2.7 Робота з запитами
Для витягу інформації з бази даних використовується запит. З його допомогою можна вибрати і визначити групу записів, що задовольняють визначеній умові. Використання запитів перед пресою звіту дозволяє виводити на друк тільки потрібні дані. Форми також можуть використовувати запит, щоб на екрані з'являлися тільки записи, що відповідають заданому критерію. Запити можна використовувати й у процедурах, що змінюють, що добавляють або знищують запис бази даних.Запит транслює введені у вікні QBE команди і вибирає потрібні дані.. Система сортує записи , що утворилися , по імені клієнта по прізвиську тварини в межах імен клієнтів. Нарешті, записи з'являються на екрані в режимі таблиці (Рис. 2.16)
Рис. 2.16 Вікно «Запиту»
2.8 Створення та робота із звітами
Створення звіту починається з бажання переглянути дані в таблиці, але не в такому вигляді, як вони представлені в таблиці. Мета звіту — вибрати із розрізнених даних цінну інформацію. Створення звіту передбачає виконання наступних етапів.
Визначення макета звіту.
Збір даних.
Створення конструкції звіту за допомогою конструктора.
Друк чи перегляд звіту.
Після розробки загального формата звіту потрібно підібрати потрібні дані. В звіті можна використовувати дані з однієї таблиці бази даних чи результуючий набір даних запиту. За допомогою запиту можна зв’язати декілька таблиць, а потім використовувати результати виконання запиту в якості джерела записів звіту. Результуючий набір даних в Access можна розглядати як одну таблицю. Дані звіту і конструкція звіту — це зовсім різні речі. В конструкції звіту задаються поля, які будуть використані в звіті. Потім при запуску звіту, Access представляє дані з результуючого набора даних чи таблиці замість полів звіту. Таким чином створюється звіт.
За допомогою Access можна створити практично будь-який тип звіту. Майстер звітів спрощує процес розміщення полів, задаючи ряд запитань про тип створюваного звіту, а потім автоматично створюючи макет звіту.
Існує декілька способів створення звіту.
За допомогою команди Вставка - Отчет з меню вікна бази даних.
За допомогою кнопки Создать у вкладці Отчеты вікна бази даних.
За допомогою кнопки Новый отчет панелі інструментів вікна бази
Створення інтерфейсу
Усі відомості у формі або звіті містяться в елементах управління. Елементи управління — це об’єкти форми або звіту, які служать для виводу даних на екран, виконання макрокоманд чи оформлення форми чи звіту. Наприклад, поле можна використовувати для вивода данних на екран у формі або звіті, кнопку — для відкриття іншої форми чи звіту, а лінію або прямокутник — для розділення і групування елементів управління з тим, що б вони краще сприймались користувачем.
Для створення кнопочної форми потрібно виконати наступні дії:
Відкрити вікно створення форми в режимі конструктора (Рис. 2.17)
Рис. 2.17. Вікно створення форми за допомогою конструктора
Вибрати на панелі елементів вкладку «Кнопка» (Рис. 2.18)
Рис. 2.18 Вкладка «Кнопка»
Виконати дії запропоновані майстром кнопок (Рис. 2.19)
Рис. 2.19. Створення інтерфейсу користувача