2

ЗМІСТ

ВСТУП	3
Характеристика діяльності департаменту культури, туризму, національностей та релігій Дніпропетровської обласної державної адміністрації	4
Стан та проблеми використання сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у Департаменті	6
Документообіг та інформаційно-технологічне забезпечення у Департаменті	6
Відділ технічного нагляду Департаменту та освіта в сфері інформаційно-комунікаційних технологій	14
Пропозиції щодо підвищення ефективності діяльності Департаменту	16
Основні проблеми	16
Проект створення електронної системи документообігу	17
ВИСНОВКИ	29
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ	30

ВСТУП

Документування управлінської інформації та організація роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності органів влади. Водночас, на ці процеси, що охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Необхідно звернути увагу на те, що в державних органах та органах місцевого самоврядування як типова, так і профільна документація представлені переважно видами управлінських документів. Це означає, що в документаційному забезпеченні діяльності основними є процеси створення та організування функціонування службових управлінських документів різних класів управлінської документації. Однак, зараз, на відміну від традиційних діловодних процесів, вони реалізуються із врахуванням впровадження систем електронного документообігу, методів інформаційного забезпечення керування, моніторингу документаційних потоків в установі, керування документаційними процесами відповідно до чинних національних стандартів.

В сучасних умовах, коли використання високих технологій є вирішальним фактором підвищення ефективності у всіх сферах людської діяльності, в тому числі і у системі державного управління, з кожним днем зростає потреба у використанні інформаційно-комунікаційних технологій в органах державної влади.

Для створення ефективної системи комунікацій та покращення ефективності роботи необхідно провести аналіз діяльності департаменту культури, туризму, національностей та релігій Дніпропетровської ОДА, визначити основні проблеми та за допомогою застосування новітніх інформаційних технологій запропонувати рішення визначених проблем.

2. Характеристика діяльності департаменту культури, туризму, національностей та релігій Дніпропетровської обласної державної адміністрації

Департамент культури, туризму, національностей та релігій (далі – Департамент) утворюється головою обласної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Дніпропетровської області забезпечує виконання покладених на цей підрозділ завдань.

Департамент підпорядкований голові обласної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Міністерству культури України та Державному агентству України з туризму та курортів.

Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, а також цим Положенням [26].

Основними нормативно-правові актами з питань, що належать до компетенції Департаменту є такі:

Закон України «Про місцеві держані адміністрації; Закон України «Про доступ до публічної інформації»; Закон України «Про звернення громадян»; Закон України «Про засади запобігання та протидії корупції»; Закон України «Про культуру»;Закон України «Про охорону культурної спадщини»; Закон України «Про музеї та музейну справу»;Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу»; Закон України «Про освіту»; Закон України «Про вищу освіту»; Закон України «Про театри і театральну справу»

Відповідно до Положення про Департамент основним завданням Департаменту є реалізація державної політики у сферах культури та мистецтва, туризму і курортів, охорони культурної спадщини, а також у сфері міжнаціональних відносин, релігії та захисту прав національних меншин України [1].

Рис.1.1. Організаційна структура Департаменту

2. Стан та проблеми використання сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у Департаменті

2.1. Документообіг та інформаційно-технологічне забезпечення у Департаменті

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

Основні етапи документообігу:

• прийом вхідної кореспонденції;

• обробка та реєстрація документів;

• контроль виконання документів;

• обробка та відправлення вихідної кореспонденції [4].

На рис. 2.2. зображена схема функціональної взаємодії департаменту культури, туризму, національностей та релігій. За профільним напрямом Департамент підпорядковується: Міністерству культури України, Державному агентству України з туризму та курортів, – а також за цим напрямом Департамент керує: обласними та районними музеями, бібліотеками, будинками культури, театрами, цирками, освітянською галуззю мистецької сфери та національно-культурними товариствами.

Відповідно зі схемою представленою на рис. 2.1. відбувається рух вхідних та вихідних документів Департаменту.

Міністерство культури України

Державне агентство України з туризму та курортів

Дніпропетровська обласна державна адміністрація

За державною службою

Департамент культури, туризму, національностей та релігій

За профільним напрямом

Театри, цирки

Освітянська галузь мистецької сфери

Обласні, районні: бібліотеки, музеї, будинки культури

Національно-культурні товариства

Рис. 2.1. Схема функціональної взаємодії департаменту культури, туризму, національностей та релігій

До Департаменту культури, туризму, національностей та релігій надходять звернення від населення як в письмовій формі так і на електронну адресу. Ці звернення поділяються наступним чином.

1. Звернення до директора департаменту культури, туризму, національностей та релігій (письмові).

2. Звернення на урядову гарячу лінію (електронні).

3. Звернення на гарячу лінію голови обласної державної адміністрації (електронні).

4. Звернення на особистий прийом голови обласної державної адміністрації та його заступників (електронні).

5. Звернення до голови обласної державної адміністрації (письмові).

Рис. 2.2. Кількість електронних звернень, що надійшли до Департаменту за період з 1.03.2014 по 31.03.2014 року

Моніторинг кількості звернень громадян за період з 1.03.2014 по 31.03.2014 року, які надійшли до Департаменту, як в письмовій так і в електронній формі (рис. 2.2., рис. 2.3.) дав можливість побачити, що кількість письмових звернень не значно переважає над кількістю електронних. Але все одно постає необхідність інтенсифікація процесів пов’язаних з впровадженням нових інформаційних технологій та електронного документообігу. Оскільки процес електронного документообігу вже запущений, як видно з показників (рис. 2.2.), то не доцільно працювати на два боки: з одного – зручний електронний документообіг, без необхідності передруковувати чи робити копії документів і кур’єром передавати їх; з іншого – витрачання часу на перенесення письмових звернень в електронну форму, копіювання та поштові відправки.

Рис. 2.3. Кількість письмових звернень, що надійшли до Департаменту за період з 1.03.2014 по 31.03.2014 року

Поштовхом для інтенсифікації електронного документообігу в Департаменті було впровадження з 1 грудня 2013 року автоматизованої системи діловодства «ДОК ПРОФ 2.0» що базується на використанні технологій електронного цифрового підпису, штрих-кодування, можливостей спеціального комп’ютерного обладнання [5].

Метою впровадження «ДОК ПРОФ 2.0» є перехід до «без паперового» внутрішнього електронного документообігу на основі впровадження стандартизації документів і технологічних процесів. Автоматизація роботи з документами має найважливіше значення для підвищення ефективності діяльності будь-яких установ і підприємств. На рис. 2.5. показана схема документообігу в Дніпропетровській обласній державній адміністрації за допомогою системи «ДОК ПРОФ 2.0» [5].

Значення автоматизації документообігу підтверджуються постановами Уряду про електронно-цифровий підпис та електронний документообіг [1].

У Системі реалізовано багаторічний досвід розробки й впровадження рішень в області автоматизації діловодства та електронного документообігу, що забезпечує при її впровадженні ряд значних переваг, а саме:

• керівникам оперативно надаються документи та інформація для прийняття рішень;

• підвищується виконавська дисципліна співробітників за рахунок своєчасного інформування про доручення керівництва та організації надійного контролю їх виконання;

• прискорюється внутрішній документообіг, тому що всі документи можуть циркулювати в електронному вигляді;

• виключаються випадки втрати оригіналів документів;

• підвищується загальний рівень корпоративної культури;

• значно скорочується час пошуку документів;

• з’являються інструменти для аналітичної та статистичної оцінки ефективності обробки документів в організації;

• підвищується швидкість технологічних процесів обробки документів, зменшується вплив людського фактору в ході обробки даних за рахунок застосування технології штрих-кодової ідентифікації документів.

Оригінал документу

Сектор обліку документів відділу діловодства

Реєстрація в АСД «ДОК ПРОФ»

Голова Обласної державної адміністрації

Заступник голови обласної державної адміністрації відповідно до функціональних повноважень

Керівник СП обласної державної адміністрації відповідальний за виконання (оригінал + електронний образ АСД «ДОК ПРОФ»)

Керівник СП обласної державної адміністрації співвиконавці (електронний образ АСД «ДОК ПРОФ»)

Виконавці документа СП обласної державної адміністрації

(електронний образ АСД «ДОК ПРОФ»)

Виконавці документа СП обласної державної адміністрації

(електронний образ АСД «ДОК ПРОФ»)

Рис.2.4. Схема документообігу з використанням програми «ДОК ПРОФ 2.0» в Дніпропетровській обласній державній адміністрації

Система успішно експлуатується в: Секретаріаті Кабінету Міністрів України; Державному комітеті України з питань регуляторної політики і підприємництва; Адміністрації Державної прикордонної служби України; Вищій раді юстиції; ЗАТ «Оболонь»; АТ Холдинговій компанії «Київміськбуд»; ВАТ «Енергетичній компанії», «Севастопольенерго»; Корпорації «Українські будівельні матеріали»; АТ «Український інноваційний банк»; Європейському університеті та ін.

Система забезпечує автоматизацію наступних основних функцій:

• реєстрація документів;

• рух документів;

• управління завданнями;

• контроль за виконанням документів;

• відправка кореспонденції;

• обробка звернень громадян;

• підготовка проектів документів;

• обробка документів із складною структурою

• ведення електронного архіву документів;

• моніторинг системи та підготовка статистичних звітів;

• обмін документами із зовнішніми системами документообігу;

• робота з документами через web-доступ;

• потокове сканування документів.

Вимоги до комп'ютерів кінцевих користувачів:процесор 800 Мгц, або потужніший (рекомендується сімейство Intel Pentium/Celeron); 256 МБ оперативної пам’яті (мінімум 128 МБ, але при цьому можливе зниження швидкодії); 100 МБ вільного місця на жорсткому диску; монітор і відеоадаптер Super VGA (1024 на 768) [4].

В таблиці 2.1. перераховані які програмні продукти і в яких відділах використовують в Департаменті. Саме ці данні свідчать про забезпеченість Департаменту технічною базою та програмним забезпеченням.

Таблиця 2.1.

Програмне забезпечення Департаменту

Відділ Департаменту	Назва програмного продукту
Сектор бухгалтерського обліку	«1C Бухгалтерія» «M.E.Doc»
Фінансовий відділ	«Merega M»
Кадровий відділ	Єдина державна комп’ютерна система «Кадри»

В Департаменті, для обміну інформацією зі структурами, які показані на рис. 2.2. використовують почтовий сервіс Mail.ru. Основним недоліком в організації роботи з цим сервісом є те, що поштова електронна адреса одна на Департамент. Тобто, якщо приходить лист для певної посадової особи або відділу, до необхідно переглянути всі листи, які надійшли, щоб знайти потрібний. Також існують інші недоліки використання сервісу Mail.ru:

• неможливість гарантованої доставки необхідного листа;

• можливі затримки повідомлень, навіть до декількох днів;

• надмірна кількість і розмір реклами;

• розмір кожної переглянутої сторінки більше 100 Кб, а то й за 200 Кб, тобто працювати з поштовим сервісом Mail.ru, в грошовому вимірі, не вигідно [6].

На основі вище описаного, можемо зробити висновок, що Департамент культури, туризму, національностей та релігій на достатньому рівні забезпечений програмними продуктами, що дозволяють зробити систему документообігу «без паперову», та налагодити комунікаційний процес. Однак перераховані програми в табл. 2.1. наявні але не всі вони функціонують належним чином. Існують такі проблеми, як:

– єдина державна комп’ютерна система «Кадри» – вона наявна на комп’ютерах відділу кадрів уже пів року, але нею не користуються. Причина цьому – відсутність навичок, та освіти у сфері інформаційних технологій у працівників даного відділу;

– система «ДОК ПРОФ 2.0» успішно введена в експлуатацію і використовується, але проблема в тому, що її ввели в експлуатацію лише три місяці тому і саме через це процес електронного документообігу не є налагодженим та ефективним. Ще один недолік полягає в тому, що працівники не проходили ніяких курсів чи семінарів, які б могли допомогти освоїти дану програму.