Формирование организационной структуры

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления, Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1.  Формирование общей структурной схемы. Данный этап определяет главные характеристики организации, а также направления, по которым должно осуществляться детальное проектирование как организационной структуры, так и внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения.

2.  Разработка состава основных подразделений и связей между ними. Она заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно- функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей.

3. Регламентация организационной структуры. Этот этап предполагает определение количественных характеристик аппарата управления и других подразделений организации, а также перечня процедур управленческой деятельности.

Для случаев, когда требуется детализированная регламентация ответственности по отдельным этапам разработки и принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих взаимодействия многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые получили название органиграмм. Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными элементами и отдельными работниками.

Более подробно вопросы проектирования организационной структуры будут рассмотрены в дальнейшем в главе 15 настоящего издания при изучении соответствующих материалов.

6.5. Формирование систем организации и

управления в современных условиях

Любую перестройку структуры управления необходимо оценивать, прежде всего, с точки зрения достижения поставленных перед ней задач.

В условиях некризисной экономики реорганизация направлена чаще всего на то, чтобы путем совершенствования системы управления повысить эффективность работы организации. Главными показателями улучшения являются: сокращение затрат, рост прибыли, улучшение обслуживания клиентов, ускорение технического развития, кооперация в принятии и реализации управленческих решений, более гибкий стиль управления, восприятие организационной структуры людьми.

В кризисной экономике изменения в структурах управления направлены на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более гибкого приспособления к требованиям внешней среды. Обязательно ставятся и достигаются цели расширения полномочий на нижних уровнях иерархии управления, повышения производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав организации. На практике это означает привлечение все большего количества работников к процессу выявления и решения проблем предприятия. Оценка деятельности организационной структуры производится и по таким направлениям, как быстрота получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, использование информационных технологий.

В области совершенствования организационных структур в современных условиях следует выделить следующие тенденции:

– переход от формальных к неформальным органическим системам управления;

– развитие экономической самостоятельности и ответственности предприятия;

– ориентация на человека;

– формирование высокоэффективных внутриорганизационных связей.

Контрольные вопросы к главе 6.

1. Организационная деятельность, ее принципы и этапы.

2. Нормы управляемости. Теория А. Грайкунаса.

3. Факторы, влияющие на служебные контакты руководителя.

4. Взаимоотношение полномочий.

5. Виды полномочий.

6. Организационная роль и ее компоненты.

7. Параметры организационной роли.

8. Восприятие роли исполнителем.

9. Подходы к проектированию и перепроектированию роли.

10. Процесс формирования организационной структуры.

11. Формирование систем организации и управления в современных условиях.

7. Мотивация как функция менеджмента, теории

мотивации

Поведение человека всегда мотивировано. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Для их понимания всегда следует искать мотив поведения.

7.1. Понятие мотивация

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации. Она заставляет человека действовать и вести себя определенным образом. Человек всегда действует  для удовлетворения какой-либо своей потребности. Значит, мотивацию можно определить также как способ  удовлетворения потребностей человека в обмен на его эффективную работу.

В самом общем виде мотивация человека к деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся как вне, так и внутри человека и заставляют его осознанно или неосознанно совершать определённые поступки.

Слово мотивация имеет происхождение от слова мотив.

Мотив – предмет побуждения человека к действию, определяющий, что надо делать, и как будет осуществлено это действие.

Исходя из этого, мотивацию можно определить еще, как воздействие на человека с целью побуждения его к действию путём пробуждения в нём определённых мотивов. Поэтому мотивация состоит:

– во внешнем воздействии, вызывающем определённые мотивы, которые побуждают человека осуществлять действия, приводящие к желательному результату;

– в формировании мотивационной структуры человека. В этом случае внимание концентрируется на развитии и усилении желательных мотивов действий человека, и наоборот, ослаблении тех мотивов, которые препятствуют эффективному управлению человеком.

Традиционный подход к мотивации основывается на подходе к человеку всего лишь как к ресурсу, который требуется заставить эффективно работать. Технический прогресс радикально изменил отношение к труду и повседневному существованию. В результате менеджер ежедневно сталкивается с проблемой мотивации деятельности сотрудников, т.е. как направить их энергию на предлагаемую работу.

Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе. Этот интерес возрастал по мере расширения личных свобод подчиненного, его превращения в определенной степени в партнера. Чем свободнее становился человек, тем важнее осознание того, что им движет, что заставляет приносить больше пользы. Человек, получивший в процессе обучения и производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. Отсюда следует, что мотивировать человека – это затронуть его важные интересы, дать ему шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

7.2. Понятие стимул

Стимулы играют роль рычагов воздействия, вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания и многое другое, что предлагается человеку в компенсацию за его действия.

Процесс использования различных стимулов для мотивации людей называется процессом стимулирования. Оно принципиально отличается от мотивации. Стимулирование – это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование. При этом чем выше уровень развития отношений в организации, тем реже в качестве средств управления людьми применяется стимулирование. Если мотивы порождает сам человек, сталкиваясь с задачей, то такую мотивацию можно назвать внутренней (это стремление к завершению работы, познанию, желанию бороться, страх и т.д.). Внешняя мотивация вызывается воздействием на субъект извне (оплата за работу, распоряжения, правила поведения и т.д.).

Исходя из понятия стимулирование, мотивацию можно определить как процесс стимулирования кого-либо к эффективной деятельности, направленной на достижение целей организации.

7.3. Принципы и стадии развития мотивации

Необходимость мотивации обусловлена тем, что менеджерам приходится работать с людьми и им важно знать причины тех или иных поступков своих подчиненных, чтобы иметь возможность направлять их деятельность в русло, желательное для организации.

На практике применяет следующие основные принципы мотивации:

– принцип потребностей;

– принцип вознаграждения.

Принцип потребностей – это осознание субъектом отсутствия чего-либо, побуждающее к действию. Побуждение является поведенческим проявлением потребностей и концентрировано на достижение цели, которая служит для удовлетворения потребностей, которые квалифицируются как:

– первичные (физиологические);

– вторичные (психологические).

Принцип вознаграждения – это предоставление субъекту возможности получить то, что он считает ценным для себя. Существуют два типа вознаграждения:

– внутреннее (его дает сама работа – это самоуважение, признание, удовлетворенность работой);

– внешнее (дается организацией – зарплата, премии, льготы и т.д.).

Чтобы определить, как и в каких пропорциях нужно применять внутренние и внешние вознаграждения в целях мотивации, руководитель должен установить потребности своих работников.

В развитии процесса мотивации различают следующие стадии:

– возникновение потребностей (физиологических, психологических, социальных);

– поиск путей устранения потребностей;

– определение целей;

– осуществление действий;

– вознаграждение;

– устранение потребностей.

7.4. Первоначальные концепции мотивации

Политика кнута и пряника

За тысячи лет до того, как слово мотивация вошло в лексикон руководителей, было хорошо известно, что можно намеренно воздействовать на людей для успешного выполнения задач организации. Самым первым из применяемых приемов был метод кнута и пряника, подтверждение чему можно найти в Библии, античных преданиях и древних мифах. Этот метод был обычным явлением и в странах Запада до конца 19 века. Однако когда возникла школа научного управления, У. Тейлор и его современники уже осознали всю глупость заработков на грани голода. Они сделали мотивацию более эффективной, объективно определив понятие достаточной дневной выработки и предложив оплачивать труд тех, кто производил больше продукции, пропорционально их вкладу.

Постепенно, благодаря применению достижений технологии и специализации, жизнь обычных людей стала улучшаться. Тогда стало ясно, что простой пряник не всегда заставляет человека трудиться усерднее.

Использование методов психологии

Тезис о том, что люди не всегда поступают рационально, был чрезмерно радикальным, и менеджеры не сразу откликнулись на него. Только с появлением работы Э. Мэйо, основателя школы человеческих отношений, стало ясно, какие потенциальные выгоды сулит применение в управлении психологических методов. В 1923–24 годах Э. Мэйо, изучая ситуацию, сложившуюся на текстильном участке прядильной фабрики в Филадельфии (текучесть кадров 250%, низкая производительность), пришел к выводу, что решение проблемы лежит в изменении условий труда, а не в увеличении вознаграждения. Установив для прядильщиков два 10-минутных перерыва, он получил немедленный и впечатляющий результат. Этот и другие эксперименты укрепили его уверенность в том, что для руководителей важно принимать во внимание психологию работника. Однако открытия Э. Мэйо в этой области не получили заслуженной оценки, так как психология тогда была еще в зачаточной стадии развития.

7.5. Современные теории мотивации

Современные теории мотивации основаны на следующих подходах к изучению мотивации:

– социологический (поведение человека) – это результат воздействия идей и событий социального окружения;

– биологический – действия человека зависят от его физиологических и биологических потребностей и побуждений;

– психологический – мотивы поведения не осознаются, не лежат на поверхности, а истинные причины поступков находятся в подсознании;

– бихевиоральный (поведенческий) – поведение подчиненного должно интересовать руководителя.

Данные подходы не были способны ответить на все вопросы, и поэтому появился следующий гуманистический подход, который охватывает все аспекты предыдущих подходов и рассматривает мотивацию человека как целостное сложное, многоаспектное явление.

Наибольшую популярность приобрело психологическое направление, которое подразделяется на:

– содержательные теории мотивации;

– процессуальные теории мотивации.

Содержательные теории мотивации

Содержательные теории мотивации анализируют факторы, оказывающие влияние на мотивацию. В значительной мере фокус этих теорий сконцентрирован на анализе потребностей и их влиянии на мотивацию. Эти теории описывают структуру потребностей, их содержание и то, как данные потребности связаны с мотивацией человека к деятельности. В данных теориях делается попытка дать ответ на вопрос о том, что внутри человека побуждает его к деятельности. Содержательные теории мотивации изучают те внутренние побуждения, потребности, которые заставляют людей действовать именно так, а не иначе.