2. Проект створення автоматизованої системи документообігу

Назва проекту – проект створення автоматизованої системи документообігу в Департаменті культури, туризму, національностей та релігій Дніпропетровської обласної державної адміністрації.

Дата початку проекту – 01.06.2015р.

Дата закінчення проекту – 02.09.2015 р.

Тривалість проекту – 3 місяці.

Продукт проекту – автоматизована система документообігу, створена на базі використання новітніх інформаційних технологій, що буде містити програмні продукти для обробки документів, внутрішню мережу з зовнішнім середовищем для обміну документами та комунікацій. Створена система допоможе оптимізувати процес документообігу та комунікацій, дозволить результативніше проводити операції з прийняття, обробки, підготовки та відправки документів, що дозволить зменшити затрати часу, технічних та трудових ресурсів.

Даний проект можна охарактеризувати за класифікаційними ознаками таким:

• мета і характеристика діяльності – некомерційний;

• масштаб та розмір – малий;

• ступінь складності – складний, оскільки необхідно визначити потрібну техніку, ПЗ, провести установку техніки, розробити т а прокласти внутрішню мережу та забезпечити захист інформаційних потоків;

• склад і структура проекту – моно проект;

• тип проекту – технічний та організаційний;

• вид проекту – інноваційний та розвитку.

Критерії успіху проекту:

1. Зацікавленість керівництва Департаменту та ОДА у створені автоматизованої системи документообігу, адже це дозволить підвищити результативність роботи, полегшити її і зменшити трудозатрати, що в свою чергу призведе до економії ресурсів за рахунок збільшення обсягів виконаної роботи при цьому зменшення часу на її виконання, а у разі вдалої реалізації створення аналогічних систем в інших структурних одиницях ОДА.

2. У Департаменті частково наявні техніка і ПЗ, що дозволить на її основі створити нову систему.

3. Не потрібно шукати інвесторів, адже кошти на створення визначеної системи будуть надходити з місцевого бюджету.

4. Немає потреби у витратах на навчання персоналу, оскільки Департамент – державна організація, працівники можуть безкоштовно проходити навчання та курси з підвищення кваліфікації.

Існує ймовірність не здійснення проекту у тому випадку, коли загрози зовнішнього середовища та певні непередбачені обставини, виявляться сильнішими, що у підсумку, призведе до остаточного провалу проекту.

Критерії невдачі проекту:

1. Низький рівень фінансування. Проект може не отримати фінансування і не потрапити у цільову програму міста, оскільки ситуація з грошовою ситуацією в країні не стабільна і кількість коштів, що виділяються в бюджет міста може бути недостатнім.

2. Широке розповсюдження піратської продукції є проблемою ІТ ринку України, а використання неліцензійних програм може призвести до збою роботи техніки, зараження вірусними програмами та утрати оцифрованої інформації.

3. Опір змінам персоналу. Основною проблемою Департаменту є те, що основна частина персоналу це робітники, які працюють там дуже давно, звикли до старої системи і не бачать переваг електронного документообігу і тому виявляють не приховану неприязнь до змін, що будуть у результаті реалізації проекту.

Ієрархічна структура робіт (WBS)

Створення автоматизованої системи електронного документообігу(Д0)

8. Створення системи захисту інформації та мережі(Д8)

8.1. Формування вимог до системи захисту

8.2. Установка ПЗ для захисту інформації

9. Навчання персоналу (Д9)

9.1. Визнач. рі-ня знань та умінь щодо використання ПЗ та техніки

9.2. Вибір системи навчання(підвищ.кваліфік, курси, тренінги, майстер класи)

9.3. Формування графіку навчання.

9.4. Укладання угоди з навчальним закладом

10. Запуск системи електронного документообігу (Д10)

10. 1Пробний запуск системи

10. 2 Визначення та усунення недоліків

10. 3Запуск системи (Д10)

6. Установка нового обладнання та ПЗ (Д6)

6.1. Установка обладн. та ПЗ

6.2. Пуск та налагодження обладн. та ПЗ

7.Створення внутрішньої мережі ПЗ (Д7)

7.1. Пошук інтернет-провайдера

7.2. Укладання угоди з провайдером

7.3. Установка обладнання для створення мережі

7.4. Пуск, перевірка та налагодження роботи мережі

3. Пошук ІТ спеціалістів (Д3)

3.1. Пошук ІТ-спеціалістів

3.2. Визначення умов співпраці та укладання угоди

5. Модернізація існуючого обладнання та ПЗ (Д5)

5.1. Визначення необхідних оновлень обладн. та ПЗ

5.2. Установка оновлень обладн. та ПЗ

4. Закупівля обладнання та ПЗ (Д4)

4.1. Пошук магазину для закупівлі обладн. та ПЗ

4.2. Укладання угоди купівлі - продажу

5.3. Пуск та налагодження оновленого обладн. та ПЗ

1. Розробка проекту (Д1)

1.1. Створення команди проекту

1.2. Створення плану проекту

1.3. Узгодження плану проекту

2. Розробка ТЗ (Д 2)

2.1 Розробка ТЗ (Д 2)

2.3. Узгодження ТЗ

Структура команди проекту

1. Керівник проекту – директор Департаменту Першна Н.Г.

0.1.3.Група з установки програмного та технічного забезпечення

(Підрядна організація)

0.1.2.Менеджери проекту(начальники управлінь та відділів)

0.1.2.2.Начальник управління культури

0.1.2.3.Начальник відділу мистецтв,національностей та організаційно-кадрової роботи

0.1.2.4.Головний спеціаліст відділу мистецтв,національностей та організаційно-кадрової роботи

0.1.3.1.Спеціаліст з установки техніки та ПЗ

0.1.3.2.Спеціаліст з установки внутрішньої мережі

0.1.1. Юрист – Барабаш А.О. - головний спеціаліст - юрисконсульт

0.1.2.1.Начальник управління туристичного потенціалу

0.1.2.5.Начальник ІТ-відділу

Рис. 3.1. Структура команди проекту

Таблиця 3.1.

Інформація для побудови сітьового графіку

Рис.3.2.. Сітьовий графік робіт побудований за допомогою MS Project

Дата старту проекту – 01.06.2015р.

Таблиця 3.2.

Календарний план проекту

Загальна вартість проекту не перевищує 200 000 грн.

Таблиця 3.3.

Витрати на трудові ресурси проекту

Для розрахунку витрат на трудові ресурси були задані ставки оплати: стандартні та наднормові. Для працівників організації стандартні ставки відповідають їх ставці згідно штатного розпису, понаднормові складають 50% від стандартної ставки. Для ІТ-спеціалістів з підрядної організації стандартна ставка відповідає оплаті визначеній за умовами угоди.

Таблиця 3.4.

Ставки оплати праці

Таблиця 3.5.

Кошторис оплати праці

	Червень				Липень				Серпень
Юрист			160	40			32			240	40	512
Начальник управління туристичного потенціалу								16		32		48
Начальник управління культури								16		32		48
Начальник відділу мистецтв,національностей та організаційно-кадрової роботи								16		112		128
Головний спеціаліст відділу мистецтв,національностей та організаційно-кадрової роботи										240		240
Начальник ІТ-відділу	300	300	540	660			96	60		24	12	1992
Спеціаліст з установки техніки та ПЗ	800	480	480	64		1216	320	416			160	3616
Спеціаліст з установки внутрішньої мережі	800	480	480			640	320	416			160	3296
											Сума	10680

Таблиця 3.6.

Кошторис закупівлі обладнання та ПЗ

Назва обладнання	Вартість	Кількість одиниць	Загальна вартість
Оновлення наявного обладнання
Компютерний монитор 18.5" LG 19M44A-B	2 400	3	7200
Компютерна мишка Logitech B100 Optical USB (910-003357)	220	13	2860
Клавіатура Speedlink Meta Multimedia Keyboard (SL-6430-BK-RU)	400	5	2000
Материнська плата Asus P8Z77-V Deluxe (s1155, Intel Z77, PCI-Ex16)	1800	2	3600
Закупівля нового обладнання та ПЗ
Компьютер(укомплектований)	7000	9	63000
Інтернет роутер	2000	2	4000
Монітори	3000	2	6000
Операционная система Windows 8 32-bit/64-bit Russian VUP Upgrade DVD BOX (3ZR-00032)	3200	1	3200
Антивірусна програма Kaspersky CRYSTAL 3.0 Renewal	1300	1	1300
Пакет програм для кодування та передіча інформації	3000	1	3000
Пакет програм для он-лайн конференцій, вебінарів та ін.	800	1	800
Кабель для внутрішньої мережі	150 грн./м	200 м	30000
Кабель для інтернет мережі	100грн./м	500 м	5000
Загальна сума			177460

Отже, загальна сума необхідна для реалізації проекту 188140 грн. ( 177460 грн. – витрати на технічне оснащення, 10680 грн. – витрати на оплату праці)

Таблиця 3.7.

Бюджет продукту проекту

	Червень		Липень		Серпень		Разом
	01.06-18.06	19.06-30.06	01.07-14.07	15.07-29.07	01.08-14.08	15.08-02.09
1. Розробка проекту (Д1)								0
2.Розробка ТЗ (Д 2)		2000						2000
3. Пошук ІТ спеціалістів (Д3		3000						3000
4.Закупівля обладнання та ПЗ (Д4)			90000					90000
5. Модернізація існуючого обладнання та ПЗ (Д5)				87500				87500
6.Установка нового обладнання та ПЗ (Д6)					1500			1500
7. Створення внутрішньої мережі (Д7)					1000			1000
8. Створення системи захисту інформації та мережі(Д8)						1000		1000
9. Навчання персоналу (Д9)						1500		1500
10. Запуск системи електронного документообігу (Д10)						640		640
Разом	0	5000	90000	87500	2500	3140		188140