Изложение текста документов

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова “должен”, “следует”, “необходимо”, “требуется чтобы”, “разрешается только”, “не допускается”, “запрещается”, “не следует”. При изложении других положений следует применять слова - “могут быть”, “как правило”, “при необходимости”, “может быть ”, “в случае” и т.д., при этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например “применяют”, “указывают” и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии общепринятые в научно-технической литературе.

В тексте документа не допускается:

1. применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

2. применять для одного и того же понятия различные научно- технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

3. применять произвольные словообразования;

4. применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующим государственным стандартом, а также в данном документе;

5. сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковинах таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Перечень допустимых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316 -01.

Построение таблиц

Таблицы представляют собой форму организации материала, позволяющую систематизировать и сократить текст, обеспечить обозримость и наглядность; упростить и ускорить анализ того содержания, которое они передают.

Требования, предъявляемые к таблицам: обозримость; доходчивость; выразительность; отсутствие дублирования текстового или графического материла.

В соответствии с СТП 3.4.204-01, п. 5.8 правила оформления таблиц в тексте следующие:

1. слово “Таблица” и порядковый номер таблицы помещают над ней в левом верхнем углу в одной строке с названием таблицы;

2. если в тексте имеется только одна таблица, то ее не нумеруют, слово “Таблица” над ней не пишут;

3. на все таблицы в тексте должны быть ссылки.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом, при этом в каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруются арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы (см. таблицу 4.1).

Таблица 4.1 – Расчет стоимости топлива

1	2	3	4	5

Продолжение таблицы 4.1

1	2	3	4	5

Слово “Таблица” указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова “Продолжение таблицы” с указанием номера (обозначения) таблицы.