- •Характеристика документа как материального носителя информации. Признание документа, требование к информации. Принципы классификации документов.
- •Унификация документов : основные понятия, цели, значение. Виды ус д.
- •3. Стандартизация документов: основные понятия, цели, значение. Виды госТов.
- •Стандартизация и стандарты в документоведении
- •Понятие «формуляр» и «реквизит» документа. Их общая характеристика. Классификация реквизитов на постоянные и переменные.
- •Бланк документа: понятие, общие правила, виды. Варианты оформления реквизитов учреждения на бланке, их характеристика.
- •Оформление реквизитов «текст», «заголовок к тексту», «отметка о приложении». Правила нумерации страниц.
- •Реквизит «адресат». Способы адресования.
- •8.Удостоверение документа: значение, способы удостоверения.
- •9.Согласование документа: значение, способы согласования.
- •Реквизит «резолюция»: значение, правило оформления. Реквизиты «дата», «регистрационный номер».
- •Характеристика и значение госТа р 6.30-2003.
- •Служебное письмо: понятие, виды, формуляр.
- •Докладная записка: ее характеристика, виды, формуляр.
- •Справка: ее характеристика, виды, формуляр.
- •Акт: его характеристка, формуляр, виды, требование к составлению текста.
- •Приказ по основной деятельности: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.
- •Приказ по личному составу: его характеристика, формуляр. Требования к составлению и оформлению текста.
- •Протокол: его характеристика, формуляр, структура текста.
- •Организационные документы: общая характеристика, виды. Порядок создания организационных документов.
- •Должностная инструкция: определение, формуляр. Структура текста, требования к его составлению, оформлению. Порядок издания должностной инструкции.
- •Положение: определение, виды, общая характеристика. Требование к составлению и оформлению текста. Порядок издания.
- •22.Документооборот. Понятия, способы его сокращения, документопотоки.
- •23.Контроль за исполнением документов. Правило осуществления контроля. Сроки исполнения: их виды, порядок исчисления, продления. Оформление реквизита «отметка о контроле».
- •24. Номенклатура дел: понятие, виды, значение, структура текста, состав реквизитов. Текущее хранение документов.
- •25. Формирование дел: понятие, цели, значение. Основные требования к формированию дел.
- •26. Документы по личному составу, их виды. Правила формирования личного дела.
- •27. Экспертиза ценности документов. Понятие, цели, значение. Критерии определения ценности документа.
- •28. Порядок формирования экспертных комиссий, их виды, функции, перечень издаваемых ими документов.
- •29. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.
- •30. Особенности делопроизводства по обращениям граждан.
8.Удостоверение документа: значение, способы удостоверения.
Состав удостоверения
К составу удостоверения документов относятся реквизиты: подпись, оттиск печати, гриф утверждения документа. В большинстве случаев для удостоверения управленческих документов достаточно наличия в них подписи уполномоченного лица. Отдельные документы дополнительно удостоверяются посредством проставления в них оттиска печати или оформления грифа утверждения. Вопрос о составе удостоверения документов должен быть рассмотрен и решен в каждой организации. Принятым по данному вопросу решением являются разработанные в организации локальные перечни документов: • перечень документов, которые издаются (подписываются) руководителем организации; • перечень документов, которые издаются (подписываются) лицами, наделенными соответствующими полномочиями; • перечень документов, удостоверяемых оттиском печати; • перечень документов, подлежащих утверждению. Названные перечни документов включаются в Инструкцию по делопроизводству.
Нужна ли подпись?
Как уже было сказано, реквизит «Подпись» является обязательным для документа. Если после текста документа не проставлена подпись уполномоченного лица, то перед нами лишь проект документа, который станет собственно документом только после его подписания. Следует отметить, что до настоящего времени встречаются случаи, когда в практике работы организаций применяются документы, не имеющие реквизита «Подпись» (т. е. вообще никем не подписанные).
К таким документам относятся, например, локальные нормативные акты: положения о структурных подразделениях организации, положения, регулирующие отдельные вопросы деятельности организации (положения об оплате труда, об аттестации, о порядке обработки персональных данных и т. д.), должностные инструкции и др.
Специалисты-практики нередко полагают, что документ, утвержденный руководителем организации (а локальные нормативные акты подлежат утверждению), подписанию не подлежит. Однако, это явное заблуждение. Наличие грифа утверждения в документе не заменяет и не отменяет реквизита «Подпись». Эти реквизиты существуют в документе одновременно, и каждый из них выполняет свои функции.
Так, должностная инструкция подписывается ее разработчиком (как правило, руководителем структурного подразделения), при необходимости согласовывается с заинте- ресованными должностными лицами, а затем утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Таким образом, недопустимо, чтобы после текста должностной инструкции оформлялись визы ознакомления с документом («С инструкцией ознакомлены:»). Сначала текст инструкции подписывается составившим ее работником.
При внесении в документ реквизита «Подпись» необходимо обратить внимание на два аспекта: юридический и технический. Юридический аспект связан с ответом на вопросы: • кто уполномочен подписывать документы данного вида и содержания; • что является основанием, в силу которого лицо, подписывающее документ, наделено такими полномочиями; • возможна ли замена подписи одного лица, по каким-либо причинам отсутствующего, подписью другого лица применительно к конкретному документу (видам документов).
Технический аспект – это правильное оформление реквизита «Подпись»: • место расположения реквизита в документе; • составные части реквизита и требования к их оформлению; • возможность применения при подписании документа аналогов собственноручной подписи. Полномочия по подписанию некоторых наиболее важных документов установлены нормативными правовыми актами.
Печать – это особый способ удостоверения подлинности документа и подтверждение его юридической силы. Заверение печатью требуют определенные виды документов:
* Документы, подтверждающие права должностных лиц;
* Учредительные документы;
* Документы, удостоверяющие личность;
* Удостоверения, уставы, доверенности, положения, штатные расписания и т.д. + финансовые документы.
Печати бывают гербовые и простые. Порядок изготовления, хранения, применения и уничтожения гербовых печатей регламентируется постановлением правительства РФ «об упорядочении, хранении, применении и уничтожении ..» от 27.12.1995 года №1268 в редакции от 8.06.2001 года. Также существует ГОСТ на изготовление печатей 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба..».