29. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.

Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответ­ствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведом­ственных архивов.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).

Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись . Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию:

— наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

— наименование структурного подразделения;

— регистрационный номер дела;

— номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

— заголовок дела;

— аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

— дату дела (тома, части);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела;

— архивный шифр дела.

При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле.

Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи.

Опись дел — это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:

— на дела постоянного хранения;

— на дела временного (свыше 10 лет) хранения;

— на дела по личному составу;

— на дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

— на служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:

— порядковый номер дела (тома, части) по описи;

— регистрационный номер дела (тома, части);

— заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

— дата дела (тома, части);

— количество листов в деле (томе, части);

— срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи.

Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизвод­ством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года.