2.2. Відділ технічного нагляду Департаменту та освіта в сфері інформаційно-комунікаційних технологій
Відділ технічного нагляду (далі – відділ) є самостійним структурним підрозділом при департаменті культури, туризму, національностей та релігій облдержадміністрації (далі – департамент) і фінансування видатків на утримання здійснюється за рахунок обласного бюджету.
Рис. 2.6.Структура відділу технічного нагляду Департаменту
Наявність відділу технічного забезпечення в Департаменті є важливою складовою ефективного забезпечення комп’ютерними технологіями, програмними продуктами та підтримкою їх роботи. Але в Департаменті існує проблема, яка є запорукою ефективного функціонування комп’ютерних технологій та програмних продуктів. Ця проблема полягає у відсутності належної освіти та підвищення кваліфікації у сфері інформаційно-комунікаційних технологій. Таку освіту має лише один працівник Департаменту – начальник відділу технагляду – Лежньов Антон Віктороич у сфері інформаційно-комунікаційні технологій і тільки для нього передбачено відвідування семінарів та програм тематичних короткострокових семінарів у сфері інформаційно-комунікаційних технологій.
Такий стан освіти у сфері інформаційно-комунікаційних технологій негативно впливає на розвиток електронного документообігу в Департаменті, та комп’ютеризації роботи персоналу, це пов’язано з тим, що:
працівники не володіють належними навиками роботи з комп’ютерами;
працівники не володіють належними навиками для роботи з програмами для обліку кадрів та електронного документообігу;
не має зацікавленості у користуванні програмними продуктами, що призвело до формального запуску програм, але не належного їх використання [2].
Пропозиції щодо підвищення ефективності діяльності Департаменту
Основні проблеми
Основні проблеми, які гальмують роботу Департаменту:
Відсутність освіти в сфері інформаційно-комунікаційних технологій.
Не повне використання системи електронного документообігу «ДОК ПРОФ 2.0.», що не уможливлює впровадження «без паперового» документообігу.
Відсутність закритої спільної мережі для обміну інформацією.
Для вирішення вище описаних проблем необхідні перш за все змінити підхід, щодо підбору персоналу. По-перше: внести зміни, щодо професійно-кваліфікаційних вимог. Необхідно включити пункти, які б вимагали наявність освіти у сфері інформаційно-комунікаційних технологій, в разі відсутності такої освіти, пропозиція проходити курси, та відвідувати семінари з інформаційно-комунікаційних технологій. По-друге: забезпечити для працівників Департаменту відвідування аналогічних семінарів кожні пів року. По-третє: при експлуатації нового програмного забезпечення, використовувати аутсорсінг, для залучення спеціаліста який навчить персонал правильно користуватися тим чи іншим програмним забезпеченням.
Що стосується обміну інформацією та недоцільним використанням поштового сервісу, то цю проблему можна вирішити шляхом створення віртуальної приватної мережі. Ідея полягає в тому, щоб надати в користування канали передачі даних («точка-точка» і «точка-багатоточка»), що передбачає об’єднання двох і більше територіально-віддалених об’єктів в єдину захищену мережу для обміну даними. При застосування такої мережі не потрібно відсилати повідомлення факсом, поштою, електронною поштою, при цьому кожній структурній одиниці окремо, документообіг стане повністю електронним, інформація буде захищена, надходити вчасно та без затримки.