2. Організація аналітичного обліку основних засобів за допомогою програми access
2.1 Дослідження предметної області
Перед тим, як приступати до безпосереднього використання СУБД, необхідно розібратися в основних принципах побудови баз даних. Використовуючи інструментальні засоби СУБД, можна витягати дані з таблиць, відображати їх і застосовувати в будь-яких звітах.
Номер – номер документу по-порядку
Найменування – назва приладу
технічні данні – технічні данні приладу
Індекс документу – індекс вхідного документу реєстрації приладу
Одиниці вимірювання – паспортні данні приладу
Кількість – кількість приладів в шт.
2.2 Створення інфологічної моделі
У Access реалізоване керування реляційними базами даних. Ця система підтримує первинні і зовнішні ключі і забезпечує повну підтримку цілісності даних на рівні самої бази даних (що запобігає несумісному відновленню або знищенню даних). Крім того, таблиці в Access мають правила перевірки даних для запобігання введення некоректних значень. Кожне поле в таблиці має визначений формат і заданий по умовчанню тип. Access підтримує всі необхідні типи поля: Текстовий - для збереження одного рядка тексту, Числовий - для чисел. Грошовий - для введення грошових розмірів, Дата/час - для часу, Поле MEMO - для збереження довільної інформації. Логічний - для логічних значень і Поле об'єкта OLE - для збереження об'єктів з інших додатків, що підтримують технологію OLE.
Таблиця1
Підпис |
ім’я поля |
Тип даних |
*Номер по-порядку |
N_P/P |
Лічильник |
Найменування |
Naumenuv |
Текстовий |
Технічні данні |
Texn_dan |
Текстовий |
Одиниці вимірювання |
Odun_vumiru |
Текстовий |
Таблиця 2
Підпис |
ім’я поля |
Тип даних |
*Номер по-порядку |
N |
Лічильник |
Найменування |
Naumenuv |
Майстер підстановок |
Документ |
Dokym |
Текстовий |
Кількість |
Kilk |
Числовий |
Ціна |
Zina |
Грошовий |
Курс $ |
Kyrs $ |
Числовий |
Access. Найпростіший спосіб для запуска Access— клацнути на кнопці Пуск, вибрати підменю Програми, а потім — пункт Microsoft Access. При цьому Access буде запущена, і на екрані з’явиться заставка системи. (рис. 2.1)
Рис. 2.1 Запуск програми
Те ж саме відбудеться у тому випадку, якщо натиснути на робочому столі піктограму Access.
2.3 Створення бази даних
Щоб створити нову базу даних, необхідно завантажити програму На екрані з’явиться вікно створення нової бази даних (Рис. 2.2)
Рис. 2.2 Вікно створення нової бази даних
В полі “Имя файла” вводжу назву бази даних “Vidomosti”. В полі “Папка” я зазначаю шлях до папки, в якій буде зберігатись БД . Натискаю кнопку “Создать”
2.4 Робота з таблицями
2.4.1 Створення структури таблиці в режимі “Конструктор”
Для того, щоб створити таблиці своєї бази даних зі списку об’єктів вибираю об’єкт “Таблицы”, потім засіб створення “Создание таблицы в режиме конструктора”. На екрані з’являється вікно конструктора таблиць (Рис. 2.3).
Рис. 2.3 Вікно створення таблиці в режимі конструктора
Вікно конструктора таблиць містить дві панелі. Верхня панель дає змогу присвоїти ім’я кожному полю таблиці і визначити тип даних у кожному полі, нижня – встановити властивості кожного поля. Робимо такі дії щоб створити таблицю «Zagal_vidom», аналогічно створюю всі інші нормалізовані таблиці
У вікні конструктора таблиць я задаю імена полів. Ім’я поля може мати до 64 символів; воно повинно бути унікальним, по можливості коротким і мати інформативний характер (Рис. 2.4).
Рис. 2.4 Створення таблиці
Потім задаю тип кожного поля, який буде залежати від типу даних, що в ньому розміщені. Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля, вибирається зі списку “Тип данных”, що розкривається (Рис. 5).
Описание – пояснення до кожного поля, які формують у разі потреби.
У вікні конструктора таблиць я задаю імена полів, тип даних у кожному полі, властивості кожного поля.
Тепер я закриваю вікно конструктора таблиць, з’являється вікно збереження таблиці. В ньому я задаю назву таблиці і натискаю кнопку “ОК” попередньо задавши ключове поле, аналогічно створюю всі інші таблиці