Лабораторна робота № 17-18 Тема: Кадровий облік, нарахування та виплата заробітної плати в інформаційної базі 1с «Підприємство» 8.2
Мета: Звіти з кадрового обліку, з нарахування і виплати заробітної плати. Нарахування зарплати. Особливості обліку ПДФО. Виплата зарплати. Введення початкових залишків по зарплаті. Освоїти методику заповнення документів з кадрового обліку. Освоїти методику нарахування та виплати заробітної плати співробітникам в «1С:Бухгалтерія 8.2».
Обладнання та програмне забезпечення: ПЕС, інтегрований пакет програм Microsoft Office; програма «1С:Бухгалтерія 8.2».
Основні теоретичні відомості Загальні відомості про програму Кадровий облік
Спеціалізована підсистема обліку зарплати і кадрів, що входить до складу « 1С: Підприємство 8.2 », вирішує такі завдання:
- Облік руху кадрів по кожній організації, включаючи оформлення документів ( накази про прийом на роботу, про переведення, про звільнення) і звітність (особисті картки працівників за формою П- 2, звіти по складу працівників організації) ;
- нарахування заробітної плати персоналу підприємства з оформленням відповідних документів (включаючи платіжні документи);
- обчислення регламентованих законодавством податків і внесків, оподатковуваною базою яких служить заробітна плата працівників організацій, і формування відповідних звітів (по ПДФО, внескам до різних фондів );
- відображення нарахованої зарплати, а також сум податків і внесків у бухгалтерському та податковому обліку.
Послідовність дій, які необхідно виконати в програмі по заробітній платі - від прийому на роботу до формування проводок, користувач може переглянути в обробці Помічник по зарплаті ( рисунку 1 ). Для відображення схеми потрібно вибрати організацію. Послідовність кроків пронумерована. При цьому схема нарахування заробітної плати не лінійна - наприклад, паралельно з кроком під номером 4, можна виконувати крок під номером 2. При натисканні на посилання в конкретній комірці схеми відкриється список введених документів даного виду. Відкривши цей список, можна стандартним способом ввести новий або відкрити вже існуючий документ і продовжити роботу з ним. Під схемою виводяться таблиці, в яких відображений останній введений документ кожного виду, при цьому рядків таблиць рівно стільки, скільки осередків у схемі. У документів по зарплаті при цьому відображається період, за який вони введені. При цьому виводиться не останній введений документ за датою документа, а останній введений по періоду дії. Якщо, наприклад, сьогодні вводився документ за червень поточного року, і за січень поточного року, то в таблиці буде відображений саме червневий документ.
Рисунок 1 Екранна форма вікна Помічник обліку кадрів , нарахування, виплати і обліку заробітної плати
Відомості про кадри в інформаційній базі «1С : Підприємство 8.2 », в залежності від свого смислового призначення, зберігаються у різних об'єктах конфігурації. Для зберігання інформації загального характеру про працівника, не пов'язаної з виконанням конкретних посадових обов'язків ( паспортні дані і т.д. ) призначений довідник Фізичні особи ( меню Зарплата - Фізичні особи). Для зберігання інформації, пов'язаної з виконанням посадових обов'язків (організація, підрозділ, посаду, табельний номер ), використовується регістр відомостей Працівники організацій ( меню Операції - Регістр відомостей - Працівники організацій ). Відомості про умови оплати праці зберігаються в регістрі відомостей ( меню Операції - Регістр відомостей - Планові нарахування працівників організацій ). Перелік обов'язкових для співробітника внесків до різних фондів зберігається в регістрі відомостей Внески до фондів співробітників організацій. Набір внесків співробітника користувач зобов'язаний відредагувати, у випадку якщо співробітник є працюючим пенсіонером або інвалідом. Таке роздільне зберігання інформації не створює незручностей користувачеві, але спрощує його роботу в ситуації, коли один працівник числиться в кількох організаціях інформаційної бази: загальну інформацію про такий працівника буде потрібно ввести тільки один паз для розміщення її в довіднику Фізичні особи.
В «1С : Підприємство 8.2 » інформація про кадри вводиться за допомогою документів. Початковий введення інформації здійснюється документом Прийом на роботу в організацію ( меню Кадри - Прийом на роботу в організацію). З цього документа заповнюються згадані вище регістри і довідник Фізичні особи ( який заповнюється у разі , коли фізична особа вноситься в інформаційну базу вперше). Прийом на роботу в організацію проводиться з дотриманням обмежень, що випливають з трудового законодавства України: одне і те ж фізична особа може бути оформлено працівником декількох організацій, але основне місце роботи у нього може бути лише в одній з них; в інших же організаціях працівник має бути оформлений як зовнішній сумісник. Працівник може бути прийнятий на роботу в організацію вдруге, але вже як внутрішній сумісник. При цьому внутрішнє сумісництво має бути попередньо дозволено відповідною установкою облікової політики організації, доступної через меню Підприємство - Облікова політика - Облікова політика ( з персоналу ) (рисунок 2). Відомості для нарахування заробітної плати, податків та внесків. Основні відомості, необхідні для нарахування зарплати працівникам підприємства вказуються в документі Прийом на роботу в організацію (рисунок 3 ). На закладці Нарахування зазначаються відомості, необхідні для нарахування зарплати, зокрема:
• Розмір - сума, яка буде запропонована як результат нарахування після заповнення документа Нарахування заробітної плати,
• Вид розрахунку - вид нарахування, який містить заданий спосіб відображення в обліку суми, нарахованої працівникові, із зазначенням способів оподаткування. Вид розрахунку вибирається зі списку Нарахування організацій ( меню Зарплата - Нарахування організацій ). Для кожного виду розрахунку задається так званий спосіб відображення в бухгалтерському обліку - елемент довідника Способи відображення зарплати в регламентованому обліку, форма якого доступна також з меню Зарплата - Способи відображення зарплати в обліку. Для введення відомостей про фізичну особу з форми документа Прийом на роботу в організацію слід відкрити форму елемента довідника фізичних осіб. У цій формі слід заповнити всі поля, оскільки відповідні відомості необхідні в подальшому для правильного формування звітності з ПДФО та внесками до ПФУ. Відомості необхідні для правильного обчислення ПДФО вводяться в окремій формі, спричиненої кнопкою командній панелі форми елемента довідника. До цих відомостей належать:
• Пільги - дані, необхідні для автоматичного обліку пільг, на які має право фізична особа за законодавством. Нову пільгу працівникові можна призначити тільки за допомогою документа Заява на пільги ПДФО;
• Склад сім'ї - дані про кількість у фізичної особи дітей. У табличних частинах Внески та Внески на ФОП необхідно задати список, обов'язкових внесків до різних фондів. З документа Прийом на роботу в організацію можна роздрукувати відповідний паперовий документ - Наказ ( розпорядження) про прийом працівника на роботу за формою № П- 1. Друкована форма документа представлена на рисунку 4. Наступні кадрові переміщення працівника ( в тому числі звільнення) оформляються іншими документами. При переміщені співробітника з одного підрозділу в інший, зміну місячного окладу, кількості дітей і типу вирахування з доходів слід використовувати документ Кадрове переміщення організацій ( меню Кадри - Кадрове переміщення організацій ). Екранна форма документа представлена на рисунку 5. Після внесення змін можна сформувати і роздрукувати наказ за формою Т- 5.
Рисунок 3 Екрана форма вікна документу Прийом на роботу в організацію
Рисунок 4 Екрана форма друкованого документу Прийом на роботу в організацію
Рисунок 5 Екранна форма вікна документа Кадрове переміщення організацій
Якщо трудові відносини з працівником припиняються потрібно створити наказ про звільнення. Екранна форма документа Звільнення з організації представлена на рисунку 6. Після заповнення всіх реквізитів необхідно записати і провести документ. Після внесення в документ всієї необхідної інформації можна сформувати і роздрукувати наказ за стандартною формою - Форма П- 8. Наказ про звільнення не видаляє співробітника з довідника Співробітники організацій, а просто вносить відповідні зміни до реквізитів співробітника. При звільненні співробітника для вказівки підстави для звільнення користувач може використовувати довідник Підстави звільнення з організації, який містить список підстав звільнення працівників згідно з Кодексом законів про Працю. Довідник може бути заповнений згідно КЗпП - для цього у формі списку довідника призначена кнопка Підбір ( рисунок 7 ).
Всі накази, пов'язані з обліком кадрів, заносяться в журнал Документи обліку кадрів організацій. Інформацію в даному журналі можна переглядати, редагувати, виконати відбір, сортування ( рисунок 8 ).
Рисунок 8 Екранна форма вікна журналу Документи обліку кадрів організацій