ЛАБОРАТОРНА РОБОТА №7

Створення структури БД в MS ACCESS та запитів до бази даних

Тема: Створення структури БД в MS ACCESS та запитів до бази даних. Конструювання таблиць бази даних у середовищі MS ACCESS, їх зв’язування та заповнення даними.

Мета: Вивчити основні засоби роботи з базами даних в MS ACCESS. Набути практичних навичок створення таблиць бази даних у різних режимах роботи, редагування табличних даних і створення схеми даних.

Формування запитів засобами MS Access.

Призначення: Вивчити призначення і методику застосування інструментальних засобів системи управління базами даних (СУБД), а також основне меню і його команди. Придбати практичні навички створення таблиць бази даних, редагування даних і створенню схеми даних. Освоїти прийоми редагування структури таблиць і записів у них.

Загальні положення

Система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. У цьому розділі розглядається русифікована версія СУБД Access 2003. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування.

Система управління базами даних - це спеціальний пакет програм, які забезпечують створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.

Розглянемо створення бази даних на прикладі фірми, яка реалізує продовольчі товари і має певну кількість замовників.

Запуск MS Access здійснюється подібно до того, як запускається будь-яка інша прикладна програма. Після її завантаження на екрані дисплея з’являється вікно «Microsoft Access» (рис. 1.1).

Рис. 1.1 - Вікно «Microsoft Access»

Як видно з рис. 1.1, у верхній частині цього вікна розміщуються рядок заголовка, головне меню, панелі інструментів. У центрі знаходиться робоча область MS Access, у якій відображається вікно «Microsoft Access», що забезпечує вибір режиму роботи. У нижній частині - рядок стану системи.

Розглянемо коротке призначення основних елементів даного вікна (рис. 1.1).

Рядок заголовка. Містить назву програми - Microsoft Access. Керування системним меню і вікнами Access здійснюється за допомогою кнопок, розташованих у лівому і правому верхніх кутах. Головне меню MS Access має ієрархічну структуру і включає сім спадаючих меню другого рівня від меню Файл до меню Окно і Справка.

Кожне меню виконує визначені функції, містить кілька команд керування процесом роботи з базами даних і активізується за допомогою миші чи при натисканні клавіші <Alt> разом із клавішею першої букви в його імені.

Панелі інструментів являють собою групи піктограм - кнопок, за допомогою яких здійснюється швидкий і наочний вибір виконання команд СУБД, які часто використовуються.

Користувач має можливість включати чи змінювати стандартні панелі інструментів, а також створювати нові, привласнюючи їм потрібні імена. Для цього необхідно виконати команду меню Вид - Панели инструментов - Настройка... У результаті чого на екрані відобразитися діалогове вікно «Настройка», що дозволяє виконати зазначені дії.

Робоче поле Access. Використовується для роботи з різними об’єктами бази даних.

Рядок стану. У рядку стану міститься інформація про готовність MS Access до роботи, а також відомості про її функціонування.

Створення бази даних починається по команді меню Файл – Создать або безпосереднім вибором в вікні системи команди Создать файл… , що викликає вікно системи «Создание файла».

Рис. 1.2 - Вікно «Microsoft Access» створення бази даних

Команди, розташовані в лівій частині вікна («Создание»), забезпечують створення нової порожньої бази даних, проектів з даними і т.д., а команди, розташовані в правій частині («Шаблоны»), забезпечують створення нових шаблонів або використання вже існуючих за допомогою майстра.

При виборі команди Новая база данных активізується діалогове вікно «Файл новой базы данных», за допомогою якого вибирається папка для розміщення бази даних і задається ім’я файла, наприклад – «Склад». Всі файли бази даних мають розширення mdb.

Далі, за командою Создать відкривається діалогове вікно «Склад : база данных» (рис. 1.3).

Рис. 1.3 - Вікно порожньої бази даних «Склад: база данных»

За допомогою кнопок даного вікна можна послідовно створити всі об’єкти порожньої бази даних: таблиці, запити, форми, звіти й т. п.

Наступним прикладом буде створення об’єктів бази даних «Склад». База даних буде складатись з таких таблиць із визначеними в дужках полями: Групи товарів(КодГрупи, НазваГрупи), Товари(КодТовару, НазваТовару, КодГрупи, Ціна, На складі), Замовники(КодЗамовника, НазваЗамовника , Адреса, Телефон, Представник), Замовлення (КодЗамовлення, КодЗамовника, Дата), Обсяги замовлень (КодЗамовлення, КодТовару, Кількість).

Для створення нової таблиці необхідно активізувати у вікні Microsoft Access об’єкт «Таблицы» і праворуч вибрати один із трьох запропонованих варіантів створення таблиці. Можна також клацнути на кнопку панелі інструментів діалогового вікна «Склад:база данных». Далі, у вікні «Новая таблица» (рис. 1.3) вибрати один із можливих режимів створення таблиці.

Рис. 1.3 - Вікно «Новая таблица»

Як випливає з рис. 1.3, таблиці бази даних можна створювати безпосередньо («Режим таблицы»), за допомогою Конструктора (режим «Конструктор») чи з застосуванням Майстра таблиць (режим «Мастер таблиц»), шляхом імпорту таблиць із зовнішнього файла, а також на основі зв’язаних таблиць із зовнішніх файлів.