9.5. Регулирование

Регулирование есть мероприятия по поддержанию в динамической системе управления деятельностью организации заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности, как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Такой взгляд на роль регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе. Это как раз тот процесс, который связывает систему управления с внешней средой. Регулирование детерминируется (обуславливается) нормативностью, и в его поле зрения находится всякое отклонение от нормы. Оно состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, т.е. от нормы.

Постоянный динамизм производства связан с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и возмущающими воздействиями среды. Изменения в самом производстве учитываются благодаря диспетчеризации, что является специфической формой оперативного регулирования. Возмущающие воздействия внешней среды имеют место, прежде всего, в отношениях между субъектами менеджмента по горизонтали потребитель – поставщик. Однако при всех условиях орган управления через процесс регулирования должен различными приемами (выравнивание отклонений, компенсация возмущений, устранение воздействия помех) обеспечить сохранение заданных параметров.

9.6. Координация

Координация обеспечивает согласованность действий во времени и пространстве органов управления и должностных лиц, а также между системой в целом и внешней средой. Благодаря ей обеспечивается динамизм системы производства, создается гармония взаимосвязей производственных подразделений, осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри организации в связи с изменением технико-экономических задач. Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действии всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов для наиболее эффективного воздействия на процесс производства.

Таким образом, координация деятельности означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое, т.е. это процесс распределения деятельности во времени, приведение её отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достигать поставленных целей.

Координация – это важное действие в процессе управления, обеспечивающее:

– во-первых, его бесперебойность и непрерывность;

– во-вторых, взаимосвязь всех функций.

Сущность координации заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и совершенствовании установленного режима деятельности организации. При помощи координации решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления и упорядочением системы производства в случае отклонения от заданных параметров.

В координации развиваются несколько ее эффективных видов:

– превентивная координация, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления;

– координация устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в хозяйственной системе;

– координация регулирующая, предназначенная для поддержания установленной схемы взаимодействия субъектов хозяйствования;

– координация стимулирующая, повышающая эффективность деятельности при отсутствии видимых отклонений.

Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации, руководителей и специалистов путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними (понятия информация и коммуникация будут рассмотрены более подробно дальше). Характер этих связей может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения этой функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения от нормального хода работ.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действий руководителей. Оно осуществляется по вертикали и по горизонтали. Координация по вертикали идет сверху по каналам прямой связи, а горизонтальная налаживается между руководителями и специалистами, расположенными на одном иерархическом уровне управленческой структуры. В любом процессе управления наряду с прямой имеет место также и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными ролями. Информация, полученная по каналам обратной связи, позволяет осуществить регулирование хода производства. Отсюда следует, что обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность процесса управления.

Управление деятельностью организации через процесс координации призвано рационально организовывать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов деятельности организации и осложнения процесса управления, развития в ней процессов специализации и кооперирования, неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Установлено, что количество связей растет как квадрат числа, характеризующего рост производства. Если объем производства возрастет в 3 раза, то количество связей в 9 раз. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: концентрация производства, научно-технический прогресс, совершенствование организации труда, производства и управления.

В условиях роста самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней происходит рост неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ.

Контрольные вопросы к главе 9.

1. Анализ в управленческом цикле.

2. Анализ внутренней среды.

3. Анализ внешней среды.

4. Анализ инвестиций.

5. Регулирование.

6. Координация и ее виды.

7. Координация в управленческом процессе.