6. Оформление реквизитов «текст», «заголовок к тексту», «отметка о приложении». Правила нумерации страниц.

Реквизит «20 – текст документа»

Главная  цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, ­то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

• В связи с тем что…;

• Ввиду поступления с большим опозданием…;

• На основании приказа от… №…;

• Согласно договору от… №…;

• Нами рассмотрены Ваши предложения…;

• В соответствии с Вашей просьбой…;

• В порядке обмена…;

• В порядке исключения…

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу ­компании используется форма обращения:

• Уважаемые господа!

• Уважаемые коллеги!

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

• Уважаемый господин председатель!

• Уважаемый господин мэр!

• Уважаемый господин депутат!

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

• Господин Смирнов!

• Уважаемый господин Чернов!

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

• Уважаемый Виктор Сергеевич!

• Павел Александрович!

• Уважаемый Андрей!

В служебных письмах используются следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть);

• от третьего лица единственного числа (компания не возражает).

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

• когда письмо оформляется на должностном бланке (а не на бланке организации);

• когда письмо носит конфиденциальный характер и оформляется не на бланке письма.

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма: ­исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста ­используются следующие обороты:

• Сопроводительное письмо:

  • Отправляем Вам…; Направляем Вам…;

  • В соответствии с Вашей просьбой направляем…;

  • Согласно достигнутой договоренности предлагаем…

• Напоминание:

  • Напоминаем Вам, что…;

  • По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.

• Подтверждение:

  • Департамент капитального строительства подтверждает получение…;

  • Подтверждаем, что оборудование получено…;

  • С благодарностью подтверждаем…

• Извещение:

  • Сообщаем Вам, что…;

  • Ставим Вас в известность, что …;

  • Извещаем Вас о том, что…;

  • Считаем необходимым поставить Вас в известность…

• Просьба:

  • Мы будем благодарны, если Вы сможете…;

  • Нам хотелось бы получить…;

  • Мы крайне заинтересованы в решении этого вопроса;

  • К сожалению, в связи с временными трудностями мы вынуждены…;

  • В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…

• Благодарность:

  • Мы признательны Вам за…;

  • Выражаем благодарность за…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), ­но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

– Оказать содействие (а не содействовать);

– Произвести учет (а не учесть);

– Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

Правильное употребление	Ошибочное употребление
направить на рассмотрение передать в управление осуществлять контроль вносить предложения предоставлять кредит пострадать в результате событий предоставить информацию получить информацию представлять собой произведенное за границей сборник включает согласно приказу (приложению)	выслать на рассмотрение передать для управления вести контроль давать предложения выдать кредит пострадать в событиях сообщить информацию узнать информацию представлять из себя импортного производства сборник включает в себя согласно приказа (приложения)

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Рекомендуется использовать в письмах вводные слова и конструкции (по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно). Это помогает избегать категорических высказываний.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:

• Мы ценим наше сотрудничество. Благодарим вас!

• Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

• Мы надеемся на успешное продолжение сотрудничества;

• Будем признательны Вам за оперативное решение вопроса;

• Надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей;

• С наилучшими пожеланиями;

• Добро пожаловать на наш семинар.

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением». Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза ­«С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 – 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется ­одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «18 – заголовок к тексту» Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным. Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал. Заголовок должен: грамматически согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?», писаться с прописной («большой») буквы и без кавычек, точка в конце не ставится. Вот примеры формулирования заголовка. Как видите, все они ­лаконичны и отвечают на вопрос «письмо – о чем?»: Об оказании материально-технической помощи; О предоставлении информации; О невыполнении договорных обязательств. Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). «О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере платных услуг»; «О расчете нормативов численности работников служб ДОУ местных исполнительных и распорядительных органов»; «О планировании работы архивных учреждений на 2008 год»; «О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от… №…». Заголовок приказа по основной деятельности может быть таким: «О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

Оформление реквизита «Отметка о наличии приложения»

При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение:        1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение:        письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

 

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

 

Отдельные вопросы оформления приложений

В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.

При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:

 

-          если приложение одно:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).

…

- если приложений несколько:

 

В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:

1. Утвердить Положения:

- об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);

- о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);

- об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);

- о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);

…

 

На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:

Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП

 

Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:

 

Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г. № 38/93

 

При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:

 

Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.

Приложение:      1.  Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2.  Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

 

При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:

 

Справка о суммах налоговых отчислений

Справка о сумме задолженности предприятия

Список членов комиссии по оценке собственности предприятия

График выполнения работ по договору

План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.

 

Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.

Правила нумерации страниц текстовых документов По стандартам оформления текстовых документов они должны быть пронумерованы согласно следующим правилам:

1. Все страницы документа следует нумеровать арабскими цифрами, используя сквозную нумерацию в пределах всего текста.

2. Титульный лист также включается в нумерацию. Ему присваивается, но не проставляется первый номер.

3. Номера страниц должны указываться в виде простой цифры без точки, скобки и любых других дополнительных знаков препинания.