позволяющие осуществить интеграцию имеющихся приложений в рамках единого способа доступа к ним. В настоящее время наблюдается стремительный рост рынка этих технологий и реализующих их продуктов.

В начало В начало

Классификация порталов

По своей сути портал — это Web-сайт, предназначенный для определенной аудитории (например, клиентов и сотрудников компании), осуществляющий анализ, обработку и доставку информации и предоставляющий доступ к различным сервисам на основе персонализации пользователей с помощью любого устройства, подключенного к Internet.

Классифицировать порталы можно по различным признакам, но чаще всего прибегают к классификации по назначению. В настоящее время по этому признаку различают три основных типа порталов:

1. Общедоступные, или горизонтальные, порталы (называемые иногда мегапорталами), такие как Yahoo!, Lycos, Excite, Rambler. Эти порталы предназначены для самой широкой аудитории, что отражается на содержании предоставляемой ими информации и услуг — обычно они носят общий характер (например, новости о политических событиях и культурной жизни, электронная почта, новостные рассылки и т.д.). Сфера деятельности таких порталов пересекается со сферой деятельности средств массовой информации, поэтому в последнее время наблюдаются процессы слияния общедоступных порталов и средств массовой информации в рамках одной компании.

2. Вертикальные порталы предназначены для специфических видов рынка и обслуживает аудиторию, пользующуюся услугами этого рынка или работающую на нем. Примерами таких порталов могут служить приложения B2C (Business-to-consumer), например туристические агентства, предоставляющие услуги по бронированию мест в гостиницах, заказу и доставке билетов, доступу к картам и сведениям об автомобильных маршрутах и т.д., либо порталы типа B2B (business-to-business), позволяющие своим клиентам реализовывать совместные бизнес-операции (например, выбирать поставщиков и осуществлять закупку товаров, проводить аукционы и т.д.). Число подобных порталов в последнее время быстро растет, поскольку всё новые рынки товаров и услуг перемещаются в Internet.

3. Корпоративные порталы предназначены для сотрудников, клиентов и партнеров одного предприятия (иногда они называются B2E-порталы — Business-to-employees). Пользователи такого портала получают доступ к предназначенным им сервисам и приложениям в зависимости от их роли и персонального профиля, и это наиболее интересная категория порталов в плане реализации корпоративной инфраструктуры и интеграции приложений. Назначением корпоративного портала является предоставление внешним и внутренним пользователям возможности персонифицированного доступа ко всем корпоративным данным и приложениям (включая неструктурированные и разнородные данные), объединение изолированных моделей бизнеса, интеграция различных корпоративных приложений (в том числе приложений бизнес-партнеров), обеспечение полноценного круглосуточного доступа всех пользователей (включая и мобильных) к ресурсам компании 24 часа в сутки независимо от их места пребывания.

В некоторых публикациях предлагается более детальная классификация корпоративных порталов, подразделяющая их на порталы, представляющие результаты анализа данных (Business intelligence portals), внутрикорпоративные интранет-порталы (Business area portals), порталы для организации групповой работы (Enterprise Collaborative Portals), порталы, предназначенные для управления знаниями (Enterprise Knowledge Portals), так называемые ролевые порталы (Role portals), поддерживающие три бизнес-модели — B2E, B2C и B2B. Некоторые источники относят к корпоративным порталам и сайты, основанные на средствах управления документами и информационным наполнением сайтов и предназначенные только для предоставления информации различным группам посетителей.

Помимо этого порталами иногда называют другие типы Web-приложений, предоставляющих своим пользователям те или иные услуги через Internet, например голосовые порталы, дающие право доступа к некоторым услугам по телефонной линии с помощью голосовых команд или команд, посылаемых с клавиатуры телефона, либо так называемые персональные порталы, предоставляющие услуги персональных информационных менеджеров и электронной почты.

В начало В начало

Основные характеристики корпоративных порталов

Аналитическая компания Gartner Group в своих исследованиях сформулировала основные требования к корпоративным порталам, характеризующие первые два поколения этих продуктов. Согласно этим исследованиям, первое поколение корпоративных порталов имеет следующие характеристики:

поиск и индексирование широкого набора информационных репозитариев;

категоризация информационного наполнения;

управление информационным наполнением и его агрегация;

персонализация;

высокоэффективная разработка приложений и возможности интеграции с другими приложениями.

Для второго поколения корпоративных порталов, применяемых в качестве составляющей части электронного бизнеса, характерны:

надежная среда реализации приложений;

мощные и гибкие инструменты разработки приложений;

широкие возможности в области интеграции приложений;

соответствие требованиям к информационным системам масштаба предприятия;

поддержка интеграции с другими приложениями и информационными системами партнеров;

поддержка мобильного/беспроводного доступа к данным.

В начало В начало

Архитектура корпоративных порталов

Корпоративный портал представляет собой продукт или набор продуктов, базирующийся на определенной инфраструктуре (обычно включающей как минимум сервер приложений и сервер баз данных) и реализующий описанные выше функции. Общий вид функциональной архитектуры корпоративного портала (на примере Sybase Enterprise Portal) представлен на рис. 1.

В составе типичного корпоративного портала условно можно выделить три основных функциональных слоя:

1. Слой базовой инфраструктуры, отвечающий за базовые сервисы, такие как управление транзакциями, система безопасности, управление порталом и др. Технически он содержит, как правило, сервер приложений, сервер баз данных и Web-сервер, либо несколько подобных серверов.

2. Слой интеграции приложений, отвечающий за взаимодействие портала со всеми существующими в компании приложениями, такими как СУБД, CRM- и ERP-системы, унаследованные приложения и др.

3. Слой интерфейсов, включающий в себя средства управления информационным наполнением (подробнее об этих средствах можно прочесть в статье «Управление информационным наполнением Web-сайтов», опубликованной в этом номере нашего журнала), интерфейсы для обмена данными с информационными системами бизнес-партнеров, средства для работы с мобильными и беспроводными устройствами и др. К этому же слою относятся визуальные и невизуальные компоненты порталов, называемые обычно портлетами, но иногда имеющие и другие названия (Pagelets, Gadgets, iViews и т.д.).

Как правило, порталы обладают открытой архитектурой, позволяющей расширять их функциональность за счет добавления сторонних приложений или дополнительных компонентов. Отметим, что чаще всего такими компонентами оказываются средства управления информационным наполнением, поэтому обычно такие средства выпускаются производителями порталов или просто входят в состав последних.

В начало В начало

Чего ожидать от порталов в будущем

В настоящее время порталы по своей сути становятся средством объединения бизнес-процессов внутри предприятия с бизнес-процессами партнеров и клиентов. Реально будущие порталы смогут выполнять функцию интеграции приложений и данных, что необходимо для успешного взаимодействия с партнерами и клиентами. Важную роль в функциях порталов будет играть и поддержка мобильных устройств, позволяющая пользователям заменить ими традиционные настольные компьютеры и получить возможность постоянного доступа к предоставляемым ими сервисам. Отметим также, что одной из основных тенденций развития порталов является применение в них средств управления информационным наполнением, что позволяет реализовать в портале функцию его агрегации.

В плане технологий следует ожидать применения в порталах возможностей представляемых сегодня современными серверами приложений и СУБД, особенно поддержки таких технологий интеграции приложений, как Web-сервисы XML. Кроме того, можно, видимо, надеяться на появление индустриальных стандартов на компоненты порталов.

В начало В начало

Несколько слов о рынке средств создания порталов

Согласно недавним исследованиям Gartner Group, в этом году на рынке корпоративных порталов наконец-то появились лидеры. К ним относятся SAP (после приобретения компании TopTier Software), IBM (после выпуска WebSphere Portal Server и объявления о том, что на нем будут основаны все портальные продукты IBM), Sun и Sybase. Из претендентов на лидерство следует также отметить CA, Oracle, Microsoft и PeopleSoft — продукты этих компаний относятся к наилучшим предложениям в области средств управления порталами общего назначения.

Что касается предпочтений потенциальных потребителей средств создания корпоративных порталов, явным лидером, согласно опросам различных аналитических компаний, является Plumtree Portal (рис. 2).

В начало В начало

Средства создания порталов ведущих производителей

Ниже мы рассмотрим средства создания порталов ведущих производителей: BroadVision, Computer Associates, Hummingbird, IBM, Microsoft, Oracle Corporation, Plumtree, PeopleSoft, SAP Portals, Sun Microsystems, Sybase.

Дисциплина «Реинжиниринг бизнес-процессов»

114. Понятия бизнес-процесса, реинжиниринга БП. Концепция цепочки создания добавленной стоимости. Примеры.

Бизнес процесс – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которые по определенной технологии преобразуют входы и выходы, представляющие ценность потребителю (заканчивающиеся созданием продукции, необходимой клиенту).

Для управления процессами, которые могут быть межфункциональными, процессами подразделений, необходимо назначить должностное лицо, ответственное как за выполнение самого процесса, так и за результат.

Чтобы лицо могло управлять процессом, необходимо выделить требуемые ресурсы, а так же дилегированые права и полномочия.

Любой процесс является подконтрольным высшему органу руководства компании.

Владелец процесса – должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий ресурсы, необходимые для выполнения процесса и несущий ответственность за результат.

Вход бизнес процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.

Выход бизнес процесса – материальный или информационный объект или услуга, являющиеся результатам выполнения процесса и потребляемые внешним по отношению к процессу клиенту.

Иногда потребителем может быть и другой процесс.

Ресурс бизнес процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся входом процесса (информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, транспорт, связь), причем владелец процесса в ходе планирования и управления производит распределение и перераспределение ресурсов для достижения лучших результатов.

Реинжиниринг – фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких улучшений (скачкообразных) в решающих показателях деятельности фирмы.

Данное определение содержит 4 ключевые слова:

1.Фундаментальный

На начальной стадии реинжиниринга бизнес процессов необходимо ответить на вопросы:

- Почему компания делает то, что она делает?

- Почему компания делает это таким способом?

- Какой хочет стать компания?

2.Радикальный

При реинжиниринге бизнес процессов необходимо совершенствовать сам способ ведения работы, т.е. реинжиниринг – это не улучшение, а изобретение

3.Резкий

Заменяются старые методы на новые, резко улучшая основные показатели деятельности, причем можно выделить 3 типа компаний, для которых применение реинжиниринга бизнес процессов целесообразно:

- Находящиеся на грани банкротства

- Не находящиеся в затруднительном положении в данный момент, но руководство предвидит будущие проблемы

- Не имеющие проблем, однако применяющие принципы реинжиниринга в своей деятельности для ведения агрессивной политики на рынке

4.Бизнес процесс (процесс)

Данные понятия являются наиболее важными, хотя их трудно объяснить менеджерам, которые имеют дело с людьми, структурами, задачами, а не с процессами.

Бизнес процесс – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которые по определенной технологии преобразуют входы и выходы, представляющие ценность потребителю (заканчивающиеся созданием продукции, необходимой клиенту).

Функциональное управление

Современный менеджмент указывает на наличие двух основных принципов управления – функциональное и процессное (все остальные это примеры их практической реализации).

Функциональная структура представлена на рисунке:

Рассматривая функциональную структуру, можно отметить характерные особенности:

- формирование группы экспертов, помощников руководителя, задача которых – распределить технологические операции между сотрудниками

- формирование группы помощников, экспертов, которые выполняют только те обязанности, которые получены сверху

- отсутствие горизонтальных связей

- рост согласований, которые усложняют бизнес процесс (учесть проблему в дипломе)

- вовлечение большого количества работников никак не влияющих на эффективность бизнес системы

- концентрация функций и ответственности на руководителе и размывание их среди менеджеров

Суть функционального управления – контроль над исполнением сотрудниками и функций.

Норма управляемость – обоснованное количество подчиненных, которых можно контролировать, составляет 5+2 человека.

Определяющий параметр эффективности – профессиональная квалификация руководителя, так как он распределяет сферы деятельности между подчиненными, соответственно при любых изменениях руководитель сам вносит корректировки в технологии, доводит их до исполнителей и контролирует.

Большое влияние на изменение данной структуры могут оказать внешние изменения, поэтому зачастую может измениться сама технология работы, что приводит к реорганизации системы управления, поэтому людей надо переучивать или нанимать новых специалистов. Происходит перегрузка руководителя, а исполнители не видят своего вклада в результаты деятельности.

Процессное управление

Альтернативой функциональному становится процессное управление, основа которого – управление по целям.

Процессное управление основывается на концепции цепочки создания добавленной стоимости (Портер): последовательность функций структурных подразделений предприятия (центров ответственности в том порядке, как они выполняются при создании конкретного вида потребительной стоимости (стоимости объекта)).

Типичными цепочками для основного вида деятельности являются закупки, производство, доставка, продажа, оказание услуг.

Управление цепочкой осуществляет само предприятие, которое имеет статус центра прибыли, а отдельные функции выполняются структурными подразделениями, которые называют центром затрат.

Таким образом, выполнения каждой функции с одной стороны связано с формированием затрат, а с другой стороны – с добавлением дополнительных потребительских качеств к создаваемому стоимостному объекту, представляющих ценность для потребителя.

Суть процессного подход не в контроле технологий, а в контроле работ, которые представлены на рисунке

Основа – понятие бизнес процессов, выделаются входы (ресурсы) и выходы; руководитель контролирует их лишь на границах бизнес процессов, то есть контролируется на технологиях. Исполнитель сам выбирает технологию, таким образом, теперь к исполнителю предъявляются серьезные требования, поэтому руководитель не является функциональным управленцем, он просто менеджер, который заинтересован в достижении конечного эффекта. Главные критерии – достижение целей. Норма управляемости 12+5 человек.

Все более предпочтительным становится данное управление, сокращаются этапы власти, точно определяются результаты деятельности, причем как общие, так и личные. Сокращается количество ненужных работ. Формируется эффективная система мотивации персонала.

В отличие от функционального подхода, с помощью которого организуется управление множеством непосредственно несвязанных функций одного центра затрат, в процессном подходе функции разных центров затрат рассматриваются с позиции общего использования в общих бизнес процессах (склад выполняет функцию поступления, хранения, выдачи, которые в функциональном подходе рассматриваются отдельно от функций закупки, производства; в процессном подходе каждая из функций включается в соответствующий бизнес процесс: функция поступления материальный ценностей будет последней функцией бизнес процесса закупки; функция выдачи материальных ценностей – первая функция производственного процесса).

Изменения организации функции складирования может привести к существенному изменению организации функции закупки, транспортировки, поэтому на современных предприятиях создаются процессные центры (например, служба логистики), которые управляют выполнением взаимодействующих функций разных центров затрат.

Концепция цепочки создания добавленной стоимости.

Процессное управление основывается на концепции цепочки создания добавленной стоимости (Портер): последовательность функций структурных подразделений предприятия (центров ответственности в том порядке, как они выполняются при создании конкретного вида потребительной стоимости (стоимости объекта)).

Типичными цепочками для основного вида деятельности являются закупки, производство, доставка, продажа, оказание услуг.

Управление цепочкой осуществляет само предприятие, которое имеет статус центра прибыли, а отдельные функции выполняются структурными подразделениями, которые называют центром затрат.

Таким образом, выполнения каждой функции с одной стороны связано с формированием затрат, а с другой стороны – с добавлением дополнительных потребительских качеств к создаваемому стоимостному объекту, представляющих ценность для потребителя.