4.2 Организация процесса адаптации
Организационные мероприятия (индивидуальные и коллективные) в рамках процесса адаптации, схему которых людям желательно сообщать, можно объединить в две группы:
связанные с введением в организацию;
связанные с введением в подразделение и должность.
Введение в организацию обычно осуществляется кадровыми службами в основном в форме курса общей ориентации, который читается группе вновь принятых работников. Здесь происходит их ознакомление с организацией, ее политикой (в том числе в кадровой сфере), условиями труда, правилами поведения, основными требованиями к работе. В западных фирмах обычно сообщаются следующие сведения:
об организации в целом история, традиции, структура, руководство, виды деятельности, продукция, потребители, приоритеты развития, проблемы;
порядках процедуры найма, увольнения, требования к внешнему виду, поведению, внутренние отношения;
кадровой и социальной политике;
оплате труда формы и системы вознаграждения, оплата за выходные и сверхурочные, условия премирования и проч.;
режиме труда и отдыха, порядке предоставления отпусков и отгулов;
дополнительных льготах страхование, выходные пособия, возможности обучения, наличие столовых, буфетов, оздоровительных центров;
охране труда и технике безопасности риск и опасности, связанные с выполнением работы, меры предосторожности, места оказания медицинской помощи, оздоровительные и спортивные центры, возможности занятия физической культурой, способы поведения при несчастных случаях и оповещения о них, требования к здоровью и запреты (например, курения).
вопросах, связанных с управлением персоналом условия назначения на должность, перемещения, увольнения; испытательный срок, права и обязанности, отношения с непосредственным руководителем и другими менеджерами, оценка работы, дисциплина, поощрения и взыскания;
отношениях с профсоюзами;
о решении бытовых проблем комната отдыха, условия парковки машин и проч.;
экономическом положении организации стоимость оборудования, величина прибыли, убытки от прогулов, опозданий, несчастных случаев.
Индивидуальное введение в организацию начинается сразу же после принятия предложения о работе путем предварительного рассказа о ней, предоставлении книг, брошюр, буклетов и т. п.
Можно составить специальную памятку работника, содержащую сведения об организации, структуре, производственном процессе, условиях трудоустройства, социальной политике, льготах, медицинском обслуживании, требованиях к дисциплине и проч.
Введение в подразделение может быть индивидуальным и коллективным (если подразделение крупное). В последнем случае группе новичков руководством организуется курс специальной ориентации (в небольшом подразделении необходимую информацию сообщает непосредственный руководитель в личной беседе).
В процессе специальной ориентации в западных фирмах рассматриваются следующие вопросы:
цели, технологии и особенности работы подразделения; внутренние и внешние отношения и связи;
процедуры, правила, предписания, касающиеся выполнения работы, оформления документов, а также поведения при пожарах и авариях;
правила техники безопасности и гигиены;
персональные обязанности и ответственность, ожидаемые результаты, нормативы оценки;
продолжительность и распорядок рабочего дня, сверхурочные, замены;
личная информация (объяснение того, где что взять, как ремонтировать, у кого просить помощь, как действовать в случае опоздания, болезни, необходимости получить отгул; организация отдыха, перерывов, приема пищи; телефонных разговоров личного характера);
возможность обучения, повышения квалификации;
осмотр подразделения, комнат отдыха, душевых, мест для курения, различных специальных служб;
знакомство с руководством и будущими коллегами.
Индивидуальное введение в должность завершается на рабочем месте непосредственным руководителем или наставником (некоторые западные фирмы проводят специальные однодневные семинары по управлению адаптацией). Оно является длительным процессом, в том числе после того, как человек уже начинает работать (ибо за один раз новые сотрудники могут воспринять ограниченное количество информации).
Первый день оставляет самые глубокие впечатления, поэтому в этот момент к новичкам надо относиться особенно дружелюбно.
Особыми случаями введения в должность являются выпускники учебных заведений. Поскольку они еще не работали, у них надо развивать позитивное отношение к работе вообще, ощущение своей значимости в деятельности организации, своего места в общей системе. Им надо больше и подробнее объяснять и показывать перспективы. Для выпускников вузов надо еще делать акцент на взаимосвязи работ.
Введение в должность планируется в письменной форме, фиксируется после завершения каждого этапа, контролируется.
Чтобы оно было эффективным, перед приходом новичка целесообразно выяснить:
1. Подготовлено ли рабочее место (оборудование, помещение).
2. Проинформированы ли официально о нем будущие коллеги (фамилия, имя, послужной список, намечаемые функции) и будет ли он благожелательно встречен ими.
3. Кого назначить шефом, обладающим высоким статусом в коллективе, коммуникабельным, готовым прийти на помощь, оказать содействие в освоении тонкостей своей и смежных профессий и привлекать к делам коллектива.
4. Подготовлены ли документы для новичка.
Таким документом может быть памятка для новых сотрудников, в которой отражаются обязанности и ответственность, требования к работе, распорядок дня, подотчетность, контроль, основания для поощрения и наказания, критерии оценки труда и проч.
5. В какой форме будет осуществляться адаптация (наставничество, семинары, курсы, индивидуальные беседы с руководством и наставником, ролевые игры, постепенное усложнение задач и т. п.).
6. К каким задачам новичок может приступать сразу. Новому работнику нельзя давать трудных заданий, а начать для укрепления уверенности в себе и желания работать с поручений средней сложности, не забывая об инструктировании. Это позволит ему успешно справиться с ними и при этом почувствовать удовлетворение.
Трудности, с которыми сталкивается новичок, в первую очередь связаны с недостатком информации. В то же время нельзя перегружать людей ею, ибо новички особо уязвимы в данном отношении.
7. Составлен ли план-график введения в должность.
План-график введения в должность составляет непосредственный руководитель с запасом 1015% времени (но на самом деле незаметно осуществляется «досрочное» освоение работы, что повышает уверенность, самооценку нового работника, доверие руководству).
Карточку контроля адаптации руководитель должен держать в поле зрения и постоянно следить за этим процессом. Например, в течение первой недели ему желательно ежедневно видеться с работником, узнавать об успехах и помогать устранить проблемы (как таковая, проверка по психологическим причинам должна быть минимальной).
Это позволит как можно раньше (идеально в течение месяца) полностью составить представление о его слабостях и достоинствах, исполнительности (что является основой адаптации), складывающихся взаимоотношениях в коллективе, определить потребность в дополнительном обучении и т. п.
В процессе индивидуального введения в должность непосредственный руководитель поздравляет нового сотрудника с началом работы, представляет коллективу (рассказывает биографию, особо отмечая достоинства), знакомит с подразделением и обстановкой в нем, подробно излагает требования, в том числе и неписаные, сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и о наиболее распространенных ошибках в работе, о будущих коллегах, особенно тех, у кого трудный характер (в шутливой форме), и тех, на которых всегда можно положиться, попросить совета.
В результате у человека складывается ощущение, что его ждали, к его приходу готовились. Это позволяет уменьшить психологическую боязнь провала, избежать на первых порах многих ошибок, сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и окружению, тем самым снизить вероятность разочарования и досрочного ухода (больше всего новичков покидаюет организацию в первые 3 мес.).
Кроме того, у нового работника снижается нервозность, тревожность за свое будущее, формируется необходимое отношение к работе и к окружающим, возникают стимулы к дальнейшему развитию и совершенствованию.
Если новичок хорошо проинструктирован, испытывает доверие к руководителю, организации, усвоил предъявляемые к нему требования, комфортно себя чувствует, он будет эффективно и с желанием работать.